- 1. Одна карта – один сотрудник
- 2. С именными картами меньше законодательных проблем
- 3. Устанавливайте лимит по карте
- 4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?
- 5. Тратить деньги компании с карты можно не на все
- 6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти
- 7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии
С 1 июня 2019 года введен новый порядок пользования корпоративными картами и отчетности сотрудников после их использования. Он установлен Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной Постановлением Национального Банка № 117. О чем говорится в Инструкции и как пользоваться корпокартами, рассказывают юрист компании Revera Ангелина Грищенко и налоговый консультант Виктор Статкевич.
1. Одна карта – один сотрудник
Получить (оформить) корпоративную карту компания может на имя любого сотрудника, независимо от должности. При этом пользоваться ею может только сам сотрудник.
2. С именными картами меньше законодательных проблем
По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.
Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.
Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.
3. Устанавливайте лимит по карте
Чтобы избежать проблем в будущем и почем зря не искушать сотрудников доступом к крупным суммам, устанавливайте лимит по карте еще при заключении договора с банком. Так как деньги сотрудник тратит напрямую со счета компании.
В то же время, если сотрудник потратит деньги на свои нужды, то они должны быть возвращены работником, в том числе через удержание из зарплаты либо принятия иных мер «принудительного» взыскания.
4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?
Бывают случаи, когда сотрудник, по ошибке или намеренно, использует корпоративную карту в личных целях, совершая покупки, которые никак не связаны с деятельностью компании. Так как оплата происходит за счет средств компании, получается, что фактически такие товары или услуги оплачивает компания своими деньгами. У сотрудника возникает задолженность перед компанией.
Вариантов в этом случае как минимум два. Либо по соглашению с сотрудником происходит возврат средств сразу, либо по своему решению компания в будущем может вычесть эту задолженность из сумм аванса, зарплаты или других выплат работнику.
5. Тратить деньги компании с карты можно не на все
В законодательство не установлены цели использования корпоративной карточки. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий и возможных ограничений договора с банком на обслуживание корпокарты. Но следует помнить, что они должны быть связаны с деятельностью организации.
Например, с использованием корпоративной карты можно оплатить следующие расходы:
- покупки, связанные с деятельностью компании,
- представительские расходы (в пределах Республики Беларусь),
- представительские расходы (за рубежом)
- командировочные расходы
- хозяйственные расходы (например, услуги парковки),
- другие расходы производственной направленности.
6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти
Прежде чем расплачиваться корпоративной картой, работнику необходимо сообщить, в какой валюте открыт карт-счет, чтобы он не «подставлял» организацию и не нарушал требования валютного законодательства.
В Беларуси расчеты совершаются только в белорусских рублях. Поэтому, если обслуживающий банк не конвертирует иностранную валюту в белорусские рубли по валютной карте, то использовать ее можно только при оплате за рубежом (например, на командировочные расходы).
Также за границей можно использовать корпокарту в белорусских рублях. При использовании такой корпокарты банк, упрощенно говоря, покупает иностранную валюту за находящиеся на карте белорусские рубли.
7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии
После использования корпоративной карты работник обязан отчитаться за свои расходы в определенный срок.
Для этого необходимо предоставить в бухгалтерию компании:
- отчет;
- документы, подтверждающие расходы (платежные документы, чеки, билеты, счета, квитанции и иные подтверждающие документы).
На практике под таким «отчетом» понимается авансовый отчет. В законодательстве форма авансового отчета не установлена. Она должна быть разработана компанией и содержаться в приложении к учетной политике.
Документы предоставляются в бухгалтерскую службу компании в течение 15 рабочих дней с момента совершения расходной операции либо со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.