Больше всего времени логисты теряют на поиске и обработке запросов от грузоотправителей. Такие выводы сделали эксперты «Биржи грузоперевозок ATI.SU» по результатам масштабного исследования. Директор компании-партнера «Биржа грузоперевозок ATI.SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко поделилась выводами анализа и инструментами, которые могут облегчить работу логистических подразделений в компаниях и сэкономить деньги.
Эксперты ATI.SU изучили работу крупных экспедиторских и транспортных компаний, осуществляющих по несколько тысяч магистральных перевозок в месяц. Цель исследования заключалась в том, чтобы:
- ➠ выявить рутинные операции в логистических подразделениях;
- ➠ проанализировать, как эти операции влияют на производительность всей логистической цепочки, включающей в себя грузоотправителей, экспедиторов, перевозчиков и водителей;
- ➠ найти решение выявленных проблем через автоматизацию процессов.
Мы выявили, что больше всего времени у логистов отнимает обработка входящих заказов, уточнение информации, размещение грузов на биржах, подбор исполнителя, переговоры по цене.
Это пять задач, которые связаны с поиском и обработкой запросов от грузоотправителей. И первые три пункта этой рутинной работы хорошо поддаются автоматизации.
Автоматизация экономит время:
- исчезает необходимость вести длительные переговоры по телефону или в переписке,
- не нужно сидеть на телефоне, чтобы не пропустить звонок,
- нет необходимости дублировать информацию для всех участников цепочки поставок и так далее.
Также это делает более прозрачной всю логистическую цепочку, которая состоит из грузоотправителя, экспедитора, перевозчика, водителя.
На что тратят время логисты?
Одна из задач исследования – детально изучить работу логистических отделов компаний.
Эксперты посчитали, что на обработку входящего заказа, уточнение информации и размещение грузов на биржах работник тратит примерно 5 минут. На первый взгляд, это немного.
Но обычно сотруднику необходимо закрыть три заявки в день, а для этого нужно обработать 12-14 заявок. Так как в компаниях, которые попали в выборку исследования, работает по четыре логиста, получилось, что в целом за этой работой они проводят по 4-6 часов в день. То есть эта часть работы отнимает больше половины рабочего дня одного сотрудника.
Оставшаяся часть работы по закрытию заявки – подбор исполнителя и обсуждение деталей и цены, которая в среднем отнимает еще по 25 минут времени на каждую заявку. Но это и более трудоемкий процесс, который автоматизации поддается сложнее. Однако у бирж грузоперевозок уже есть наработки и в этой части.
Автоматизация этих задач поможет ускорить работу логистов и позволит закрывать больше заявок в день.
Или же позволит освободить одну штатную единицу отдела логистики без потери эффективности работы для компании. А это, в свою очередь, поможет бизнесу быстрее достичь своих целей по оптимизации процессов, а также росту и масштабированию. Это особенно важно в условиях дефицита трудовых ресурсов.
«Слепая зона» в работе логиста
Кроме того, исследование позволило увидеть «слепую зону», которая мешает полной автоматизации логистических процессов.
Часто и грузовладельцы, и экспедиторы вынуждены работать одновременно в нескольких программах, перенося данные о грузах с бирж по поиску перевозчиков в собственные учетные программы.
Решение проблем – в системах, которые позволяют интегрировать биржи с внутренними программами, которыми привыкли пользоваться компании. Один из самых доступных вариантов – сервис автоматического копирования грузов. Этот сервис переносит данные между системами за секунды, в то время как ручной ввод занимает около 5 минут на груз.
В результате логисты, которые используют эту функцию, успевают закрывать в два раза больше заявок в день.
То есть отдел логистики из четырех человек сможет закрывать до 24 заявок вместо 12. Кроме того, у логистов высвобождается время для более качественного выполнения других задач – проверки надежности новых перевозчиков или актуализации статусов перевозки.
В результате даже частичная автоматизация процессов обеспечивает значительную экономию временных и, как следствие, финансовых ресурсов. Но максимальный эффект возможен только при совместном внедрении цифровых решений всеми участниками рынка.