Рабочие созвоны уже стали неотъемлемой частью ежедневной рутины. Однако, по результатам опроса Forbes, около 80% сотрудников считают рабочие созвоны тратой времени, многим они кажутся раздражающими. В совместном проекте с «Битрикс24» разбираемся, в чем проблема и как ее исправить. Рассмотрим простые правила и лайфхаки, которые помогут сделать звонки эффективнее и полезнее – как для бизнеса, так и для сотрудников.
В майском релизе «Битрикс24» представили новый мощный инструмент «Битрикс24 Синк». Это платформа для видеозвонков и управления проектами, которая уже успешно интегрирована в экосистему «Битрикс24». Можно быстро организовывать встречи, обмениваться информацией и управлять пулом текущих задач в едином пространстве.
«Битрикс24 Синк» упрощает координацию между участниками, повышает продуктивность работы и помогает им эффективно взаимодействовать между собой. Команды лучше коммуницируют, фокусируются на выполнении важных задач, а время на организационные вопросы значительно сокращается.
Онлайн-звонки стали частью рабочей коммуникации еще в 2020 году. Тогда это была, скорее, вынужденная мера. Но инструмент прижился и плотно вписался в жизнь сотрудников. Многие так и не вернулись в офисы с удаленки, поэтому бизнес столкнулся с необходимостью организовать регулярную работу в распределенных командах – когда работники выполняют свои задачи, находясь в разных локациях.
Согласно исследованию Atlassian, среднестатистический офисный работник тратит около 31 часа в месяц на онлайн-встречи. И большинство сотрудников считают, что такие встречи – серьезный удар по продуктивности. Они нарушают рабочий график, ослабляют концентрацию и редко приносят достаточно пользы, чтобы оправдать затраченное время.
Почему так происходит? Есть несколько ключевых причин.
Отсутствие четкой повестки. Часто созвоны начинаются без четкой темы или цели. Это приводит к хаотичным обсуждениям и затягиванию времени онлайн-встреч. Участники могут отклоняться от темы, обсуждать нерелевантные вопросы и в итоге не приходят к конкретным решениям. В результате все демотивированы, растеряны и не видят пользы от такой коммуникации.
Слишком много участников. Позвать на созвон всех, чтобы были в курсе, – поначалу это кажется здравой мыслью. Но на деле, когда в созвоне участвует слишком много людей, эффективность падает. Не все участники могут высказаться, время тратится на выяснение позиций и обсуждение деталей, которые могут быть не интересны или не важны для всех присутствующих. Большинство вопросов могут обсуждаться более мелкими командами.
Частые прерывания. Созвоны часто прерывают рабочий процесс, нарушая концентрацию и фокус сотрудников. Несколько звонков в день могут серьезно снизить продуктивность, так как на восстановление концентрации после каждого перерыва уходит время.
Долгое ожидание. Ожидание начала звонка или задержка участников также утомляют. Появляется ощущение потери времени. Пунктуальность – не всегда сильная сторона рабочих созвонов.
Отсутствие обратной связи. Во время звонков часто не уделяется достаточно внимания сбору и обработке мнений участников. Без структурированной обратной связи сложно понять, какие моменты были непонятны, какие вопросы остались нерешенными и как улучшить будущие встречи. Это приводит к повторению одних и тех же ошибок и снижению общей эффективности созвонов.
Советы и лайфхаки для эффективных созвонов
1. Определите цель и повестку. Перед звонком четко определите его цель и составьте повестку. Разошлите ее всем участникам заранее или прикрепите к встрече в календаре, чтобы каждый мог подготовиться и придерживаться темы во время обсуждения.
2. Оптимизируйте количество участников. Приглашайте на созвон только тех сотрудников, чье присутствие действительно необходимо. Это поможет сократить время и повысить концентрацию на обсуждаемых вопросах.
Например, можно использовать так называемое «правило двух пицц». Максимальное количество участников на встрече – это столько людей, сколько можно накормить двумя пиццами. Меньше участников – более продуктивное обсуждение.
Также полезно считать «цену» встречи: сумма стоимостей человеко-часов всех сотрудников, задействованных во встрече. Когда цена встречи превышает возможную ценность, решение о количестве участников будет принять легче.
3. Избавьтесь от ссылок на звонки – это рутина. Много энергии и внимания сотрудников тратится на то, чтобы следить за актуальными ссылками на созвоны в чатах и мессенджерах. Если звонков много, попросту можно запутаться.
В «Битрикс24 Синк» не нужно открывать отдельное приложение и пересылать коллегам ссылки, открывать доступы. Благодаря работе в одном окне мессенджера, не тратится время на переключение приложений. Синхронизация между всеми участниками «Битрикс24» происходит сразу.
4. Назначьте модератора. Назначьте одного из участников модератором, который будет следить за порядком, управлять временем и обеспечивать, чтобы обсуждение не отклонялось от повестки.
