Многие руководители уверены: "Наши закупки работают нормально". Но так ли это на самом деле? Часто компании даже не подозревают, какие потери скрывает их привычный workflow. Пока сотрудники пересылают документы почтой, согласовывают цены в Viber и ищут старые договорённости в архивах, бизнес теряет:
- Деньги — из-за переплат и неоптимальных закупок.
- Время — на рутинные операции вместо стратегического управления.
- Конкурентные преимущества — пока другие автоматизируют процессы.
Автоматизация закупок — это не про "у нас и так всё работает". Это про то, чтобы увидеть скрытые проблемы, исправить неочевидные потери и предотвратить будущие убытки. В этой статье мы собрали пять ключевых проблем, которые быстро и легко можно решить автоматизацией.
Проблема 1: Низкая эффективность процессов
По данным исследования, проведенного Institute for Supply Management, около 30% рабочего времени закупочных сотрудников тратится на рутинные задачи, такие как обработка заказов и управление документами. Это приводит к значительным задержкам и увеличению времени цикла закупки. Это подтверждается практикой многих организаций, где:
- Оформление одной заявки занимает до 47 минут
- Согласование документов растягивается на 3-5 дней
- Поиск поставщиков требует 6-8 часов рабочего времени
Решение: Внедрение автоматизированных систем для управления закупками может сократить время обработки заказов до 50%. Например, компании, использующие автоматизированные решения, отмечают, что время на рутинные операции сокращается в 2-3 раза. И в некоторых случаях на ту же работу требуется в 5 раз меньше времени.
Проблема 2: Ошибки в документации
Ошибки в документации могут приводить к серьезным финансовым потерям. Исследования показывают, что до 20% всех заказов содержат ошибки, что может вызвать дополнительные издержки в размере до 300 000 долларов на одно крупное предприятие за год.
Решение: Автоматизация позволяет минимизировать ручные ошибки с помощью встроенных проверок и шаблонов. В компаниях, применяющих автоматизированные решения, процент ошибок в документации удалось снизить до 5%, что существенно экономит ресурсы и время.
Проблема 3: Ограниченная прозрачность процессов
Без прозрачности в процессах закупок сложно оценить эффективность и найти узкие места. До 70% компаний не имеют полного представления о своих закупках, что затрудняет принятие обоснованных бизнес-решений.
Решение: Системы автоматизации обеспечивают полный обзор процессов, позволяя отслеживать закупки в реальном времени и настроить систему уведомлений в случае отклонений от нормы. Такой уровень прозрачности помогает выявить потенциальные возможности для экономии, что, согласно исследованиям, может сократить расходы на закупки до 10-15%.
Проблема 4: Невозможность стратегического партнерства
Многие компании сосредотачиваются на краткосрочных выгодах и забывают о налаживании стратегических партнерств. По данным Deloitte, 60% организаций не используют современные технологии для анализа репутации поставщиков, что снижает их конкурентоспособность. Также часто отсутствует долгосрочная работа по выстраиванию отношений с поставщиками.
Решение: Использование инструментов автоматизации способствует более глубокому анализу данных о поставщиках и позволяют устанавливать долгосрочные отношения. Компании, которые применили автоматизацию, смогли увеличить количество стратегических партнерств на 30%, что привело к повышению качества работы и снижению цен за счет создания конкурентной среды.
Проблема 5: Потеря информации при общении в разных каналах
Многие компании сталкиваются с хаотичным общением с поставщиками через электронную почту (письма теряются, сложно отслеживать историю переписки), мессенджеры (Viber, Telegram) (нет структуры, сообщения могут быть удалены или отредактированы) и по телефону (нет записи договоренностей, всё держится на доверии).
В результате 30% времени закупщиков тратится на поиск старых договоренностей или уточнение условий (данные McKinsey), 15% закупок задерживаются из-за потери коммерческих предложений или спецификаций, конфликты с поставщиками из-за разногласий в условиях: "Мы договаривались не так".
Решение: Внедрение программы автоматизации позволяет вести все переговоры в одном окне – через встроенный чат с поставщиками, где хранится история переписки, прикрепленные коммерческие предложения, файлы с техзаданиями и все остальные договоренности. В результате это не только ускоряет коммуникацию, делает ее прозрачнее, но и сильно экономит время при подготовке отчетов.
Выводы
- Сократить операционные издержки
- Повысить точность планирования
- Улучшить контроль за процессами
- Укрепить партнерские отношения
Для получения максимального эффекта рекомендуется:
- Провести детальный анализ текущих закупочных процессов
- Определить ключевые показатели для оценки эффективности
- Разработать план внедрения с четкими сроками
- Обеспечить обучение и поддержку сотрудников
- Постоянно мониторить результаты и оптимизировать процессы
Современные системы автоматизации закупок доказали свою эффективность в различных отраслях и могут быть адаптированы под специфику любого бизнеса. Ежедневно в программе автоматизации закупок Bidmart проходят сотни закупок от банков, производственных компаний, IT, ритейла, телекома и других сфер.
Вы можете полноценно начать работать с Bidmart уже через 2-4 недели после заключения договора и уже в первом полугодии окупить инвестиции в автоматизацию закупок. Чтобы узнать подробнее, оставьте заявку на консультацию!
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444
