Задачу обеспечить цифровое развитие страны в различных областях экономики определил Указ от 29 ноября 2023 года № 381 «О цифровом развитии». Электронный документооборот законодательно приравнен к бумажному, ускоряет сделки и снижает затраты. Так ли все просто на практике?
– Возникает ли вопрос доверия к электронным документам на практике?
– Это один из частых вопросов, который задают те, кто впервые задумался об ЭДО. Легитимность (правомерность) электронных документов гарантируется государством и регулируется законодательством. Приведу несколько примеров.
- Электронные документы с ЭЦП и бумажные с собственноручной подписью имеют одинаковую юридическую силу (ч. 2 ст. 19 Закона от 28 декабря 2009 года № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
- Их принимают проверяющие органы, что зафиксировано абз. 4 п. 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом от 16 октября 2009 года № 510.
- Электронные документы или их заверенные копии судебные инстанции признают, как и документы в бумажном виде (ч. 2 ст. 84 ХПК).
– Охотно ли организации обмениваются электронными документами?
– За 10 месяцев 2024 года только в сервисе podpis.by подписано ЭЦП более 1 000 000 документов (договоры, акты, кадровые документы и т.д.). Прогнозируем, что до конца года эта цифра увеличится примерно на 30 %. Значительно выросло и среднее количество документов, отправленных одной организацией в год.
Это говорит о том, что пользователи начали понимать процессы ЭДО, адаптироваться к ним, видеть пользу.
– Как выбрать поставщика услуг, чтобы быть уверенным в сохранности электронных документов?
– С законодательной точки зрения разработкой и сопровождением сервиса для ЭДО вправе заниматься любая коммерческая организация без лицензии. Но для совершения многих юридически значимых действий подлинность и целостность электронного документа должна быть подтверждена с использованием сертификата открытого ключа РУЦ ГосСУОК. Проверить, какие системы используют такие сертификаты, можно в перечне, на сайте НЦЭУ.
Стоит обратить внимание и на наличие сертификата систем защиты информации, поскольку такие продукты относятся к информационным системам, предназначенным для обработки информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено (приказ Оперативно-аналитического центра при Президенте от 20 февраля 2020 года № 66 «О мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 9 декабря 2019 г. № 449»).
– Предприятия каких сфер наиболее активно внедряют ЭДО?
– На примере клиентов podpis.by могу сказать, что ЭДО внедряется во всех сферах: услугах, производстве, образовании, здравоохранении, пищевой промышленности, строительстве, торговле и т.д. В числе наших пользователей ОАО «Элема», ОАО «Молочные горки», ООО «СДЭК Логист», ОДО «ЮКОЛА-ИНФО» и многие другие.
Компании обмениваются договорами, актами, счетами, начинают развивать внутренний документооборот: вести кадровые, бухгалтерские документы в электронном виде.
– Какие вопросы чаще всего задают клиенты, которые приходят с желанием начать обмен электронными документами?
– Кроме тех вопросов, о которых говорили выше, типичные вопросы:
- насколько это сложно;
- что ждет с технической стороны (подключение, интеграция с учетной системой, доработки и т.д.);
- как быстро сможем подписать первый документ.
Интеграция сервиса с бухгалтерской учетной системой займет от 30 минут. Есть 18 готовых модулей, которые подходят в 90–95 % случаев.
Техподдержка решает все вопросы, связанные с подключением. В команде более 80 специалистов: разработчики, программисты. Они не только проконсультируют, но и подключатся удаленно, сделают необходимые настройки, обучат и помогут отправить первые документы.
– Сколько стоит компании внедрить ЭДО?
– Цель «ЮрСпектра» – сделать электронный документооборот доступным для всех сфер бизнеса. Входящие документы в podpis.by подписывать ЭЦП может любой желающий без ограничений. Стоимость пакета исходящих от 5 рублей. Поддержка, интеграция модулей 1С и другие затраты наша компания берет на себя.
– ЭДО – это выгодно?
–Расчет простой: даже если документооборот всего 50–60 документов в месяц, только на услугах почты экономия в год составит примерно 600 рублей. А если документов 1 000, это уже более 12 000 рублей. Включите сюда затраты на бумагу, печать, хранение, услуги курьера, время сотрудников на упаковку, отправку, отслеживание возврата, и сумма удвоится.
– Каким Вы видите будущее ЭДО в Беларуси?
– Опыт стран-соседей, инициативы государства однозначно говорят, что постепенно электронный документооборот внедрится во все сферы бизнеса. Уже сейчас можно наблюдать явные признаки:
- переход в электронный вид отчетности в государственных органах. На конец 2023 года 80 % субъектов хозяйствования обменивались электронными документами с налоговыми органами;
- резкий рост запросов на получение ключей ЭЦП;
- активная работа по налаживанию трансграничного обмена документами;
- разработка роуминга между белорусскими провайдерами при обмене документами свободной формы и т.д.
В заключение хотелось бы посоветовать компаниям пробовать внедрять ЭДО в разные процессы. Со своей стороны готовы помочь вам сделать переход на ЭДО проще.
*Партнерский материал. ООО «ЮрСпектр», УНП 101528828