Созвоны — неотъемлемая часть рабочего процесса для офисных сотрудников, но далеко не всегда они приносят ожидаемый результат. Встреча затягивается, обсуждение уходит в сторону, а по итогу нет ни четких решений, ни зафиксированных задач. Звучит знакомо? Проблема не только в самом формате, но и в отсутствии инструментов для структурирования и анализа таких встреч. Как сделать созвоны действительно полезными и не тратить время впустую?
Важно не только правильно их организовывать, но и фиксировать ключевые моменты. Для этого в онлайн-сервисе Битрикс24 появился CoPilot Follow-up — инструмент, который помогает команде проводить встречи с пользой.
Проблема 1. Отсутствие четкой цели для встречи
Созвоны часто превращаются в затянутое обсуждение без четкой цели, где участники теряются в деталях, и обсуждение уходит в сторону. Чтобы избежать подобных ситуаций, определите цель встречи заранее. Что конкретно вы хотите обсудить и к каким результатам прийти?
Четко сформулированная цель поможет участникам сосредоточиться на главном и не тратить время на посторонние темы. Определите модератора встречи, который будет вводить сотрудников в повестку звонка, фиксировать принятые решения и следить за таймингом. Распределение ролей поможет сделать созвон более организованным и эффективным.
Проблема 2. Отклонения от темы
Один из самых распространенных проблемных моментов на созвонах — это их неорганизованность. Обсуждения могут затягиваться, темы могут расползаться, а в итоге важные решения так и не принимаются. Чтобы избежать этого, заранее подготовьте повестку дня и отправьте ее участникам. Так они смогут подготовиться и эффективно использовать время на созвоне. Важно следить за тем, чтобы обсуждения оставались в рамках темы, а каждый участник имел возможность высказать свое мнение.
Также не забывайте подводить итоги встречи и фиксировать принятые решения, чтобы все понимали, кто за какие задачи отвечает после созвона.
Как CoPilot Follow-up помогает повысить продуктивность звонков
Контролировать ход обсуждения, подводить итоги и фиксировать принятые решения во время созвона — задача непростая. Часто именно в такие моменты есть риск упустить важные детали. Поэтому Битрикс24 создал AI-помощника, который возьмет часть работы на себя. Сосредоточьтесь на разговоре и обсуждении задач, а в это время CoPilot Follow-up:
- Запишет результаты встречи и договоренности — AI-помощник автоматически выделяет ключевые вопросы повестки и формирует выводы, принятые во время встречи, чтобы ничто не было упущено.
- Сформирует список задач — вам не придется делать это вручную. CoPilot Follow-up сам создаст список дел и назначит ответственных.
- Оценит продуктивность встречи — AI-помощник использует речевую аналитику для оценки продуктивности встречи: была ли затронута повестка, все ли вопросы были обсуждены, сделаны ли выводы и соблюдены ли временные рамки.
- Предложит рекомендации для улучшения следующих встреч — CoPilot Follow-up изучит мнения участников и предложит способы повышения продуктивности будущих созвонов.
- Создаст расшифровку и аудиозапись встречи — у вас всегда будет доступ к материалам созвона, чтобы уточнить детали или поделиться ими с коллегами.
После завершения звонка CoPilot Follow-up отправит в чат Битрикс24 краткое резюме разговора со ссылкой на подробный анализ.
Практические советы по внедрению CoPilot Follow-up в команду
Чтобы CoPilot Follow-up органично вписался в рабочие звонки, вводите его постепенно. Начните с небольшого теста — подключите его к нескольким созвонам и оцените, какие полезные инсайты он дает. Обсудите впечатления с командой: что оказалось удобным, какие функции особенно помогли. Проследите, как изменится эффективность встреч, когда их итоги будут автоматически фиксироваться в чате. Когда сотрудники увидят реальную пользу, инструмент быстро станет частью их ежедневной работы.
Вывод
Чтобы созвоны действительно давали результат, важно не только обсуждать, но и превращать диалог в конкретные задачи. CoPilot Follow-up в Битрикс24 берет на себя эту задачу — фиксирует ключевые решения, распределяет ответственность и помогает команде быстрее двигаться вперед. Вместо разрозненных заметок и устных договоренностей вы получите четкий план, который сразу можно использовать в работе.
Созвоны нужны не только для обсуждения, но и для принятия конкретных решений. Чтобы звонки не превращались в пустую трату времени, распределяйте роли и ставьте четкие задачи. Договоренности, рекомендации, оценку, резюме и расшифровку встречи доверьте новому инструменту Битрикс24 — CoPilot Follow-up. Он структурирует информацию и сразу преобразует ее в конкретные действия. Благодаря возможностям нового инструмента для совместной работы вы улучшите командное взаимодействие, предотвратите недоразумения и повысите продуктивность рабочих процессов.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385