Белорусский бизнес вступает в очередной этап цифровизации товарооборота с 1 октября 2025 года: обязательными становятся прослеживаемость и оформление оборота товаров электронными накладными для ряда новых позиций.
Для бизнеса это в том числе означает, что нужно грамотно выбрать провайдера для обмена электронными накладными, ведь необходимо будет не только обмениваться документами, но и соблюдать требования к оформлению, ведению учета товаров и предоставлению сведений в налоговые органы.
Myfin.by напоминает, что игнорирование новых правил может привести к серьезным последствиям: от блокировки операций, налоговых проверок, репутационных потерь до штрафов и уголовной ответственности. Разберемся в рисках для бизнеса и изучим алгоритм подключения к системе обмена электронными накладными.
Система прослеживаемости товаров работает на внутреннем рынке ЕАЭС. Все операции оформляются с использованием электронных товарных накладных (эТН), сведения передаются в информационные системы налоговых органов. Цель – прозрачность товарооборота, исключение «серых» схем и предотвращение уклонения от уплаты налогов. Для бизнеса это означает усиление требований к внутреннему документообороту, автоматизации учета и взаимодействие с налоговыми органами.
Какие еще товары нужно будет оформлять электронными накладными
Согласно постановлению Совета Министров от 25 июля 2024 г. № 537 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь от 29 июля 2011 г. № 1030 и от 23 апреля 2021 г. № 250» и информации МНС, с 1 октября 2025 года вводится обязательная прослеживаемость 36 товарных позиций. Это достаточно широкий спектр товаров – от пищевых до промышленных.
Компании должны проверить свой товарный портфель и подготовиться к внедрению электронного документооборота.
Требования к оформлению электронных накладных
После 1 октября под прослеживаемость попадут:
- молочная продукция: молоко, кефир, ряженка, сметана, творог, сыр (твердый, полутвердый, мягкий, плавленый);
- растительные масла: подсолнечное и рапсовое;
- пшеничная мука, макаронные изделия, крупы (рис, гречка, манка, овсянка, пшено), хлопья овсяные;
- кондитерка и соусы: пряники, печенье, шоколад, майонез и соусы на его основе.
- все виды (парами): женская, мужская и детская.
- крупная: стиральные машины, пылесосы (включая роботы), посудомойки, электрические плиты (варочные поверхности), телевизоры;
- мелкая: утюги, чайники, кухонные комбайны, мультиварки, фены, электрические дрели.
- средства для стирки (синтетические).
При перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с 1 октября 2025 года становится обязательным использование эТН. Одно из ключевых требований к их оформлению – корректное и полное заполнение всех реквизитов.
В первую очередь это касается кода ТН ВЭД ЕАЭС, который должен соответствовать классификации конкретного товара, и 4-значного дополнительного кода из классификатора дополнительной таможенной информации.
Необходимо правильно указывать и единицу измерения товара, а также его количество.
Справочно. Единицы измерения прослеживаемых товаров.
Определены следующие унифицированные единицы измерения прослеживаемых товаров:
- литры – для молока и масла;
- килограммы – для кефира, сметаны, сыра, муки, крупы, пряников и печенья;
- штуки – для чая, кофе, шоколада, майонеза, бытовой техники, моющих средств;
- пары – для обуви.
В эТН следует также указать GLN и GTIN:
GLN (Global Location Number) – международный идентификационный код участника хозяйственной операции. Он служит для идентификации сторон сделки: продавца и покупателя. Это необходимо для синхронизации информации в системе электронного документооборота и налоговой системе;
GTIN (Global Trade Item Number) – международный идентификационный номер товара, его применяют для определения конкретных товарных позиций.
Основные ошибки и риски для бизнеса
Даже незначительные неточности в оформлении эТН могут привести к серьезным последствиям – от штрафов до блокировки операций.
Перечислим наиболее частые нарушения:
1. Ошибки в реквизитах и кодах.
Неверное указание кода ТН ВЭД, единиц измерения, обязательных идентификаторов товара приводит к тому, что невозможно корректно зарегистрировать электронный документ. Часто встречаются ситуации, когда:
- код ТН ВЭД указывается в неполной форме (не 10 знаков);
- не совпадают наименование товара и код;
- нарушена логика оформления документа – например, указана неправильная единица измерения (штуки вместо литров).
В результате система прослеживаемости «не видит» товар, и такие документы не проходят проверку или считаются недостоверными.
2. Отсутствие эТН.
Один из ключевых элементов прослеживаемости – передача данных о товаре посредством эТН. Если поставщик не оформил эТН или сделал это с опозданием, то товар не учитывается в системе прослеживаемости. Такие ошибки нарушают непрерывность товарной цепочки и вызывают вопросы у налоговых органов относительно легальности операций с товарами.
3. Несоблюдение сроков передачи данных.
Информацию о движении прослеживаемых товаров нужно передавать в налоговую в установленные сроки до начала их оборота.
Справочно. Сроки передачи сведений.
Сведения о ввозе товаров из государств – членов ЕАЭС подают в виде электронного документа не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем дня принятия на учет товаров. Сведения о произведенных товарах подают до 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором товары произвели.
4. Неверное указание остатков товаров.
Компании обязаны вести точный учет остатков прослеживаемых товаров на складах и регулярно актуализировать эту информацию в системе.
