- Что такое обязательный и инициативный аудит
- Какие компании в Беларуси обязаны проводить аудит
- Когда будет полезен инициативный аудит
- Какие «сюрпризы» аудиторы находят при проверке
- Что сигнализирует о возможных нарушениях и рисках
- Как подготовиться к аудиту, чтобы не получить шок от результатов
- Как использовать результаты аудита в позитивном ключе
- На что обращать внимание при выборе аудитора
- Что нужно аудитору, чтобы проверка прошла конструктивно
- И напоследок: как аудит помог компании избежать серьезных проблем
Когда компании действительно нужен аудит – по закону или исходя из здравого смысла? Можно ли провести проверку «для себя» и что она покажет? Поговорили с опытным аудитором о том, чем отличается обязательный аудит от инициативного, какие ошибки бухгалтерского учета встречаются чаще всего, как подготовиться к проверке без стресса и почему иногда результаты аудита становятся для владельцев бизнеса настоящим открытием.
Что такое обязательный и инициативный аудит
Законодательство обязывает определенный круг юридических лиц проходить ежегодный аудит. К ним относятся:
- акционерные общества, обязанные согласно законодательству раскрывать информацию об акционерном обществе в соответствии с законодательством о ценных бумагах;
- Национальный банк;
- банки, банковские группы, банковские холдинги;
- биржи;
- страховые организации;
- страховые брокеры;
- резиденты Парка высоких технологий;
- организации, осуществляющие гарантированное возмещение банковских вкладов (депозитов) физических лиц;
- профессиональные участники рынка ценных бумаг;
- акционерные инвестиционные фонды;
- управляющие организации инвестиционных фондов;
- специальные финансовые организации;
- иные юридические лица, у которых объем выручки от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) за предыдущий отчетный год превышает 500 000 базовых величин (на 31 декабря предыдущего отчетного года).
Любая организация может провести аудиторскую проверку по собственной инициативе. К инициативному аудиту прибегают директора и собственники бизнеса, когда видят или подозревают, что в компании проблемы с бухгалтерским учетом. Ну например, директор несколько лет работал с главным бухгалтером, что называется, «на доверии». Отчеты сдаются, налоги платятся, и все вроде бы хорошо. Но наступает время, когда директор замечает ошибки в управленческой отчетности, когда перестает видеть реальную картину деятельности компании или начинают звонить кредиторы с требованием погасить долг. Вот тут и возникает вопрос: а все ли хорошо? И здесь на помощь приходят аудиторы, которые найдут ошибки, недочеты, подскажут пути исправления. При необходимости посоветуют восстановление бухгалтерского и налогового учета.
Или, например, инициативный аудит заказывает собственник бизнеса, чтобы убедиться, что директор ведет законную деятельность, и найти «подводные камни» в его работе, исключить хищение активов организации и рост обязательств. Для этого аудиторов приглашают для участия в инвентаризации и проверке отражения ее результатов в бухгалтерском учете.
Например, в моей практике был случай, когда по инициативе руководителя нас пригласили помочь провести инвентаризацию на складе организации. Заведующая складом – молодой специалист, практически без опыта складской работы. По результатам инвентаризации была выявлена большая недостача материальных ценностей (ТМЦ). При проведении аудита ТМЦ выяснилось, что не списывались материалы на производство на протяжении нескольких лет. Руководителем было принято решение провести аудит бухгалтерской отчетности за 3 года. В итоге по результатам аудита были списаны материалы в полном объеме, откорректирована себестоимость продукции и образовавшаяся переплата по налогу на прибыль возвращена на счет организации. По окончании отчетного года была проведена обязательная инвентаризация материалов на складе, при которой отсутствовала недостача ТМЦ.
Какие компании в Беларуси обязаны проводить аудит
Чаще всего обязательный аудит проводят открытые акционерные общества и юридические лица с выручкой за предыдущий год 500 000 базовых величин и более, а также организации – резиденты Парка высоких технологий.
