Если вы хоть раз заказывали что-то для своей организации, будь то шариковая ручка или грузовик щебня, то наверняка знаете, насколько сложным и затяжным может быть процесс закупки. Кажется, дело в том, что в большинстве компаний просто не налажен современный системный подход к закупкам. Но продолжать делать все так, как привычно и принято годами, – значит тратить ресурсы компании впустую, теряя время, деньги и силы. В совместном проекте с Bidmart рассмотрим три распространенные ошибки, которые совершают организации при закупках. Посмотрим, узнаете ли вы себя. И конечно, предложим решение, которое поможет избежать этих проблем.
Партнер проекта – Bidmart.
Это система автоматизации закупок и управления поставщиками.
- Централизованное управление и хранение. Все данные от согласования до торгов хранятся в единой информационной системе.
- Автоматизация. Весь процесс закупок от поиска поставщиков до завершения заказа происходит автоматически. Можно избавиться от рутинных и повторяющихся операций – заявки, заказы и закупочные процедуры можно сделать за пару кликов.
- Контроль и прозрачность. Исключаются договорные закупки. История закупок прозрачна и открыта для руководителя.
- Повышение эффективности. Все процессы происходят онлайн. Длительность закупочных процедур заметно сокращается. Снижаются риски в цепочке поставок.
- Реальная экономия бюджета на закупки благодаря конкурентным закупочным процедурам и высокой степени автоматизации.
Ошибка №1. Создание заявок на бумаге, в мессенджерах или по телефону
Зачастую заявки формируются «дедовскими методами». Самое простое, конечно, – позвонить и сказать: «Закупите-ка нам товар». Или написать в рабочий чат в мессенджере. Чуть сложнее, но все равно не очень-то эффективно, подготовить заявку на бумаге и побегать по нужным кабинетам, чтобы получить согласование и подписи от всех заинтересованных лиц. Так происходит из-за того, что многие не задумываются о более современных и эффективных способах ведения документооборота. Такой подход не только неэффективен, но и чреват потерей информации. Переписка теряется и удаляется, звонки вообще никак не фиксируются, а хранить тонны бумаги с заявками и вовсе так себе идея.
Почему это проблема?
Создание заявок на бумаге или в мессенджерах приводит к отсутствию четкой истории взаимодействия. Сотрудники тратят много времени на уточнение деталей, что замедляет весь процесс закупки. А компания теряет возможность отслеживать, кто создал заявку, какие требования к товару были указаны и когда она была согласована. Это не только затрудняет процесс согласования, но и увеличивает вероятность ошибок.
И что делать?
Bidmart предлагает автоматизированную платформу для создания и управления заявками. Система позволяет легко отслеживать всю историю взаимодействия, включая дату создания заявки, ее статус и все изменения. Это значительно упрощает процесс согласования и уменьшает вероятность ошибок. Компании, использующие решения Bidmart, отмечают, что время на обработку заявок сокращается, а прозрачность процесса возрастает.
Ошибка №2. Хранение информации о поставщиках в Excel или Google Таблицах
Драгоценная Excel-таблица с важнейшими данными о поставщиках становится ценным активом компании. Она бережно хранится на компьютерах тех, кто ответственен за закупки. И… чаще всего вместе с ними покидает компанию. При увольнении сотрудника информация о поставщиках уходит к конкурентам вместе с тем, кого переманили. Еще хуже, если компьютер сломается, а бэкапов никто сделать не додумался.
Немногим лучше и хранение информации онлайн в Google Таблицах. Такой подход не обеспечивает надежности и полноты данных. Потому что в документах и таблицах крайне сложно зафиксировать многие важные данные. В итоге сотрудники вынуждены из раза в раз проходить путь «учебы на своих ошибках». А компания продолжает тратить время и ресурсы на неэффективный процесс закупки.
Почему это проблема?
Во-первых, отсутствует история взаимодействия с каждым поставщиком, что затрудняет принятие обоснованных решений. Во-вторых, данные могут быть легко утеряны, украдены или повреждены, что приводит к дополнительным затратам на восстановление информации. В-третьих, трудности с анализом данных могут привести к невыгодным условиям закупок.
