Без бумаги и долгих согласований: зачем бизнесу цифровая подпись
Согласование внутренних документов нередко выглядит гораздо менее современно, чем продукты и услуги самой компании. Файл уже подготовлен, но его нужно передать руководителю, разослать сотрудникам, собрать подписи, проверить, кто еще не ознакомился, а затем отправить все в архив. Разбираемся на примере белорусского сервиса «Цифрадок.бел», какую часть этого пути можно перевести в онлайн и где бумага по-прежнему остается обязательной.
- Что не так с бумажным документооборотом?
- Избавляемся с цифровой подписью от бумажных документов
- Цифровая подпись и ЭЦП – не одно и то же
- Папка директора – без самой папки
- Один документ – десятки сотрудников
- Офис в одном городе, производство – в другом
- Когда сервис становится частью компании
- Бумаги станет меньше, но исчезнет она не везде
Что не так с бумажным документооборотом?
Представим типичную ситуацию. Специалист по персоналу подготовил новую должностную инструкцию. Юрист проверил текст, руководитель подразделения внес последние замечания – перед компанией лежит окончательная версия документа. Теперь с ней необходимо ознакомить работников нескольких отделов.
Даже если все находятся в одном офисе, документ начинает путешествовать из кабинета в кабинет. Кто-то оказывается на встрече, кто-то уходит на больничный, а кто-то откладывает бумагу до конца недели. При наличии филиалов, магазинов, производственных площадок или строительных объектов в разных городах задача становится еще сложнее: документы пересылают курьером или электронной почтой, просят распечатать, подписать и вернуть, а параллельно ведут список тех, кто уже ознакомился.
Электронная почта и облачные хранилища помогают передать файл, но сами по себе не создают управляемого процесса подписания. В переписке легко потерять нужное вложение, а по скану не всегда понятно, кто, когда и какую версию документа подписал. Проблема возникает на последнем этапе: текст уже согласован, но компании еще нужно собрать подписи и сохранить результат.
Избавляемся с цифровой подписью от бумажных документов
Один из вариантов решения этой задачи предлагает свежий белорусский сервис «Цифрадок.бел». Сервис работает в обычном браузере и не требует установки отдельной программы. После несложной регистрации пользователь создает организацию, добавляет подразделения и сотрудников, закрепляя за ними номера телефонов или адреса электронной почты.
Далее достаточно загрузить готовый PDF-файл, выбрать подписантов и при необходимости задать порядок согласования. Получатель видит уведомление на телефоне или электронной почте и подтверждает подпись кодом из SMS или электронной почты – сертификат ЭЦП и USB-токен для этого сервиса не нужны.
После завершения маршрута подписанная версия автоматически сохраняется в онлайн-хранилище вместе с историей действий. На подписанном документе формируется QR-код: по нему можно открыть страницу проверки с ID документа, его хеш-суммой, сведениями о подписантах и способах подтверждения, а также датой и временем подписания. Таким образом, уже первый тестовый документ можно отправить и подписать за несколько минут, а при регулярной работе заранее настроенные маршруты позволяют не назначать участников заново.
Цифровая подпись и ЭЦП – не одно и то же
Название сервиса может создать впечатление, что речь идет об очередной форме ЭЦП. Однако с юридической точки зрения это разные инструменты.
В белорусском законодательстве понятие «электронный документ» имеет специальное значение. Согласно Закону № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», особенная часть такого документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. ЭЦП создается при помощи сертифицированных средств и позволяет проверить не только личность подписанта, но и целостность документа.
В сервисе «Цифровая подпись» используется другой механизм – аналог собственноручной подписи с подтверждением по телефону или электронной почте. Юридически результат правильнее называть документом в электронном виде, подписанным иным аналогом собственноручной подписи. Это не делает его незаконным, но определяет границы применения.
С 1 января 2024 года статья 29¹ Трудового кодекса позволяет совершать в электронном виде многие действия между нанимателем и работником. В частности, так можно знакомить сотрудников с локальными правовыми актами, приказами, уведомлениями и требованиями, получать заявления и согласия. При этом программно-технические средства должны позволять однозначно идентифицировать работника, а порядок работы необходимо закрепить в локальном правовом акте компании.
Есть, впрочем, и исключения. Таким способом нельзя заключать, продлевать и изменять трудовые договоры, а также подписывать договоры о полной материальной ответственности. Отдельные ограничения действуют для первичных учетных документов. Например, иной аналог собственноручной подписи не может заменить ЭЦП в товарных и товарно-транспортных накладных, актах приема-передачи основных средств и ряде других документов из установленного перечня.
Сам сервис рассчитан на внутренние документы и не предназначен для обмена документами с контрагентами. Для таких процессов потребуется другое решение, а требования к подписи будут зависеть от вида документа. Поэтому перед внедрением стоит определить, какие категории документов можно перевести в новый формат, а для каких по-прежнему понадобятся бумага или ЭЦП.
На практике возможности сервиса проще всего показать на трех типичных ситуациях.
Папка директора – без самой папки
К концу дня у руководителя накопилось 20 приказов, заявлений и внутренних распоряжений. Все они уже подготовлены и согласованы ответственными сотрудниками. В бумажной схеме документы нужно распечатать, разложить в нужном порядке и принести директору. После подписания их снова разбирают и передают исполнителям.
