«У нас всё под контролем», – так считают 80 % руководителей, в то время как их бизнес теряет до 20 % бюджета на закупках. Эти убытки часто остаются незамеченными: они скрываются в мелочах повседневной работы. Например, когда отдел маркетинга в спешке заказывает полиграфию у «проверенного» поставщика без сравнения цен или бухгалтерия тратит три дня на согласование заявки на канцтовары по электронной почте.
Согласно данным Deloitte, такие ситуации приводят к переплатам в 15-20 %. Но настоящая проблема – потерянное время! Если закупщики тратят 4 часа в день на ручной сбор коммерческих предложений, 22 % рабочего времени уходит на согласования, а 16% скидок упускаются из-за нефиксированных договоренностей, бизнес буквально платит за свою неорганизованность.
Как избежать этих потерь? Об этом рассказываем в этой статье.
Компания Bidmart специализируется на автоматизации закупок с 2016 года. За это время мы погрузились в процесс работы отделов закупок более 100 белорусских предприятий и выявили закономерность: даже успешные компании ежегодно теряют до 20 % закупочного бюджета из-за нескольких основных «дыр».
«Закупочный хвост» – маленькие траты с большими последствиями
Закупочный хвост – это мелкие, нерегулярные и «внефокусные» закупки, которые не проходят через централизованные процедуры и не анализируются. Закон Парето буквально создан, чтобы объяснить сущность «хвостовых» закупок: 80 % транзакций составляют как раз мелкие закупки (канцтовары, хозинвентарь, расходники), которые занимают лишь 20 % бюджета. Но именно здесь кроются основные проблемы:
- отсутствие контроля: каждый отдел закупает по-своему;
- переплаты 5-20 % из-за срочности и отсутствия тендеров;
- невозможность консолидации объемов и получения скидок за объем.
Клиенты Bidmart легко выходят на экономию 100–400 тыс. BYN в год только за счет сокращения «хвостовых» закупок.
Пример: на одном из минских производственных предприятий 12 разных цехов закупали одинаковые подшипники у 8 поставщиков по разным ценам. Консолидация закупок дала экономию 18 % только по этой позиции.
Ручное согласование заявок внутри компании
Инициатор заявки, специалисты по закупкам и согласующие руководители тратят 22 % рабочего времени на отслеживание статуса, напоминания и уточнения. Каждая задержка – это затраты.
Например, средняя стоимость часа менеджера может составлять условно 20 BYN (в эквиваленте ~ ЗП 1 тыс. $ в месяц).
Потери = число согласующих * 26 часов (22 % от 120 рабочих часов) * стоимость часа работы согласующих * количество месяцев в году.
Для организации в 100 согласующих: 26 часов * 20 рублей * 100 * 12 = 624 000 BYNв год.
Потеря времени менеджеров по закупкам на низко значимые операции
Менеджеры по закупкам – высококвалифицированные сотрудники, и час их работы стоит компании недешево. Однако до трети рабочего времени (31 %) они вынуждены тратить на низко значимые операции: на копирование данных, рассылку писем, напоминания и свод информации от разных поставщиков вручную.
Это не только долго и неудобно, но и совершенно лишает возможности проследить всю процедуру пошагово и воссоздать общую картину. Невозможность консолидации данных = отсутствие сквозной аналитики и контроля. А без контроля эти потери становятся незаметны.
Расчет потерь для организации в 10 менеджеров по закупкам: 37 часов (31 % от 120 рабочих часов) * 25 рублей * 10 * 12 = 111 000 BYN в год.
По оценкам McKinsey, применение автоматических инструментов и электронных торгов снижает ручные усилия на управление поставщиками на 30-50 %. Освобожденное время сотрудники тратят на работу с рынком и оптимизацию стратегии, а не на оформление бумаг. Эти цифры подтверждает отдел закупок Витебской бройлерной птицефабрики (клиенты Bidmart):
Раньше закупки отнимали дни: рассылка запросов, сбор КП, торги в чатах – процесс растягивался на 3 дня, полностью занимая время сотрудников. С Bidmart все изменилось: теперь закупка занимает 1,5 суток, а личное участие сотрудника – не больше часа.
Принятие решений не на данных, а по привычке
Когда процесс ручной, закупщики физически не успевают охватить широкий круг поставщиков и мониторить рынок. В итоге часто они ограничиваются 2-3 известными поставщиками «из записной книжки» или из года в год работают с одними и теми же подрядчиками без поиска новых возможностей.
В компаниях B2B-сектора внедрение системы автоматизации закупок Bidmart приводит к росту числа получаемых предложений от поставщиков в 2-3 раза, так как процесс запроса упрощен и масштабируем. А за счет создания открытой конкурентной среды удается уменьшить затраты на закупочные операции до 20 %.
«Лидское пиво» только на одной закупке мебели стоимостью 350 тысяч рублей за счет расширения списка поставщиков и автоматизированной процедуры понижения цены смогло получить дополнительную выгоду 15 тысяч рублей.
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444
