В бизнесе существует невидимый налог на рутину. Каждый раз, когда вы или ваши сотрудники произносят фразу «Мы всегда так работали», ваш бизнес теряет деньги. Особенно это касается закупок — области, где даже небольшие улучшения могут дать существенную экономию.
Однако многие компании годами мирятся с потерями на закупках, которые могли бы покрыть зарплату дополнительного сотрудника или стать инвестицией в развитие. Причина проста — нежелание менять устоявшиеся «комфортные» процессы. Но в эпоху цифровизации такая позиция превращается в финансовую ловушку.
В этом материале разбираемся, почему так происходит, и что делать, чтобы этого избежать.
Закупки вслепую
Проблема начинается с простого: большинство закупщиков годами работают с одними и теми же поставщиками, не проверяя рыночные условия. Исследование показывает, что 68% компаний не проводят регулярный анализ альтернативных предложений, а 42% специалистов признаются, что выбирают поставщиков «по привычке». Результат — средняя переплата 12-18%, которая кажется незначительной в каждом отдельном заказе, но за год складывается в внушительную сумму.
Бумажная волокита как тормоз роста
В среднем сотрудники отдела закупок тратят 47 минут на оформление одной заявки на закупку. При 20-30 заказах в неделю получается, что один сотрудник почти 3 рабочих дня тратит только на заполнение документов. При этом статистика говорит, что 1 из 8 заказов содержит неточности, 7% закупок дублируются и 15% поставок имеют расхождения при приемке.
После внедрения системы автоматизации закупок время обработки сокращается до 8 минут на заявку, а количество ошибок уменьшается с 8% до 0,5%. А освободившиеся часы сотрудники тратят на анализ рынка и переговоры о скидках.
Почему мы сопротивляемся изменениям?
Психологи выделяют три основных барьера, мешающих модернизации:
- Ощущение, что и так всё работает. За этим скрывается страх перед обучением новым инструментам, нежелание выходить из зоны комфорта и опасение временного снижения продуктивности в период перестройки.
- Иллюзия контроля. Многие руководители подсознательно считают, что ручное управление дает больше контроля. На деле же 23% заказов содержат ошибки, а 7% дублируются из-за человеческого фактора. Автоматизированные системы не только минимизируют эти риски, но и предоставляют детальную аналитику по каждому этапу закупки.
- Страх временных затрат. «У нас нет времени на внедрение нового» — распространенное возражение. Но если подсчитать, что ежемесячно 60 рабочих часов тратится впустую на рутинные операции, становится ясно: время уже есть, просто оно используется неэффективно.
- Переоценка уникальности. «Наши процессы слишком специфичны» — говорят 8 из 10 компаний. Практика показывает, что 89% «уникальных» операций на деле представляют стандартные процедуры, которые легко автоматизируются. Оставшиеся 11% обычно можно адаптировать с помощью гибких настроек.
Как начать изменения: практический гид от Bidmart
Переход на автоматизированные закупки не требует революционных преобразований. Достаточно последовательных шагов:
Аудит текущих процессов (1-2 недели)
Зафиксируйте все ручные операции в процессе закупок. Особое внимание уделите:
- Поиску поставщиков
- Согласованию заказов
- Проверке поставок
Выбор нужно функционала и объема закупок
- В Bidmart реализован весь закупочный процесс – от бюджетирования и сбора заявок до ведения контрактов и претензионной работы. Но не все модули нужны для той или иной компании. Поэтому можно гибко настроить функционал под себя и выбрать только то, чем будете пользоваться.
Постепенное внедрение
- Большую часть работы по внедрению системы автоматизации берет на себя команда Bidmart. Специалисты адаптируют функционал под клиента, проводят обучения системе и наполняют ее данными. Этот этап занимает от 2 до 4 недель и требует вовлечения сотрудников отдела закупок, и помогает преодолеть барьер новизны – после первых успехов сотрудники уже сами проявляют инициативу в освоении новых функций.
Заключение: считать — значит экономить
Пока вы читали эту статью:
- 5 белорусских компаний переплатили за сырье из-за отсутствия анализа рынка
- 12 менеджеров допустили ошибки в ручных заказах
- 8 предпринимателей потеряли время на согласование документов
Автоматизация закупок — это не вопрос технологического престижа, а финансовой целесообразности. Как показывает практика, инвестиции в автоматизацию окупаются за 3-7 месяцев, а дальше начинается чистая экономия. Сколько еще вы готовы платить за принцип «как всегда»? Возможно, именно сейчас настал момент для изменений, которые выведут ваш бизнес на новый уровень эффективности.
P.S. Хотите узнать, сколько может сэкономить ваша компания? Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию системы или звоните по номеру +375 29 617 49 00.
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444