И что делать?
Bidmart предлагает централизованную систему для управления данными о поставщиках. Платформа позволяет хранить всю необходимую информацию о поставщиках, включая историю взаимодействия, условия контрактов, отзывы и оценки. Это позволяет компаниям принимать более обоснованные решения и улучшать условия закупок. Вся информация надежно хранится в системе и всегда доступна сотрудникам с любого устройства, поэтому ее невозможно потерять или украсть.
Ошибка №3. Отсутствие аналитики для принятия решений
Как обычно происходит выбор поставщика? Можно, например, заказывать по привычке у одной и той же компании из раза в раз – проверенный поставщик же, да еще и знакомый. Или запрашивать «минимум 3 КП» и сравнивать цены и условия, затем выбирая наиболее выгодные. А можно даже устроить настоящие торги, пригласив к себе представителей поставщиков и устроить им «очную ставку». Только все это – неэффективно и долго. Потому что в основе выбора и принятия решений о закупках у конкретных поставщиков должен лежать тщательный и беспристрастный анализ данных.
Сотрудники часто просто не знают, как проводить анализ данных, и не понимают, что отсутствие систематического анализа приводит к принятию невыгодных решений. А если знают и все равно принимают такие решения, то речь может идти даже о коррупции. Звучит, мягко говоря, не очень.
Почему это проблема?
Отсутствие аналитики делает невозможным учет всех факторов при принятии решений о закупках. Компании не могут адекватно оценить преимущества и недостатки различных предложений, что может привести к выбору невыгодных условий. Без систематического анализа данных невозможно провести организованные торги или выбрать наилучшие предложения от поставщиков.
И что делать?
Bidmart предоставляет инструменты для аналитики и отчетности, которые помогают компаниям принимать обоснованные решения. Платформа собирает данные о поставщиках и их предложениях и предоставляет пользователям наглядные сравнительные отчеты со множеством различных параметров. Это позволяет оценить эффективность поставщиков, выявить лучшие предложения и оптимизировать процессы закупки. При этом не нужно связываться непосредственно с поставщиками и запрашивать КП – все данные уже есть в системе. А поторговаться можно онлайн так, чтобы получить наилучшее предложение. При этом вся история обсуждения сохранится, и к ней можно будет вернуться в любое время.
Выводы
Неэффективные методы автоматизации могут серьезно ударить по финансам компании. Если вы тратите много времени на ручные процессы и сталкиваетесь с ошибками при закупках, это может привести к большим потерям.
Если же вы автоматизируете закупки, выгоды очевидны:
- Заявки создаются и согласовываются гораздо быстрее, а информация в них четкая.
- Можно проследить историю всех взаимодействий на любых этапах и вернуться к ней в любое время.
- Вся информация хранится на единой платформе и доступна всегда и с любого устройства. Эти данные в безопасности – их нельзя украсть или потерять.
- Удобно выбирать наиболее выгодные для компании предложения с помощью объективных данных и аналитики.
- Можно учитывать историю взаимодействия с поставщиками и отзывы, чтобы закупки проходили максимально комфортно для компании.
- Не нужно тратить время на сбор предложений от поставщиков и торги с ними – все это доступно онлайн.
- Компания защищена от коррупции и серых схем в закупках.
Выбор подходящей системы автоматизации закупок, такой как Bidmart, может сделать процесс более простым и удобным, сохранным и прозрачным. Важно, чтобы система имела все необходимые функции, а также предоставляла поддержку и обучение для сотрудников.
Опытная команда играет ключевую роль в успешном внедрении системы. Они помогут с техническими вопросами и обучат сотрудников, чтобы все могли легко пользоваться новой системой.
После внедрения автоматизации компании замечают, что процессы становятся проще, время обработки заявок сокращается, а данные становятся более точными.
Правильный подход к автоматизации позволяет лучше планировать закупки, находить более выгодные предложения и снижать общие расходы. Используя решения Bidmart, компании могут значительно повысить свою эффективность и снизить затраты, что в конечном итоге улучшит их финансовые результаты.