- 1. Закупки — это не только задача отдела закупок
- 2. Реорганизация закупок и их выполнение — это разные задачи
- 3. Поверхностные решения в закупках не работают
- 4. Нельзя экономить на специалистах по закупкам
- 5. Автоматизация закупок — ключ к эффективности
- 6. Аудит закупок — необходимость, а не роскошь
- 7. Управляйте рисками в закупках
- Лайфхак для генерального директора
Многие руководители ошибочно полагают, что закупки — это простая и второстепенная задача, которая не требует особого внимания. В результате они сосредотачиваются на производстве, продажах или маркетинге, упуская из виду важность эффективного управления закупками. Это серьезная ошибка, которая может привести к значительным финансовым потерям и снижению конкурентоспособности компании.
Мы не предлагаем полностью переключить внимание с продаж и маркетинга, но хотим подчеркнуть, что закупки — это один из ключевых элементов успеха бизнеса. В этой статье мы собрали рекомендации, которые помогут руководителям пересмотреть свои подходы к закупкам и начать уделять им должное внимание.
1. Закупки — это не только задача отдела закупок
Закупки — это комплексный процесс, который затрагивает все подразделения компании. Часто отдел закупок отвечает лишь за небольшую часть категорий, в то время как основная нагрузка ложится на подразделения, для которых закупки – это дополнительная нагрузка. Как результат – закупают, как умеют и хотят.
Закупки включают в себя не только проведение тендеров, но и множество других процессов: от формирования заявок до оплаты, управления поставщиками, работы с претензиями и т.д. Этот процесс тесно связан с логистикой, финансами и производством.
Чтобы улучшить закупки, необходимо пересмотреть процессы во всей компании, включая формирование потребностей, планирование и управление запасами. Только системный подход позволит добиться значительных улучшений.
2. Реорганизация закупок и их выполнение — это разные задачи
Если вы хотите улучшить процессы закупок, вам потребуется проектный менеджер с соответствующим опытом. Этот специалист должен координировать работу всех топ-менеджеров и отчитываться непосредственно генеральному директору.
Директор по закупкам не должен заниматься реорганизацией. Его основная задача — выполнение текущих процессов. Реорганизация требует отдельного подхода и компетенций, которые выходят за рамки его обязанностей.
3. Поверхностные решения в закупках не работают
Пример: «Мы хотим нанять джуна-закупера, который будет собирать заявки и выкладывать их на торговую площадку, а поставщики сами будут предлагать свои условия». Такой подход неэффективен и приведет только к хаосу и увеличению бюрократии. Младший специалист не обладает достаточным опытом и знаниями для проведения полноценного сорсинга, а его действия будут лишь имитацией закупочного процесса.
Для успешных закупок необходим квалифицированный персонал с соответствующими компетенциями и полномочиями. Экономия на сотрудниках отдела закупок может обернуться значительными финансовыми потерями.
4. Нельзя экономить на специалистах по закупкам
Сотрудники отдела закупок должны быть стратегами, способными решать сложные задачи, работать с цифрами, уметь договариваться, управлять проектами и глубоко разбираться в категориях товаров и услуг. Нанять неопытного специалиста — значит позволить ему учиться на ошибках, которые будет оплачивать компания. Если в вашей компании нет подходящего кандидата, стоит рассмотреть возможность найма внешнего менеджера или аутсорсинга.
5. Автоматизация закупок — ключ к эффективности
Современные технологии позволяют значительно упростить и ускорить процессы закупок. Автоматизация помогает снизить количество ошибок, сократить время на обработку заявок и улучшить контроль над бюджетом. Например, внедрение платформ для электронных торгов позволяет проводить тендеры быстрее и прозрачнее, что повышает конкуренцию среди поставщиков и снижает затраты.
Исследования показывают, что компании, внедрившие автоматизацию закупок, сокращают свои операционные расходы на 15-20% и повышают эффективность процессов на 30-40%. Это подтверждает, что инвестиции в автоматизацию окупаются в краткосрочной перспективе.
6. Аудит закупок — необходимость, а не роскошь
Даже если со стороны кажется, что отдел закупок работает эффективно, без независимого аудита невозможно объективно оценить качество процессов. Генеральный директор должен задавать ключевые вопросы:
- Правильно ли работают менеджеры по закупкам?
- Есть ли потенциал для улучшений?
- Как устроены процессы в других компаниях?
- Автоматизированы ли закупки?
- Оптимально ли количество сотрудников?
- Правильно ли расходуется бюджет?
- Какие лучшие практики можно внедрить?
Аудит должен проводиться независимыми консультантами, а курировать его должен топ-менеджер, например CFO.
7. Управляйте рисками в закупках
Закупки связаны с множеством рисков: от срыва поставок до недобросовестности поставщиков. Генеральный директор должен обеспечить наличие системы управления рисками, которая включает анализ поставщиков, мониторинг их финансовой устойчивости и разработку планов действий на случай непредвиденных ситуаций. Например, в 2020 году многие компании столкнулись со сбоями в цепочках поставок из-за пандемии, что привело к значительным убыткам. Те, кто имел систему управления рисками, смогли быстрее адаптироваться и минимизировать потери.
Лайфхак для генерального директора
Большинство описанных выше задач можно эффективно решить с помощью платформы автоматизации закупок Bidmart. Вот как она может помочь:
- Упрощение процессов: Bidmart автоматизирует рутинные задачи, такие как сбор заявок, проведение тендеров и управление договорами, что позволяет сотрудникам из разных подразделений эффективно взаимодействовать между собой, а сотрудникам отдела закупок сосредоточиться на стратегических задачах.
- Прозрачность: платформа обеспечивает полную прозрачность закупочных процессов, что снижает риски коррупции и ошибок. А главное, значительно облегчает проведение аудита.
- Экономия времени и ресурсов: автоматизация сокращает время на обработку заявок и проведение тендеров, а создание здоровой конкурентной среды помогает сэкономить деньги, что позволяет компании работать эффективнее.
- Управление рисками: Bidmart предоставляет инструменты для анализа поставщиков и мониторинга их финансовой устойчивости и надежности, что помогает минимизировать риски.
- Аналитика и отчетность: платформа предоставляет детальную аналитику по всем закупкам, что позволяет генеральному директору принимать обоснованные решения.
Внедрение Bidmart не только улучшит эффективность закупок, но и позволит компании оставаться конкурентоспособной в условиях быстро меняющегося рынка.
Наша команда проведет для вас бесплатную демонстрацию системы и покажет, как еще мы можем помочь вашей компании сделать закупки своим конкурентным преимуществом!
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444
