Часто владельцы и руководители малого бизнеса с порога отвергают идеи внедрения программ автоматизации. Максимум, на что они морально готовы, – бухгалтерская программа, лучше бесплатная. Мы поговорили про эту проблему с Екатериной Грубиновой, СЕО сервиса по автоматизации кадрового учета IntellStaff.
– Небольшие компании думают о разработке продукта, его продвижении и поиске инвестиций. Проработка стратегии управления и мысли об автоматизации бизнес-процессов отходят на второй план.
Чаще всего они успокаивают себя фразами:
- «Мы слишком маленькие для этого!»,
- «Для нас это дорого!».
Оптимизация расходов – это правильно, главное, не забывать историю про бесплатный сыр. В последнее время внешние факторы испытывают на прочность даже крупный бизнес. Большинство владельцев и руководителей бизнеса пришли за этот период к пониманию того, что вопрос выживания компании напрямую зависит от ее стабильности.
Стабильность бизнеса определяется в первую очередь тем, как люди, работающие в компании, реагируют на изменения и насколько компания зависит от скорости и точности их реакции.
Многие попадают в логическую ловушку: руководители рассчитывают нанять универсального высококвалифицированного работника, который закроет большинство их потребностей. При этом забывают, что высококвалифицированный специалист – живой человек.
Но никто не застрахован от ошибок. На результат работы каждого влияет:
- потребительские кредиты
- кредиты на авто
- бизнес-кредиты
- кредиты на жилье
- вклады
- займы
- продукты РКО
- кредитные карты
- расчетные карты
- услуги лизинга новых авто
- услуги лизинга авто с пробегом
- услуги лизинга авто для бизнеса
- здоровье – мигрени, насморк, давление;
- степень загрузки – количество задач на единицу времени;
- ручное заполнение множества документов однотипной информацией – эффект замыленного глаза, отсутствие достаточного времени для самоконтроля;
- ручной учет и контроль;
- настроение и психологический климат в семье и коллективе.
Чаще
всего ошибки профессионала – результат высокой загрузки и ручного заполнения
документов. Уже давно доказано, что пресловутый человеческий фактор оказывает
стабильное влияние на частоту и виды ошибок.
Топ-3 ошибок профессионалов:
- арифметические ошибки в расчетах;
- описки и опечатки в периодах (сроках);
- несвоевременная подготовка и подача документов.
Все эти ошибки ведут к штрафам, манипуляциям работников, судебным издержкам.
На что влияет автоматизация?
По этой причине становится очевидно, что для компании с небольшим штатом автоматизация бизнес-процессов является критически важной. Все просто: чем меньше работников, тем сильнее на них нагрузка и тем выше зависимость компании от каждого из них.
И если крупные компании могут позволить себе целые отделы или департаменты (квалифицированная кадровая служба, юридический отдел, специалист по оплате труда), то в компаниях с небольшим штатом зачастую на одном сотруднике сосредоточено несколько бизнес-процессов.
Поговорка «И швец, и жнец, и на дуде игрец» в сегодняшних бизнес-реалиях выглядит как бухгалтер-кадровик-HR-менеджер-юрист-финансист.
Это то, что малый бизнес ожидает от одного человека, забывая, что первоначально поговорка появилась как ирония в отношении человека, который берет на себя слишком многое.
Как итог – выключение такого сотрудника из бизнес-процессов даже на короткое время может парализовать работу всей компании. А это значит, что автоматизация бизнес-процессов:
- повышает стабильность компании;
- снижает зависимость бизнеса от работника;
- упрощает процедуры и выпрямляет процессы;
- увеличивает доходность компании за счет сокращения времени на реализацию бизнес задач.
Получается, что и стартапам, и маленьким компаниям требуется автоматизация бизнес-процессов даже больше, чем крупным игроками на рынке. В критической ситуации это может стать вопросом выживания.
А если автоматизировать бизнес-процессы на ранней стадии жизни компании, когда фирма начнет расти, новые сотрудники придут в уже готовую, настроенную систему. В этом случае используемые продукты воспринимаются как естественная необходимость и естественное положение вещей.
5 правил для развития через автоматизацию
- Меняйтесь быстро. Не растягивайте принятие решения на недели или месяцы. Пока вы сомневаетесь, ваши конкуренты захватывают рынок.
- Открыто показывайте заинтересованность. Подавайте пример и сами работайте в системе. Используйте инструменты автоматизации для контроля.
- Если возникают «сложности», дорабатывайте процесс и вносите правки – это нормально.
- Проведите обучение персонала, расскажите, как все будет работать. Объясните, что это для их удобства. Небольшой дискомфорт, связанный с отсутствием привычки, быстро пройдет.
- Отличайте конструктивную критику от попыток увильнуть и оставить «як усё жыццё рабiлi».