- потребительские кредиты
- кредиты на авто
- бизнес-кредиты
- кредиты на жилье
- вклады
- займы
- продукты РКО
- кредитные карты
- дебетовые карты
- услуги лизинга новых авто
- услуги лизинга авто с пробегом
- услуги лизинга авто для бизнеса
Уклонение от проведения обязательного аудита годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности руководителем юридического лица, годовая бухгалтерская и (или) финансовая отчетность которого в соответствии с законодательными актами подлежит обязательному аудиту, влечет наложение штрафа в размере до тридцати базовых величин.
Однако оплаченный штраф не снимает обязанности проводить обязательный аудит.
Когда будет полезен инициативный аудит
Предприятиям важно инициировать аудит при смене главного бухгалтера, при смене руководителя. Здесь можно проводить как аудит отчетности, так и аудит отдельных статей баланса. Аудиторы оценят состояние бухгалтерского учета предприятия, выявят имеющиеся ошибки, неточности, искажения как бухгалтерской, так и налоговой отчетности. Аудиторы подскажут новому руководству, на что необходимо обратить внимание, как исправить имеющиеся нарушения законодательства и что делать, чтобы не допустить нарушений в будущей работе.
Если предприятие ожидает проверка контролирующих органов, также возможно инициировать аудит за произвольный период. Аудиторы проверят правильность исчисления налогов и сборов, правильность составления первичных учетных документов, правильность ведения бухгалтерского учета. При необходимости окажут консультационные услуги по сдаче уточненных налоговых деклараций.
Собственники бизнеса инициируют аудит перед покупкой и продажей бизнеса. Аудиторы проводят комплексную оценку состояния бизнеса, оценивают его реальное финансовое, юридическое и коммерческое состояние и выдают соответствующее заключение. Профессиональная оценка позволяет: предотвратить финансовые потери, определить реальную стоимость компании или актива, найти точки роста и перспективы развития компании.
Какие «сюрпризы» аудиторы находят при проверке
Распространенные ошибки в бухгалтерии – это неправильно составленные документы или вовсе отсутствие первичных учетных документов. Приведу примеры из моей практики аудиторских проверок:
- При аудите участка списания топлива мы выявили расхождение в показаниях спидометра в карточках учета топлива и в заказах-нарядах на техническое обслуживание транспортного средства. Это свидетельствует о формальном подходе организации к составлению документов на списание топлива. Излишне списанный километраж привел к излишнему списанию топлива за данный период. На это транспортное средство такая «формальность» носила систематический характер, что привело к серьезной недостаче топлива у подотчетного лица. Руководителю пришлось принимать административные меры к работнику. Соответственно, все излишне списанное топливо было снято с себестоимости продукции, увеличена налоговая база по налогу на прибыль и налог на прибыль доплачен в бюджет.
- Нас пригласили на аудит участка заработной платы за несколько лет. При проверке были выявлены расхождения в начислении премии главному бухгалтеру с приказами, подписанными руководителем. По результатам аудита был уволен главный бухгалтер, а все денежные средства, незаконно присвоенные, были возвращены в кассу предприятия.
Что сигнализирует о возможных нарушениях и рисках
Аудитору прежде всего следует оценить состояние бухгалтерского учета и обратить внимание на следующие показатели:
- резкие изменения в финансовых показателях: значительные колебания прибыли, выручки или расходов без очевидной причины;
- наличие крупных или частых транзакций, которые кажутся необоснованными или не соответствуют обычной деятельности организации;
- недостаточное или неполное сохранение документации, что затрудняет получение достоверной информации;
- обнаружение конфликтов интересов или подозрительных связей: наличие связанных сторон, необоснованные выплаты или дивиденды;
- жесткое давление со стороны руководства: попытки ограничить доступ к информации или скрыть определенные операции;
- жалобы или сообщения от сотрудников или сторонних лиц: свидетельства о внутреннем управлении или неправомерных действиях.
Эти признаки требуют особого внимания от руководителей организаций и могут указывать на наличие и потенциал для возникновения нарушений или финансовых рисков, что и становится предметом изучения и оценки для аудитора.
Как подготовиться к аудиту, чтобы не получить шок от результатов
Чтобы подготовиться к аудиту и снизить риск неожиданного шока от результатов, необходимо выполнить следующее:
- Соберите все необходимые финансовые документы, отчеты, ведомости, договоры и внутренние политики.
