Меня зовут Вера Солянкова, я налоговый консультант и соучредитель бухгалтерской компании «Директ Актив». Недавно я отправилась в деловую поездку в Париж с бизнес-картой от МТБанка. В этой статье расскажу о своем опыте, о расходах в командировке и об их оформлении через бухгалтерию. В общем и целом о том, как можно использовать бизнес-карту и чем она удобна.
В общем и целом о том, как можно использовать бизнес-карту от МТБанка и чем она удобна.
Подготовка к командировке. Направление в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (Трудовой кодекс Республики Беларусь, ст. 93). Оформление командировочного удостоверения и задания не обязательно.Аванс на командировку был выплачен мне до даты отправления прямо на бизнес-карту – это удобно.
Дорога и проживание. Один из самых важных и самых дорогостоящих моментов. Я бронировала авиабилеты на сайте авиакомпании Wizz Air, получила на электронную почту маршрутную квитанцию с указанием моих паспортных данных, направления и стоимости перелета. Здесь расчет возможен только безналичным способом – и, конечно, бизнес-карта от МТБанка выручила.
Жилье я бронировала на популярном международном сервисе. Условия площадки – полная предоплата картой. Поэтому я ввела данные бизнес-карты МТБанка, подтвердила платеж – средства списались, после чего на почту в качестве подтверждения бронирования пришла квитанция. После поездки оригинал квитанции я предоставила в бухгалтерию.
Согласно закону, организации (кроме бюджетных) вправе самостоятельно выбрать вариант возмещения расходов по найму жилья (Постановление Совета Министров Республики Беларусь, Положение № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках», ч. 1, п. 16):
- без предоставления подтверждающих документов;
- на основании подтверждающих документов.
При выборе варианта возмещения на основании подтверждающих документов это решение необходимо закрепить в локальном правовом акте – например, в Положении о командировках. Вариант возмещения без предоставления подтверждающих документов применяется по умолчанию, то есть закреплять его в ЛПА не нужно.
В нашей компании был выбран вариант возмещения на основании подтверждающих документов, поэтому я сохранила их в файлах на телефоне до конца поездки.
Продукты питания, кафе и рестораны. Суточные в командировке во Франции составляют 110 евро на сегодняшний день. За счет этих средств оплачивается питание в кафе и ресторанах. С бизнес-картой МТБанка это сделать очень просто: большинство заведений принимают оплату безналичным способом, поэтому можно не носить с собой крупные суммы наличных денег. Мы с коллегой рассчитались за десерты в ресторане бизнес-картой МТБанка и запечатлели этот прекрасный день на фото.
Транспорт. Париж – город с развитой сетью общественного транспорта. Бизнес-карта МТБанка пригодилась и здесь. Я без проблем оплачивала проезд в метро, такси и даже арендовала велосипед через приложение Velib'. Хочу отметить, что транспортные расходы по проезду в пределах места командировки отдельно не возмещаются, поскольку они оплачиваются за счет суточных. Но по решению нанимателя их могут компенсировать.
Билеты на конференции и выставки. В Париже я посетила бизнес-конференцию и выставку, напрямую связанную с моей работой в компании. Билеты были куплены заранее, за них рассчиталась моя организация, так как при направлении работников на международные мероприятия, которые проводятся на условиях предварительного внесения взносов, наниматель оплачивает эти взносы путем безналичного расчета.
Часть иных расходов(их перечень определен вп. 24 и 25 Положения № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках») была закреплена руководителем в приказе до даты моей командировки. Это:
- оформление и выдача визы;
- страховка на время поездки за границу;
- комиссия за обмен иностранной валюты, в том числе с использованием банковских карточек.
Все это я также оплатила бизнес-картой МТБанка.
Если бы командировку я планировала на автомобиле, то бизнес-картой МТБанка также смогла бы оплатить:
- страховку автомобиля;
- топливо;
- аренду автомобиля;
- стоянку;
- проезд по платным дорогам;
- сбор за регистрацию в системе электронной очереди;
- вынужденный мелкий ремонт и другие расходы, связанные с поездкой.
Плюсы использования бизнес-карты МТБанка за границей
- Комиссии и конвертация валют. При оплате картой за границей важно учитывать возможные комиссии за конвертацию валют. МТБанк предлагает выгодные условия конвертации для своих клиентов (всегда полезно уточнить детали перед поездкой). Также вы можете открыть карту сразу в евро, чтобы не потерять на разнице курсов.
- Безопасность. Использование карты за
границей требует повышенного внимания к безопасности. Я рекомендую установить
лимиты на операции и подключить уведомления о транзакциях, чтобы оперативно реагировать
на любые подозрительные действия. Важно: чтобы получать СМС, нужно оформить
роуминг у своего мобильного оператора.
- Поддержка клиентов. В случае возникновения вопросов или проблем с картой МТБанк предоставляет круглосуточную поддержку клиентов, что особенно важно при нахождении за границей.
Возвращение домой. По возвращении нужно предоставить в бухгалтерию все чеки, маршрутные квитанции и прочие документы, подтверждающие расходы в командировке, не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь, Инструкция № 472 «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами», п. 83), а также заполнить авансовый отчет.
Ниже привожу перечень документов, которые
я предоставила в бухгалтерию и расходы по которым были оплачены бизнес-картой МТБанка:
- Подтверждение перелета и посадочный талон.
- Билеты на автобус (из аэропорта и обратно, так как аэропорт находился за пределами города, в который я была командирована).
- Квитанция, подтверждающая проживание и оплату жилья.
- Билеты на конференцию и выставку.
- Квитанция об оплате такси с проложенным маршрутом следования (я скачала ее в личном кабинете приложения).
- Страховой полис с заключенным договором.
- Договор и акт выполненных работ от компании, которая занималась оформлением шенгенской визы.
- оптимизировать расходы;
- сократить документооборот;
- упростить процесс расчетов;
- экономить на комиссиях и получить выгодные курсы по валютным операциям;
- совершать платежи 24/7 из любой точки мира.
В МТБанке выпуск и обслуживание бизнес-карт включены в тарифные планы РКО. Вы можете оформить ту карту, которая наиболее соответствует вашим потребностям.
Премиальная Visa Platinum Business
- Овердрафт в BYN
- Партнерская программа со специальным перечнем скидок.
- Свободное посещение бизнес-залов и иной премиальный сервис в аэропорту.
- Специальный курс для расчетов за границей.
- Круглосуточная поддержка с консьерж-сервисом от Visa.
Visa Business
- Специальный курс для расчетов за границей.
- Круглосуточные безналичные расчеты без комиссий.
Белкарт-Корпоративная
- Карта на 5 лет с возможностью расчетов на территории СНГ.
- Круглосуточные безналичные расчеты без комиссий