Чаще всего допускают следующие ошибки:
- расхождение фактических остатков товаров и данных, переданных в программный комплекс «Система прослеживаемости товаров»;
- указание фиктивных остатков по товарам, которые уже реализованы;
- отсутствие сведений об утилизации товаров или их списании.
Такие расхождения вызывают подозрения в сокрытии доходов или занижении налогооблагаемой базы и могут стать поводом для проведения внеплановой проверки налоговыми органами.
Ответственность за нарушение правил прослеживаемости
Штраф
Размер административного штрафа зависит от характера и тяжести нарушения. Например, за непредставление сведений о прослеживаемых товарах – до 20 БВ (ст. 24.11 КоАП). За отсутствие обязательных эТН – до 50 % от стоимости товаров, суммы выручки, полученной от реализации товаров (ст. 13.12 КоАП).
За нарушение ведения учета прослеживаемых товаров может применяться штраф от 50 до 100 БВ (ст. 12.32 КоАП). То есть исходя из размера 1 базовой величины в 2025 году штраф может достигать 4200 рублей.
Блокировка операций с прослеживаемыми товарами и претензии контрагентов
Если прослеживаемые товары не сопровождаются эТН или накладные оформлены с ошибками, то налоговые органы приостановят операции с такими товарами.
В случае блокировки операций с прослеживаемыми товарами могут возникнуть претензии по оплате товаров от контрагентов.
Налоговые проверки
Наличие ошибок или неполные данные по прослеживаемым товарам могут стать основанием для назначения внеплановой проверки. При этом проверят не только текущую операцию, но и всю цепочку движения товара, а также уплату НДС и полноту отражения выручки.
В случае выявления серьезных нарушений доначислят налоги и наложат штрафы.
Уголовная ответственность
При систематическом нарушении правил прослеживаемости или доказанного умысла по неуплате налогов в результате проверки компетентными органами возможно даже привлечение к уголовной ответственности (например, по фактам уклонения от уплаты налогов в крупном размере).
Репутационные потери
Даже если компания избежит финансовых санкций, регулярные ошибки или блокировки операций могут негативно сказываться на ее имидже:
- поставщики и клиенты потеряют доверие;
- банки могут пересмотреть условия сотрудничества;
- участие в тендерах и конкурсах станет затруднительным или невозможным.
Как работать с системой прослеживаемости: пошаговый алгоритм
Чтобы избежать ошибок и санкций, бизнесу необходимо выстроить четкий бизнес-процесс работы с прослеживаемыми товарами.
Шаг 1. Определите категорию товаров
- Установите, входят ли ваши товары в перечень подлежащих прослеживаемости.
- Определите, требуется ли маркировка товаров средствами идентификации и унифицированными контрольными знаками.
Шаг 2. Получите необходимые идентификаторы
Для каждой стороны сделки (продавец, покупатель) – GLN‑код. Для каждой товарной позиции – GTIN (если он предусмотрен).
Шаг 3. Получите электронную цифровую подпись (если ее еще нет).
Она необходима для подписания эТН и подачи сведений в налоговую.
Шаг 4. Подготовьте информацию об остатках товаров
- Проведите инвентаризацию остатков на 1 октября 2025 г. (но не позднее дня начала оборота товаров).
- Передайте эти сведения в «Систему прослеживаемости товаров» до 01.02.2026 г.
Шаг 5. Настройте обмен эТН
- Заключите договор с провайдером, который будет помогать вам в обмене электронными документами. Например, зарегистрируйтесь и настройте аккаунт в системе ООО «МетаЭра».
- Используйте веб‑интерфейс (работайте через ваш интернет-браузер) или через интеграцию с 1С и не забудьте сообщить вашим контрагентам о том, что вы подключились к определенной системе.
Шаг 6. Сформируйте эТН
При каждой отгрузке товаров вносите в накладную нужные идентификаторы:
- укажите реквизиты: код ТН ВЭД и дополнительный код;
- включите нужные единицы измерения и количество товаров;
- добавьте GLN продавца и покупателя;
- укажите GTIN для каждой товарной позиции, если он есть;
- укажите номера средств идентификации и унифицированных контрольных знаков, если товар маркирован.
Шаг 7. Отправляйте и контролируйте эТН
Сформированную эТН отправляйте через систему «МетаЭра» – сервис моментально оповещает о каждом этапе: создание, отправка, доставка, прием. Следите за статусами накладных в режиме реального времени.
Шаг 8. Передача данных в инспекцию МНС
ООО «МетаЭра» обеспечит автоматическую передачу эТН и связанных данных в корректном формате в налоговую систему.
Итак, компаниям, которые работают с прослеживаемыми товарами, нужно организовать обмен электронными документами с контрагентами и передачу данных в программный комплекс налоговой. При этом необходимо отслеживать статус эТН, чтобы контролировать платежи и бухгалтерские проводки, вести налоговый учет. Всё это требует ресурсов, а ошибки в действиях влекут за собой реальные риски – финансовые и репутационные.
Выбирайте провайдеров, которые предлагают надежное и безопасное решение: доступ к инструментам, обеспечивающим корректное формирование эТН, автоматическую проверку данных, возможность отслеживать их статус и обмениваться с другими аттестованными провайдерами Беларуси, а также своевременно передавать информацию в налоговую. При этом немаловажно уточнить, потребуется ли покупать дополнительное программное обеспечение.
*Партнерский материал. ООО «МетаЭра», УНП 193593635