Актуальная дилемма: обмениваться по старинке бумажными документами или перейти на электронный формат работы? Несмотря на очевидное удобство электронного документа (ЭД), далеко не все компании выбирают «цифру». Сегодня, когда для бизнеса важна каждая секунда, расскажем как автоматизировать бухгалтерию и сэкономить ресурсы.
Бумажная работа, формирование отчетов и актов в ручном режиме, занимает около 30% времени бухгалтера. Но это можно делать иначе. Представим, что в компанию обратился клиент со стандартным запросом и специалист начинает работать по привычному сценарию: обмен реквизитами, согласование и подписание договора, выставление счета и обмен экземплярами; подготовка акта выполненных работ, двухсторонний обмен документами. В итоге: около 2 недель только для того, чтобы задокументировать процесс оказания услуг.
При переходе на ЭД большая часть бухгалтерских проблем уходит на второй план. Специалист экономит около 30% своего времени за счет автоматизированных решений для бухгалтерии, которыми удобно пользоваться.
Инструментом для этого может служить бесплатный сервис обмена документами с электронной цифровой подписью (ЭЦП) – podpis.by
Удобный интерфейс и весь процесс работы бухгалтера как на ладони: какие документы отправлены и ожидают подписи контрагента, какие документы направляет на подпись контрагент, а также документы, которые подписаны со всех сторон.
После формирования документов специалист отправляет их на подпись контрагенту в электронном виде, а клиент подписывает при помощи ЭЦП. Таким образом обмен документами в цепочке бухгалтер-клиент происходит мгновенно, минуя отправку заказным письмом. В итоге выставление счетов и актов занимает около минуты.
Если бизнес является клиентом podpis.by – придет уведомление о поступлении документа на электронную почту. Если нет – необходимо пригласить контрагента пройти регистрацию на сервисе и начать обмен документами.
Безопасно, экономно, правомерно – опыт использования сервиса
– «ООО «ЮрСпектр» начало обмениваться с партнерами электронными документами с сентября 2019 года. Мы используем платформу podpis.by. Она имеет бесплатный доступ, не требует дополнительного программного обеспечения и открыта для всех заинтересованных организаций. Удобно, что документы подписываются на том же компьютере, где стоит программное обеспечение для ЭЦП от ГосСУОК. Наша компания обменивается электронными документами более чем с 2 000 клиентов. Благодаря автоматизированной работе все документы сохраняются в архиве на сервисе, а обмен ими происходит мгновенно за несколько шагов. В то время, как при пересылке почтой, срок составляет, как правило, не меньше недели.
Татьяна, первые сведения о персонифицированном учете в электронном виде в РБ появились в 2003 году. 17 лет назад. Когда вы перешли на ЭДО? И были ли у Вас сомнения?
– Наша компания все 17 лет работает с электронными документами. Это очень удобно. Еще в 2003 году появились сведения о персонифицированном учете в электронном виде, с 2010 года действуют электронные декларации, с 2014-го − электронная статистическая отчетность, с 2016-го − счета-фактуры по НДС, с 2018-го происходит обмен электронными документами с Национальным центром маркетинга и конъюнктуры рынка. На их площадке мы подписываем акты оказанных услуг. С 2019 года мы обмениваемся электронными актами уже с нашими клиентами и организациями, которые оказывают услуги нашей компании.
Конечно, у бухгалтера всегда есть сомнения: будут ли эти документы юридически значимы; как можно удостовериться, что проставленная на документе ЭЦП действительна; как подтвердить целостность документа и хранить его; как быть, если аудиторская или налоговая проверка требует представить оригинал. Но с учетом большого опыта работы с электронными документами, мы легко и быстро адаптировались.
Если все-таки аудиторская или налоговая проверка просит предоставить оригинал?
– Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. В такой ситуации можно предоставить доступ к хранилищу документов с возможностью проверки действительности ЭЦП лиц, подписавших документы, либо электронную копию документа на бумажном носителе. Для этого можно воспользоваться функцией «Версия для печати».
Посоветуйте, какие документы удобно в первую очередь перевести в цифровой формат?
– Наша компания оказывает услуги, поэтому основной документооборот связан с актами. В первую очередь удобно перевести в электронный формат документы, которыми обмениваются контрагенты, – акты выполненных работ или оказанных услуг, акты сверки взаиморасчетов, договоры, письма.
Какие изменения в работе бухгалтерии потребовались при переходе на podpis.by?
– Мы дополнительно приобрели для сотрудников сертификаты ЭЦП с носителями ключевой информации. Организовали на серверах хранилище для электронных документов. Разработали Положение об электронном документообороте.
Татьяна, финализируя, почему пользоваться podpis.by удобно?
– Это быстро – документы возвращаются оперативно. Безопасно – документы не теряются и их нельзя подделать. Экономно – снижаются затраты на доставку, хранение документов. Привычно – документы подписываются ключом ЭЦП Авест. Правомерно – электронный документ равнозначен бумажному. И надежно – аттестованный хостер для хранения документов.
*Партнерский материал. УНП