В цифровой схеме финальные версии загружаются в систему, руководитель открывает список, выбирает документы и подтверждает пакет одной операцией – буквально в один клик. Каждый файл при этом получает собственную запись о подписании. Экономия складывается не столько из скорости одного нажатия, сколько из отсутствия повторяющихся действий: открыть письмо, скачать вложение, подписать, отсканировать и вернуть отправителю.
Один документ – десятки сотрудников
Компания обновила правила информационной безопасности или инструкцию по охране труда. Ознакомить с документом нужно сотрудников центрального офиса, филиалов и удаленных подразделений.
Вместо того чтобы создавать десятки бумажных экземпляров, ответственное лицо загружает одну финальную версию и назначает список получателей. Каждый сотрудник получает уведомление и подтверждает ознакомление со своего телефона или компьютера. В системе видно, кто уже выполнил действие, а кому еще нужно напомнить о документе.
Здесь важна не только скорость рассылки. Компания получает единый документ и единую историю работы с ним, а не набор писем, сканов и таблиц, которые затем приходится сопоставлять вручную.
Офис в одном городе, производство – в другом
Для распределенного бизнеса расстояние превращает любое бумажное согласование в логистическую задачу. Центральный офис может находиться в Минске, производство – в областном центре, магазины – еще в нескольких городах, а часть сотрудников постоянно работает на объектах.
В системе для конкретного типа документа заранее задается маршрут. Например, сначала его подтверждает руководитель подразделения, затем специалист по персоналу и только после этого – директор. Участники видят одну и ту же финальную версию, а следующий этап начинается после завершения предыдущего.
Если один из подписантов заболел или ушел в отпуск, его можно временно заменить без перестройки всего маршрута. Это особенно важно там, где рабочий процесс не должен останавливаться из-за отсутствия одного человека.
Когда сервис становится частью компании
Небольшому бизнесу может быть достаточно веб-версии сервиса: создать организацию, добавить сотрудников и постепенно переносить подходящие документы. В крупной компании сервис можно связать через API с CRM, ERP, кадровым или бухгалтерским ПО. Тогда документ автоматически поступает на нужный маршрут, а после подписания возвращается в учетную систему или архив.
Полезно, что права доступа настраиваются с учетом структуры компании, для аккаунтов предусмотрена двухфакторная аутентификация. Сервис таким образом может работать в облаке на серверах в Беларуси либо в защищенном периметре заказчика. Документы сохраняются вместе с историей действий, хотя онлайн-хранилище не всегда заменяет обязательный архив: сроки и правила хранения нужно проверять отдельно для каждого вида документов.
Причем переводить весь документооборот сразу необязательно. Начать можно с внутренних положений, инструкций, заявлений и служебных записок, а затем оценить эффект и расширить перечень. Вместе с тем важно, чтобы компания закрепила порядок использования подписи в локальном акте, определила допустимые документы и правила доступа. Для малого бизнеса результатом станет меньшее количество печати и ручной работы, для крупных и распределенных компаний – массовая рассылка, контроль статусов и более быстрое взаимодействие между подразделениями.
Бумаги станет меньше, но исчезнет она не везде
На макроуровне видно, что белорусская экономика постепенно становится все более цифровой. По данным Белстата, в 2024 году сектор ИКТ, цифровая торговля, а также сектор контента и СМИ вместе сформировали 7% валовой добавленной стоимости страны. В этих направлениях работало более 130 тыс. человек. Интернетом пользовались 94,3% белорусов в возрасте от 6 до 72 лет, причем 86% выходили в сеть ежедневно.
Однако значение цифровой экономики не исчерпывается ее собственным вкладом в занятость и добавленную стоимость. Не менее важно, как технологии меняют привычные процессы в других сферах. Иногда эффект цифровизации заметен не в появлении принципиально нового продукта, а в исчезновении старой рутины.
Так, количество электронных госуслуг и административных процедур в расчете на 100 человек населения за 2021–2025 годы выросло почти в десять раз. Сам по себе этот рост не доказывает качество каждой отдельной услуги, но показывает масштаб перехода: цифровой канал становится привычным способом взаимодействия граждан, организаций и государства.
Похожая логика работает и внутри компаний. Электронный документооборот сокращает время, которое сотрудники тратят на распечатку, пересылку, сбор подписей и поиск бумаг. Впрочем, полностью бумага пока не исчезнет: часть документов законодательство по-прежнему требует оформлять собственноручно или подписывать ЭЦП. Не каждый онлайн-сервис подходит и для обмена документами с контрагентами.
Однако между обязательной бумагой и привычкой печатать все подряд остается большое пространство. Приказы, инструкции, заявления, внутренние положения и другие документы могут проходить свой путь быстрее, если их финальная версия, маршрут, подписи и история действий находятся в одной системе.
Поэтому практическая польза услуг сервиса «Цифрадок.бел» измеряется не количеством новых функций. Гораздо нагляднее другой показатель: сколько времени документ больше не лежит в папке, ожидая подписи, и сколько рабочих часов сотрудники могут потратить на более важные задачи. Для бизнеса время – это уже вполне измеримый финансовый результат.
*Партнерский материал. ООО «Райкири Клауд», УНП 193077216