Витебская бройлерная птицефабрика – крупное предприятие, специализирующееся на производстве птицеводческой продукции с общим замкнутым производственным циклом от получения инкубационных яиц и выращивания молодняка до полной переработки мяса птицы в полуфабрикаты быстрого приготовления, готовую продукцию (копчености, колбасные изделия, рулеты, ветчина) и реализации.
В материале – 3-летний опыт работы Витебской бройлерной птицефабрики с системой автоматизации закупок Bidmart. Сколько времени специалисты по снабжению экономят на организации закупок сейчас, выросла ли экономическая эффективность и охотно ли регистрируются в системе поставщики? На эти вопросы отвечаем в статье и подкрепляем все цифрами.
Задача: оптимизация рутинных процессов и сокращение времени на закупку
С ростом объемов производства и увеличением количества закупок перед Витебской бройлерной птицефабрикой встала задача оптимизации процессов закупок. Компания стремилась сократить время, затрачиваемое на рутинные операции, такие как сбор коммерческих предложений, организация торгов и формирование конкурентных листов.
Светлана Дмитриева, ведущий специалист отдела закупок, вспоминает:
- Раньше для того, чтобы провести закупку, мне требовалось много времени. Сперва я по электронной почте направляла запросы всем интересующим меня поставщикам. Письма все писала в произвольной форме, указывая значимые детали и сроки.
Поставщики в ответ присылали свои предложения так, как привыкли (факс, мессенджеры, почта) – я все это изучала, выбирала минимальную цену, потом в вайбере организовывала группу для проведения процедуры понижения цены, куда добавляла всех отобранных поставщиков и начинала лот за лотом снижать цену.
На тот момент это был лучший способ из доступных, но все же это было сложно, долго и не очень удобно. И я, и поставщики были привязаны к группе, чтобы не пропустить свои торги. Например, лотов может быть двадцать, а кто-то участвует в первом, в пятом и в десятом, но вынужден мониторить чат, чтобы не пропустить свою очередь.
В итоге торги могли занимать несколько часов или даже дней. Были случаи, когда торговались 3 дня! Все это время почти невозможно заниматься другой работой, т.к. я должна контролировать процесс, модерировать чат и обеспечивать чистоту проведения процедуры.
Кроме того, после завершения торгов сотрудникам приходилось вручную вбивать данные в таблицы с отчетами, что также отнимало время и увеличивало вероятность ошибок. Компания понимала, что для повышения эффективности работы отдела закупок необходимо найти решение, которое позволит автоматизировать эти процессы и освободить время сотрудников.
Александр Мысливец, главный специалист по закупкам, делится:
- В своей работе наш отдел руководствуется фразой: «quantum satis». По латыни это значит «столько, сколько понадобится». Поэтому сколько заявок приходит – столько отдел снабжения и должен обработать. И нужно это сделать как можно быстрее. Поэтому и результаты свои мы также оцениваем по количеству задач и времени на обработку.
Таким образом, ключевой задачей стало внедрение инструмента, который бы автоматизировал сбор предложений, проведение торгов и формирование отчетов, сократив при этом временные затраты и минимизировав вероятность ошибок.
Решение: внедрение Bidmart
Компания начала использовать систему Bidmart для автоматизации закупок в 2022 году. Основной процесс внедрения прошел быстро, но еще около месяца понадобилось команде Bidmart и рабочей группе птицефабрики, чтобы настроить систему именно под свои задачи.
Сотрудники компании отмечают, что обучение системе не вызвало сложностей и прошло достаточно быстро: один-два раза провели закупку и разобрались.
На сегодняшний день системой пользуются 23 сотрудника компании и более 450 поставщиков.
Сейчас процесс «входа» отлажен и понятен, но на старте и сотрудникам птицефабрики, и службе поддержки Bidmart пришлось проделать большую работу по информированию и обучению действующих поставщиков, чтобы сразу всех перевести в систему.
Александр Мысливец:
- Времени уделили этому много, но с нашими действующими и регулярными поставщиками, которые работают на постоянной основе, никаких проблем не было вообще. Мы оповестили всех поочередно по каждому направлению, что теперь работаем через Bidmart и попросили зарегистрироваться там, чтобы участвовать в наших закупках в будущем.
Светлана Дмитриева:
- Из моего списка поставщиков в Bidmart перешли все. Некоторые, конечно, переходили без энтузиазма, потому что привыкли работать по старинке. Но после 1-2 закупок все освоились и сейчас работают без проблем.
Результаты: экономия времени и повышение эффективности
После внедрения Bidmart процесс закупок стал занимать значительно меньше времени. Раньше торги могли длиться несколько дней, теперь же они укладываются в два часа. Это стало возможным благодаря автоматизации процесса и использованию функции автоставок, которая позволяет поставщикам быстро снижать цены.
Александр Мысливец отмечает:
- Мы уже хорошо освоили систему и оптимизировали ее под себя. И там, где заявки однотипные, круг поставщиков сложился и среди них регулярно осуществляются закупки, экономия времени налицо.
За последние годы объем закупок вырос в 2 раза, но количество сотрудников осталось прежним. Справляться с таким объемом помогает Bidmart.
Светлана Дмитриева:
- После перехода на Bidmart дни превратились в часы!
Я для себя уже вывела идеальный регламент: в первой половине дня я завожу новую процедуру закупки и отбираю для нее поставщиков из перечня – это занимает около 10 минут.Срок подачи первичных предложений выставляю до 9:30 следующего дня. В нашей специфике этого времени поставщикам достаточно. Далее я одновременно повещаю о закупке всех поставщиков одной кнопкой.
