Каждый менеджер по закупкам знаком с этим чувством - только начался рабочий день, а дел уже на неделю вперёд и все срочно-важны и нужно «еще вчера». И при этом поставщики не отвечают, цены меняются, а документы теряются в бесконечных согласованиях. Менеджеры по закупкам тонут в рутине и не понимают, где же найти эти драгоценные часы для стратегического планирования. Давайте разберёмся, куда уходит время и как его грамотно оптимизировать.
Главные «пожиратели времени» в работе закупщика
- Бесконечный сбор КП. В среднем на подготовку одного тендера уходит 8-12 часов, сколько занимает перелёт из Минска в Бангкок! Причина? Ручной сбор предложений от поставщиков, их выгрузка в Excel и мучительное сравнение. По нашим данным, 37% времени теряется только на фиксацию данных и уточнение деталей.
- Координационный хаос. «Согласуйте с бухгалтерией», «Уточните у юриста», «Подтвердите у руководства» - эти фразы съедают до 20% рабочего дня. Разрозненные каналы коммуникации (почта, мессенджеры, телефон) превращают простой вопрос в многочасовой квест.
- Ручной ввод данных. Дублирование информации в разных системах, регулярные сверки с бухгалтерией и складом, подготовка отчётов вручную - эта монотонная работа занимает 6-8 часов в неделю.
- Поиск и оценка поставщиков. Составление рейтингов поставщиков вручную, отслеживание выполнения обязательств и анализ надёжности отнимают до 15% рабочей недели. Но как правило, этим вообще пренебрегают из-за нехватки времени.
Проверенные решения для реальной экономии времени
Теперь пора ответить на главный вопрос: где находить время? Хотя правильнее будет время не находить, а освободить! С этим прекрасно могут помочь справиться современные инструменты автоматизации – они позволяют не просто ускорить отдельные процессы, а полностью перестроить работу отдела закупок.
Bidmart SRM – одно из решений и ваш персональный ассистент, который берёт на себя рутину, возвращая время для развития отношений с поставщиками и мониторинг рынка. Вот лишь несколько направлений работы, где автоматизация экономит время.
Автоматизированный тендерный процесс
Bidmart SRM трансформирует трудоёмкий процесс проведения тендеров в эффективный и контролируемый workflow. После создания тендера с чёткими параметрами система:
- Автоматически рассылает запросы поставщикам из вашей базы или рекомендует новых на основе заданных критериев
- Стандартизирует полученные КП, исключая ручную обработку данных
- Формирует сравнительную таблицу с ключевыми параметрами: ценами, сроками, условиями поставки
- Позволяет проводить конкурентные закупки с минимальным участием менеджера
Результат: сокращение времени на проведение тендеров до 80% при повышении качества анализа предложений. Один из клиентов Bidmart сократил время на проведение тендеров с 2 дней до 3 часов (с активным вовлечение менеджера по закупкам до 1 рабочего часа).
Централизованная база поставщиков
С помощью Bidmart SRM можно создать комплексное цифровое досье по каждому контрагенту, включающее:
- Полную историю взаимодействий и исполнения обязательств;
- Архив документов (лицензии, сертификаты, реквизиты);
- Систему объективной оценки по разным параметрам (сроки, качество, документооборот).
Это экономит до 8 часов в неделю на администрировании базы поставщиков и страхует от потери и последующего поиска информации по поставках, ценах и предыдущих договоренностях.
Централизованная коммуникация
Система Bidmart SRM устраняет хаос в коммуникациях, предлагая:
- Единое пространство для всех обсуждений с привязкой к конкретным закупкам. Вместо кучи разрозненных переписок в мессенджере, на почте и звонков по телефону коммуникация в «одном окне»;
- Автоматическое документирование переговоров и решений;
- Мгновенный доступ к истории согласований для всех уполномоченных сотрудников.
Эффект для бизнеса: сокращение времени на поиск информации и согласования на 25% (10+ часов в неделю), исключение потерь данных при смене ответственных и повышение скорости принятия решений за счёт прозрачности процесса.
Эти решения уже доказали свою эффективность в компаниях различных отраслей, обеспечивая не только экономию времени, но и существенное улучшение качества закупочных процессов. Например, Витебская бройлерная птицефабрика (Ганна) при помощи автоматизации закупок через Bidmart за последние годы смогла увеличить объем закупок в 2,5 раза с тем же количеством сотрудников в отделе.
Ключевые выводы: как вернуть контроль над временем
- Автоматизация рутинных процессов - это не будущее, а необходимость сегодняшнего дня. Как показал опыт клиентов Bidmart, автоматизация позволяет сократить время на тендеры до 80%.
- Централизация информации даёт мгновенный доступ любому заинтересованному лицу ко всем данным по поставщикам и закупкам, экономя до 25% рабочего времени на поиск и согласование информации.
- Интеграция систем устраняет необходимость ручного ввода данных и минимизирует риск ошибок при переносе.
- Сэкономленное время трансформируется в конкретные бизнес-результаты: больше тендеров, глубже анализ поставщиков, выгоднее условия закупок.
- Старт автоматизации проще, чем кажется. Особенно, когда большую часть работы забирает на себя команда автоматизатора. Начните с одного процесса - например, проведения тендеров или работы с поставщиками, и вы сразу увидите результат.
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444