Вести базу партнеров-клиентов, считать заработную плату, оптимизировать логистику, сохранять историю общения с клиентами… Какие еще процессы автоматизируют в компаниях, что это дает, какие инструменты при этом используются? Расспросили об этом представителей белорусского бизнеса.
«Не сразу, но все же внедрили у себя продукт, который продаем другим»
‒ Хотя мы и занимаемся разработкой и внедрением зарубежной ERP-системы, Odoo, стартовали как «сапожники без сапог»: в самом начале работали без всякой автоматизации, по принципу «сначала клиентские проекты, а мы пока перебьемся». Быстро поняли, что это неправильно ‒ и таки внедрили у себя продукт, который продаем другим:
Из основного, что автоматизировали:
‒ Расчет заработной платы. У разработчиков и бизнес-аналитиков почасовая оплата. Они трекают свои отработанные часы и каждый месяц получают на рабочую почту автоматически сформированные расчетники. Отпуска, больничные, расходы и т.д. ‒ все это тоже учитывается.
‒ Заявления от сотрудников ‒ на отпуск, закупку какого-то оборудования, компенсацию расходов, пересмотр заработной платы и т.д. ‒ тоже постарались максимально автоматизировать, чтобы никто не бегал по 100 раз с бумажками и вопросами: «А согласовали, а подпишете?» Есть шаблоны заявлений, за каждым «закреплены» свои ответственные, все можно отслеживать по статусам (кто согласовал, кто отклонил, почему, когда одобрили заявку и т.д.).
‒ Ведение финучета. Частный кейс: мы продаем проекты ‒ и, естественно, важно понимать рентабельность каждого проекта, этапа работы и т.д. Сталкивались и не раз, что те проекты, которые на первый взгляд кажутся суперприбыльными, при ближайшем рассмотрении оказываются уже не слишком-то супер.
Например, бывает, что не можем защитить перед клиентом часть коммерческих часов и вынуждены покрывать их сами. Или стоимость часа работы у кого-то из задействованных на проекте разработчиков или бизнес-аналитиков выросла (а проекты у нас длительные). Или просто какие-то расходы не учли… Все это и многое другое можно в эксельках считать, но не хочется.
- потребительские кредиты
- кредиты на авто
- бизнес-кредиты
- кредиты на жилье
- вклады
- займы
- продукты РКО
- кредитные карты
- расчетные карты
- услуги лизинга новых авто
- услуги лизинга авто с пробегом
- услуги лизинга авто для бизнеса
Сюда же ‒ загрузка банковских выписок, выставление инвойсов, планирование платежей, учет основных средств и ежемесячное начисление амортизации по заданной модели, учет командировочных, дебиторской и кредиторской задолженности и многое другое.
Учет всех доходов и расходов (в разрезе нескольких юрлиц и в разных валютах) позволяет формировать кэш-флоу, P&L и баланс. Два последних отчета, благодаря консолидации данных, формируются в удобной нам валюте, в $.
‒ СRM. Мы B2B, шквала ежедневных заявок у нас нет, но отслеживать основное ‒ кто из какого канала пришел, чем интересовался, о чем договорились, когда повторный созвон и т.д. ‒ естественно, надо. Плюс воронка продаж, шаблоны счетов, разной документации и т.д.
‒ База всех сотрудников ‒ и текущих, и потенциальных. HR удобно отслеживать, кто в отпуске, кто болеет, когда надо назначить ревью, когда день рождения и прочее.
Наверное, если бы мы занимались производством или активной торговлей, еще больше бы всего автоматизировали.
«Без задачи нет любви!»
‒ Я занимаюсь медиакоммуникациями и у меня есть топ любимых инструментов, без которых не представляю ежедневной работы.
1. CRM. Знаю, что у коллег-пиарщиков СRM не так популярна, как Exel, и абсолютно зря. У меня в CRM несколько баз: СМИ; инфлюенсеры/амбассадоры; партнеры, которые могут дать комментарий по той или иной теме; эксперты, которых можно привлекать на мероприятия; клиенты, кейсы которых могут быть интересны для СМИ; подрядчики.