«Битрикс24 Синк» поможет назначить «секретаря встречи». Он будет вести протокол и фиксировать все важные итоги встречи. По завершении звонка ответственный может сразу создать задачи на основе обсуждаемых договоренностей, определить ответственных и указать сроки. Резюме такой встречи сохраняется в чате звонка. Все участники смогут увидеть итоги, и никто не сможет сказать, что не был в курсе обсуждений.
5. Используйте таймер. Установите временные рамки для каждого пункта повестки и старайтесь их придерживаться. Это поможет поддерживать дисциплину и не затягивать обсуждения.
Некоторые эксперты рекомендуют опробовать формат коротких 15-минутных встреч. Этого времени, по их мнению, достаточно для продуктивного обсуждения практически любого рабочего вопроса.
Используйте видимый таймер обратного отсчета во время встречи. Исследование, опубликованное в Journal of Experimental Psychology, показало, что видимый таймер может значительно повысить продуктивность и концентрацию.
6. Записывайте важные моменты. Фиксируйте ключевые моменты и решения, принятые во время созвона. Это поможет избежать повторных обсуждений и обеспечит, чтобы все участники были на одной волне. После звонка хорошей практикой будет разослать всем участникам краткое резюме.
В «Битрикс24 Синк» можно автоматически записывать все видеозвонки, аудио, демонстрации экрана и чаты. Такая функция особенно полезна для команд, которые работают над сложными проектами и которым важно сохранять каждую деталь обсуждений. Записи созвонов хранятся в облаке или на локальных серверах, можно просмотреть их в любое время из любой локации.
7. Вводите «немые» минуты. Определите периоды тишины в начале созвона, чтобы все участники могли ознакомиться с повесткой и сосредоточиться на задачах. Это позволяет уменьшить количество спонтанных вопросов и ускорить обсуждение. Такая практика может быть и в конце звонка, чтобы участники могли осмыслить обсуждения и задать вопросы.
8. Переключайте внимание. По оценкам исследователей, кризис внимания слушателей наступает на 14-18-й минуте, второй – уже через 11-14 минут после первого. Это значит, что нужно регулярно переключать участников звонка и вовлекать их не только слушать, но и вносить свой вклад.
Например, в «Битрикс24 Синк» есть уникальная функция – возможность делиться экраном во время видеозвонка одновременно неограниченному количеству участников. Происходит бесшовная коммуникация внутри беседы, когда один из участников делает доклад со своей демонстрацией экрана, второй может сделать уточнение или внести правки.
9. Попробуйте «стоячие» созвоны. Проводите короткие встречи стоя или даже во время прогулки. Это повышает энергию и сокращает длительность разговора. Согласно исследованию, опубликованному в Journal of Applied Psychology, стоячие встречи на 34% короче сидячих, при этом качество принимаемых решений не страдает.
10. Проводите ротацию ведущего. Назначайте разных сотрудников ведущими встреч. Это развивает лидерские качества и приносит свежие идеи в организацию созвонов. Как отмечает Harvard Business Review, такой подход способствует развитию навыков управления и повышает вовлеченность сотрудников.
11. Введите «красную карточку». Дайте участникам виртуальную «красную карточку», которую они могут показать, если обсуждение уходит от темы. Этот метод рекомендован экспертами по тайм-менеджменту для поддержания фокуса на встречах.
12. Используйте правило «Нет мультитаскингу». Установите правило полного внимания во время созвона, без проверки почты, ответов на звонки или других отвлечений.
13. Избавляйтесь от неэффективных созвонов. Анализ длительности каждой встречи помогает выявлять, какие обсуждения были слишком долгими, а отчет по сравнению времени помогает оценить продуктивность таких обсуждений.
В «Битрикс24 Синк» есть особые встроенные инструменты для анализа эффективности, можно легко выявлять неэффективные созвоны. Сервис подготавливает отчеты, которые показывают общее время встречи. Формируется резюме встречи, которое подтверждает эффективность созвона. Можно отследить, сколько времени команда тратит на созвоны в неделю, месяц или в другой период.
Также можно собирать обратную связь от всех участников встречи. Это помогает лучше узнать, как прошла встреча, все ли остались довольны, достигнуты ли по итогам встречи нужные результаты. Такая обратная связь помогает выявлять проблемы и недочеты, оперативно их исправлять, все участники дополнительно могут предложить свои идеи по улучшению.
- бесплатные видеозвонки;
- демонстрация экрана;
- видеозвонки и конференции;
- HD-качество видео и звука;
- безлимит по времени;
- размытие и настройка фона видеозвонка;
- резюме встречи;
- функция «Хочу сказать»;
- запись видеозвонков;
- входящий вызов на iOS и Android;
- адаптация под канал связи;
- защищенные беседы;
- коллективная работа.
Установите «Битрикс24 Синк» бесплатно!
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385