В этой ситуации людям приходится тратить время на сбор документов, многие из которых находятся в разных местах, а их их быстрое получение недоступно. Поэтому возникает необходимость сбора, систематизации и хранения всех данных об операциях владельца бизнеса, именно эту функцию выполняет комплаенс-файл.
О том, что представляет комплаенс файл и зачем его вести, мы поговорили с юристом компании REVERA Екатериной Поповой.
– Комплаенс-файл – это новое для Беларуси явление, еще несколько лет назад даже владельцы крупного бизнеса не думали про важность постоянного доступа к документации, касающейся их доходов и сделок. С одной стороны, потому, что банки были более лояльны и не проверяли каждую транзакцию досконально. С другой стороны, налоговое законодательство было не таким строгим в части раскрытия и передачи информации.
Особенно актуален комплаенс-файл для лиц, имеющих активы, банковские счета, компании в нескольких странах и для тех, кто активно перемещается по миру. Ведь с внедрением автоматического обмена финансовой информацией (Common Reporting Standard) в мире налогообложение становится более прозрачным.
Личный комплаенс-файл — это систематизированная информация о человеке, его бизнесе, личных доходах, налогах. Проще говоря, он нужен для того, чтобы быть в состоянии быстро ответить на вопросы о своих доходах, расходах, и объяснить, например, банку, налоговой, что представляет собой ваш бизнес, какие активы вы имеете и представить подтверждающие документы.
Еще одна важная функция – контролировать информацию о вашем бизнесе и иметь возможность передать ее доверенным лицам в установленных вами случаях.
Если говорить более осязаемо, как выглядит комплаенс-файл?
– Составляющая файла (какие документы и информация включаются) зависит от конкретной ситуации. По форме это может быть архив оригиналов документов, оцифрованная база копий документов. Ключевое – информация должна быть систематизирована и готова к быстрому доступу/получению.
Какую информацию обязательно должен включать комплаенс-файл?
– Информацию о налоговом резидентстве – она особенно актуальна для лиц, которые часто перемещаются по миру, ведут бизнес или владеют недвижимостью в разных странах. Хранить нужно справки о пересечении границы, справки о налоговом резидентстве по итогам года, поданные налоговые декларации.
Документы, подтверждающие исполнение налоговых обязательств в полном объеме, подачу всей необходимой отчетности, корректность применения налоговых льгот – важно для тех, кто получает доходы от источников в нескольких странах: дивиденды от иностранных компаний, заработную плату, другие доходы.
И любая другая информация – в зависимости от потребностей и индивидуальных целей каждого человека.
Как безопасно хранить информацию, собранную в комплаенс-файле?
– Если говорить о хранении копий документов в электронном виде, то здесь идет речь о мерах компьютерной безопасности, защищенности серверов. Оригиналы документов могут хранится в ячейках банков или сейфах.