- Убедитесь, что документов достаточно и они своевременно обновлены.
- Проверьте работу внутренних контрольных процедур, устраните слабые места.
- Обеспечьте соответствие процессов требованиям законодательства и внутренним стандартам.
- Проинформируйте свою команду о ходе подготовки к аудиторской проверке, важности прозрачности и честности.
- Объясните необходимость предоставления полной информации и своевременного реагирования на запросы аудитора.
- Свяжитесь с аудиторами заранее, уточните перечень проверяемых документов, сроки и особенности.
- Подготовьте список вопросов, которые у вас есть к аудиторам.
- Держите позитивный настрой и будьте готовы к сотрудничеству. Помните, что хорошая подготовка помогает сделать аудит менее стрессовым и более продуктивным процессом.
Подготовившись заранее, вы сможете не только снизить уровень стресса, но и обеспечить объективное восприятие результатов, а также своевременно устранить возможные проблемы.
Как использовать результаты аудита в позитивном ключе
Результаты аудита можно использовать для поднятия престижа и имиджа компании. Если аудит подтверждает соответствие нормативным требованиям и стандартам, это служит доказательством надежности вашего бизнеса.
Включение положительных итогов аудита в материалы для инвесторов и партнеров помогает укрепить имидж компании.
Активное взаимодействие и демонстрация достигнутых результатов способствуют формированию доверия и укреплению деловых отношений.
Позитивные результаты служат подтверждением правильности выбранной стратегии и могут послужить основой для новых инвестиций или сотрудничества.
На что обращать внимание при выборе аудитора
Я бы советовала организациям прежде всего обращать внимание на репутацию аудиторской компании. Изучите отзывы, репутацию на рынке, а также рекомендацию других клиентов или партнеров. Репутация говорит о надежности и качестве выполняемых услуг.
Также немалую роль в выборе аудиторской организации играет наличие опыта в вашей сфере деятельности, с похожими по объему предприятиями.
Обратите внимание на соотношение цена-качество. Не всегда более дорогие услуги означают лучшее качество, важно сравнить предложения и условия.
Убедитесь, что у аудитора есть достаточные ресурсы и команда, чтобы провести аудит в согласованные сроки и в полном объеме.
Кроме того, важно, что выбранная компания предоставляет необходимые вам услуги – не только аудит финансовой отчетности, но и консультации, внутренний аудит, налоговое консультирование и т. п.
Что нужно аудитору, чтобы проверка прошла конструктивно
Прежде всего, необходимо предоставить аудитору полную и структурированную документацию, отчетность и внутренние регламенты – чем больше информации, тем быстрее и качественнее пройдет проверка.
Аудиторская проверка всегда проходит в тесном взаимодействии аудитора с сотрудниками компании. Будьте готовы к честному обмену мнениями. Обсуждайте вопросы и сложности, которые возникают, чтобы аудитор понимал специфику вашего бизнеса.
Обсуждайте промежуточные результаты, чтобы избежать недоразумений и исправлять выявленные недочеты по ходу.
Воспринимайте рекомендации аудитора как возможность для развития, а не как критику. Реализуйте их в работе, чтобы повысить надежность и эффективность бизнеса.
Построение партнерских отношений с аудитором помогает сделать проверку не просто формальностью, а ценным инструментом улучшения бизнес-процессов и укрепления доверия со стороны заинтересованных сторон.
И напоследок: как аудит помог компании избежать серьезных проблем
В моей практике были случаи, когда аудит реально помог клиентам минимизировать претензии контролирующих органов.
Собственник бизнеса долгое время экономил средства на оплату услуг главного бухгалтера. Бухгалтерией занимались студенты, люди, не имеющие опыта работы. Настало время, когда возникли вопросы к порядку в бухгалтерском учете. Была приглашена аудиторская компания. За несколько лет был проведен инициативный аудит, выявлены нарушения. По итогам аудита было принято решение о восстановлении бухгалтерского учета. Через некоторое время после восстановления пришла налоговая проверка. Штрафы оказались минимальные.