В каждой базе есть сегменты по нескольким параметрам. Видна вся история коммуникаций: кто и о чем писал, какие ТЗ и по каким темам отработаны, что в разработке, какие питчи «цепляли», а какие нет и почему. Удобно, что внутри общей базы я могу создавать разные пулы под конкретную тематику или мероприятие. Не нужно каждый раз делать поиск по всей базе контактов или создавать под пул отдельную табличку. Плюс – если я в отпуске, то коллеги всегда найдут нужную информацию и контакты в CRM.
Можно настроить автоматические рассылки, но этот инструмент я не использую, предпочитаю персональное общение.
2. Таск-трекер. Мы в шутку говорим: «Без задачи нет любви». Обычно я ставлю задачу на месяц, детализирую все в подзадачах и чек-листах. Тут же могу привлечь к задаче коллег, если нужны их компетенции. Поставить сроки и ответственных по каждому чек-листу, прикрепить все необходимые документы, онлайн вносить все нужные правки вместе с коллегами.
3. Ну и, само собой, сервисы для мониторинга. Чаще всего я работаю с Brand Analytics и Google Alerts.
Еще активно пользуюсь лентой новостей на корпортале, бизнес-процессами всевозможных согласований и базой знаний, в которой есть все, что может пригодиться в моей работе – шаблоны документов, профайлы и фото медийных персон компании, материалы и исследования по разным темам и т.д.
«Нанимайте людей, которые любят свое дело!»
‒ Я более 15 лет автоматизировала чужие бизнесы. Это, конечно, не дает полной свободы реализации, но дает огромный опыт. А потом я создала свой бизнес, и вот тут уж развернулась во всей широте моей фантазии и фантазии команды.
Залогом эффективной автоматизации являются правильные, максимально оптимизированные бизнес-процессы. И если на первом этапе не вложиться в то, чтобы найти самые простые и эффективные варианты решения, то все остальное может получиться не лучшего качества.
Позволю себе озвучить несколько важных моментов, на которые стоит обратить внимание, если вы хотите автоматизировать свой бизнес.
Если у вас небольшой бизнес с небольшим количеством артикулов, то, я думаю, вы в меньшей степени прочувствуете на себе некачественное внедрение. Но мне довелось всю свою карьеру проработать в очень масштабных компаниях, которые занимались продажей автозапчастей, и это ассортимент более 5 млн артикулов. Так вот на таких объемах очень критичным становится именно качественное ПО.
Что это может обеспечить:
- изучение потребностей бизнеса, пусть даже на это уйдет время, но не пренебрегайте этим этапом. Вплоть до описания архитектуры ПО, которую вам необходимо получить на выходе. И, возможно, я сейчас навлеку на себя негодование приверженцев scrum-подхода, но я считаю, что этот этап ‒ залог успешного, быстрого, красивого внедрения. Он позволит избежать всевозможных «костылей» в дальнейшем;
- составьте описание основных бизнес-процессов, на которых построен бизнес, и детально продумайте автоматизацию именно их. И если вы видите, что какой-то этап очень сложный, витиеватый и запутанный, уделите этому время и найдите, как это решить по-другому. Из опыта могу сказать, что в 90% случаев вместо привычного «навороченного» пути реализации находили более эффективный и простой. Если вы это не сделаете при запуске, вы это отложите навсегда;
- не всем бизнесам подходят типовые решения, реализованные в 1С. Серьезно отнеситесь к решению, использовать типовой продукт или разрабатывать собственное ПО;
- привлекайте опытных управленцев в IT-команды, это очень важно. Ведь от этого человека зависит ПО, на котором будет работать ваша компания, а значит, в немалой степени и ее успешность;
- создайте атмосферу (это задача в том числе руководителя IT!), чтобы все открыто обсуждали варианты решения. Чем большее участие принимает каждый IT-сотрудник, тем больше вероятность найти самое логичное и эффективное решение. И, если у вас крупный проект и большая команда разработки, не пренебрегайте элементами командообразования, agile и коучинга. Вы почувствуете разницу между продуктом, который создавался вовлеченной командой, и продуктом, просто написанным за деньги;
- и в целом, это касается не только автоматизации, но вообще всего в бизнесе: нанимайте людей, которые любят свое дело и готовы им заниматься даже в свободное время. И формируйте приверженность бизнесу ‒ тогда люди будут ассоциировать себя с компанией и раскрывать все свои сильные стороны.
