Представьте: ваш отдел закупок получает запрос: «Нужно 3 современных недорогих ноутбука для сотрудников через неделю!» Казалось бы, всё просто. Но на практике такой запрос порождает десятки уточнений: какие характеристики? Какая цена «недорогая»? Куда и когда их доставить? В итоге — потеря времени, переплаты и недовольство всех участников процесса.
Проблема в том, что 80% ошибок в закупках происходят на этапе постановки задачи. Решить её помогает простое, но мощное правило — «Правило пяти пальцев».
Что такое Правило пяти пальцев?
Это метод формулирования потребности в товарах или услугах. Каждый «палец» — ключевой вопрос, на который должен ответить инициатор заказа:
- Что? — как можно более точное описание товара/услуги (технические характеристики, аналог, ГОСТ и т. д.).
- Сколько? — количество, объем, метраж.
- Когда? — сроки поставки или выполнения.
- Куда? — адрес доставки, условия приемки.
- Есть идеи? — бюджет, предпочтительные поставщики, особые условия.
Пятый пункт часто упускают, но именно он критически важен для экономии. Чем крупнее компания, тем чаще этот вопрос становится решающим.
Почему это работает?
По статистике, 30% рабочего времени закупщиков уходит на уточнение потребности у инициаторов. А 15% времени самих заказчиков тратится на бесконечные согласования.
- нужен кондиционер?
- предполагаемый пробег в год?
- какая цель автобуса? (например, собирать работников по домам в районе предприятия и привозить на две смены и так же развозить по домам)
- Есть ли финансово-экономический расчет окупаемости?
- достаточно ли одного автобуса, есть расчет?
С Правилом пяти пальцев такой запрос сразу выглядит так:
- Что? Автобус на 20 мест, с кондиционером, для грунтовых дорог. Уточненные тех требования в приложении.
- Сколько? 1 единица.
- Когда? 15 июля 2025 года.
- Куда? Гараж
- Есть идеи? Бюджет до ХХХ BYN в сутки, аренда с водителем.
Нечёткие задачи ведут к переплатам только за счет сверх потребности в среднем до 20% и даже прямым убыткам:
- Купили больше, чем нужно («Сколько?» не верно рассчитали).
- Заказали не то («Что?» описано размыто и тогда лучше купить “с запасом” уровня качества).
- Опоздали с поставкой («Когда?» указано неточно).
- Потеряли деньги на доп платежи (“Куда?” оказалось нужно использовать там, где нет льгот на эксплуатацию или экологические сборы)
Экспертная оценка: Профессионально подготовленное задание на закупку сразу сэкономит 10-15% бюджета, не учитывая то, что вы потом найдете за счет конкуренции.
3. Повышает конкуренцию среди поставщиков
Если в запросе есть бюджет (5-й пункт), закупщики могут:
- Искать варианты в нужном ценовом диапазоне.
- Торговаться, зная лимит.
- Сравнивать предложения по цене.
Кто должен отвечать за информацию?
Все! Но роли часто распределяются так:
- Технические специалисты — отвечают за «Что?» и «Куда?».
- Коммерческие службы — определяют «Сколько?» и «Когда?».
- Закупщики — помогают с «Есть идеи?» (анализ рынка, бюджет).
Как внедрить Правило пяти пальцев?
- Создайте шаблоны заявок с обязательными полями для всех 5 вопросов.
- Обучите сотрудников — особенно тех, кто часто инициирует закупки.
- Автоматизируйте процесс — например, через SRM-систему, где запросы не пройдут без заполнения ключевых полей.
Вывод
Правило пяти пальцев — это не теория, а инструмент для мгновенного повышения эффективности закупок. Внедрив его, вы:
- Сократите время на общение с рынком.
- Сократите время на уточнения и согласования.
- Снизите расходы и уменьшите переплаты.
- Избежите ошибок из-за нечётких формулировок.
Хотите проверить на практике? Мы поможем внедрить систему закупок, которая экономит деньги уже с первого месяца. Оставьте заявку или звоните по номеру +375296174900 – и разберём ваши кейсы!
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444