На следующий день, после получения всех первичных предложений, с 10:00 до 12:00 я провожу торги – опять же по опыту пришли к тому, что 2 часа достаточно, чтобы «отторговаться». При этом в течение этих 2 часов я могу заниматься другой работой, т.к. процесс полностью автоматизирован и не требует моего участия. Поставщики в свою очередь тоже могут заниматься своими делами и не бояться упустить заказ – многие выставляют автоставки с минимально допустимыми значениями и ждут решения.
Как итог, закупка сейчас занимает 1,5 суток и до часа моего активного времени работы над этой закупкой. Это колоссальная экономия времени и просто находка для регулярных и не специфичных закупок. Это наиболее остро чувствуешь в сравнении. Раньше казалось, что наш процесс хорош, но сейчас понимаем разницу.
Александр Мысливец добавляет:
- Я также являюсь председателем конкурсной комиссии по закупкам и курирую закупки свыше 1000 базовых величин. После обязательного размещения на Icetrade.by и сбора предложений там, мы затем переводим их в Bidmart и уже тут проводим процедуру понижения цены, чтобы опять же облегчить себе работу. Здесь пару часов, там – пару дней!
Экономия времени — ключевое преимущество, но не единственное
Помимо экономии времени, внедрение Bidmart принесло Витебской бройлерной птицефабрике еще несколько важных преимуществ, которые значительно улучшили процессы закупок и управление ими.
Прозрачность процессов
Одним из ключевых преимуществ Bidmart стала полная прозрачность процессов закупок. Все данные о торгах, предложениях поставщиков и результатах закупок хранятся в системе в структурированном виде. Это позволяет легко отслеживать каждый этап закупочного процесса, начиная от сбора коммерческих предложений и заканчивая заключением договоров.
Александр Мысливец:
- Для нас крайне важно работать в строгом соответствии с законодательством. Когда все данные в одном месте, и мы всегда можем вернуться к истории закупок, чтобы проверить, как проходили торги, кто участвовал и какие цены были предложены, работать спокойнее.
Такая прозрачность не только снижает риски ошибок, но и повышает доверие со стороны руководства и контролирующих органов. Все действия фиксируются в системе, что делает процесс закупок более открытым и подотчетным.
Упрощение отчетности
Bidmart также значительно упростил процесс подготовки отчетов. До перехода на Bidmart каждый сотрудник отдела оформлял конкурентный лист вручную самостоятельно. Просматривал все предложения, переносил данные из КП в общую таблицу, проставлял первоначальные и финальные цены, затем печатал и подкалывал в общую папку со всеми КП.
Сейчас конкурентный лист формируется автоматически одной кнопкой после проведения торгов. Остается только распечатать этот отчет, договор с победителем и никаких дополнительных действий не надо.
Александр Мысливец:
- Сам отчет стал более полным – помимо привычных полей появились дополнительные данные, которые ранее мы просто не в состоянии были собрать. Например, количество шагов понижения цены. Также раньше мы могли только примерно оценить, как меняются цены или кто из поставщиков чаще всего выигрывает торги. Теперь у нас есть доступ к детальной статистике. Мы можем видеть, как меняются цены, и какие поставщики чаще дают хорошие условия.
Улучшение взаимоотношений с поставщиками
По большинству закупаемых позиций для Витебской бройлерной птицефабрики важно, чтобы у поставщиков были соответствующие разрешения и аккредитации. Поэтому отдел закупок проводит предварительную работу по отбору поставщиков, и работает как правило со своими списками «в долгую». Учитывая это, особую важность имеет углубление отношений с партнерами и работа над улучшением условий для себя.
Александр Мысливец:
- Наши постоянные поставщики быстро разобрались в системе и довольны процессом работы. Потому что не только мы, но и они стали значительно экономить время – пропала необходимость по десять раз высылать коммерческие, переписываться в чатах, в почте и параллельно созваниваться для уточнения деталей. Поставщики получают уведомление о старте закупки, заходят в программу, вносят свои цены, уточняют детали при необходимости – все в рамках одной программы. Если появляются другие дела в период проведения торгов, есть возможность выставить автоставки и не переживать, что упустят заказ.
Светлана Дмитриева:
- Мы уже большинство поставщиков в своей сфере знаем и работаем с ними. Но бывает, что и находим новых партнеров благодаря Bidmart. Могу привести относительно свежий пример. Для новой упаковки понадобился какой-то специфический вид обечайки, про который я ранее ничего не знала. Я решила не разбираться самой, а протестировать Bidmart именно для поиска подходящих поставщиков. Я сформировала закупку по тем требованиям, что получила в заявке и просто опубликовала. В итоге на заявку отреагировали 6-8 новых поставщиков, среди которых мы выбрали подрядчика и начали работать.
Заключение
Внедрение Bidmart не только сэкономило время, но и сделало работу отдела комфортнее.
Александр Мысливец:
- У нас строятся новые площадки, недавно появился новый убойный цех, в котором надо обеспечивать в 2-3 раза больше расходников и новые виды материалов, упаковки и др. У отдела с каждым годом прибавляется работа и нагрузка, и Bidmart как раз позволяет обрабатывать в несколько раз больше заявок на закупки без увеличения штата.
Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию системы автоматизации закупок Bidmart, где наши специалисты расскажут, как мы можем помочь вам оптимизировать закупки у себя в компании.
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444