«Автоматизировать можно не только помощь в работе специалиста, но и принятие за него решений»
‒ Сегодня многие говорят о CRM, 1С и прочих ERP, TMS, WMS …, которые внедрены в работу большинства предприятий. Лишь архаичный бизнес продолжает вести работу в не объединенных и разрозненных между собой инструментах, где даже нет связи между органайзерами. Но в автоматизации стоит понимать четкую разницу между организацией учета и автоматизацией в принятии решений.
Если внедренный инструмент решает задачу ускорения в обмене информации между связанными подсистемами (отделами), тогда это примитивный уровень автоматизации. Такие инструменты можно отнести к организующим учет и работу с задачами. Да, об их эффекте я не берусь спорить. Тем более внутри этих инструментов уже есть множество ботов, облегчающих жизнь.
В текущих реалиях сложно представить работу любого предприятия без 1С или ERP. Без этих инструментов будет непропорциональный рост числа обслуживающего персонала при увеличении объема оказываемых услуг или производимых товаров.
Затраты таких компаний, вложенные в продукт, не выдержат ни одной конкуренции с мало-мальски автоматизированным игроком на рынке.
Если, конечно, нет административного ресурса со стороны регулятора на том рынке, где работает такой бизнес, или его цель вовсе не маржинальность и прибыль, а какая-то социально значимая задача ‒ например, по обеспечению рабочих мест.
Что же автоматизируют различного рода органайзеры:
- ускоряют поиск и обработку информации;
- строят отчеты;
- организуют последовательность выполнения задач в цепи производства результата;
- упрощают работу с шаблонными действиями (рассылки, автоответы, уведомления и т.п.);
- мониторят бизнес-единицы или значимые узлы в бизнес-процессах, с уведомлениями об отклонениях от заданного стандарта;
- систематизируют учет;
- и много других полезностей.
Другое дело, когда инструмент не просто снабжает какой-либо информацией, где решение продолжает принимать специалист и он же выполняет все последующие действия. А когда инструмент сам принимает решение, учитывая гораздо большее число значимых переменных, которые не способен удержать в голове ни один, даже самый талантливый профессионал, ‒ этого можно добиться только с помощью искусственного интеллекта.
Расскажу об одном из инструментов в портфеле нашей компании, который автоматизирует работу логистических отделов в организации транспортных перевозок. С 2013 года мы создаем и улучшаем платформу, в которой работа логиста становится сверхэффективной для любой компании с парком от 5 авто. В нашем распоряжении Big Data, которая «питается» данными о передвижении более 40 000 единиц транспорта. Внутри мы видим массу полезной информации, которая позволяют нам разделить транспорт на типы (грузовой/легковой). Есть информация о реальной скорости движения потока для каждого типа в каждый конкретный промежуток времени, данные о допускающих и ограничивающих знаках, влиянии погодных условий. Множество данных с CAN-шин авто, в которых мы видим, как этим транспортом управляют.
Вот каких эффектов получается добиться:
- $2 млн экономии в год на парке из 120 грузовых авто;
- вместо 50 своих машин и 50 наемных после внедрения оставили только 40.
«Автоматизация должна упрощать процесс, а не усложнять его!»
‒ Почти в любом бизнесе есть отдел продаж, а CRM ‒ это фундамент, на котором можно и нужно строить автоматизацию в этом отделе.
У нас, например, уже настроено:
- распределение лидов ботом, который смотрит по загрузке и типу услуги;
- рассылка SMS/уведомлений на каждой стадии;
- подписание договора SMS’кой (как 3D-secure);
- готовые шаблоны документов, которые сразу с данными по каждой заказанной услуге;
- быстрое выставление счетов на оплату;
- уведомления о зачислении денег на счет;
- рассылки по триггерам;
- расчет зарплаты по CRM ‒ сделали для этого отдельный сервис, где каждый менеджер может просмотреть свои показатели;
- сбор отзывов и обратной связи через SMS и специальные страницы;
- еще много всего, что не связано с отделом продаж.
В разных проектах по максимуму используем no-code приложения: Tilda, Airtable, make, sendpulse, Bepaid / stripe и другие. Это позволяет быстро решить почти любой вопрос и протестировать задачу для автоматизации. Главное правило: автоматизация должна упрощать процесс, а не усложнять его!