В 2020 году пандемия показала, что некоторые белорусские бизнесы оказались неготовыми к удаленке. Кто-то «просел» в доходе, а кто-то полностью заморозил бизнес-процессы. И хотя карантин миновал, удаленный способ работы остается актуальным.
О его плюсах и минусах читайте здесь.
Основной способ взаимодействия удаленщиков — видеоконференции. Как подготовиться к звонку и провести его продуктивно, читайте в статье.
Лайфхак 1. Выберите платформу
Используйте сервис, которым пользуются участники встречи или который не требует дополнительных скачиваний. Например, если у сотрудника или клиента нет программы, пригласите их присоединиться к конференции по ссылке.
Также платформа должна поддерживать мобильную и десктопную версии, чтобы подключиться к звонку с любого устройства.
Лайфхак 2. Планируйте заранее
Чтобы конференция не застала ее участников в неподходящем месте, выбирайте время для звонка за несколько дней. А также планируйте продолжительность встречи.
Бонусом будет, если ваша программа интегрируется с командным календарем. Так команда или клиенты освободят слот в своем графике и смогут полностью сосредоточиться на задачах.
Лайфхак 3. Подготовьте рабочее место
Проводите конференции в тихом месте с хорошим освещением и стабильным интернетом. Вас никто не должен отвлекать во время звонка. Постарайтесь отключить на время встречи все уведомления.
Выбирайте сервисы с функцией размытия фона или установки фонового изображения. Они подстрахуют вас, если обстановка вокруг не соответствует мероприятию. В кадр не попадет ничего лишнего.
Лайфхак 4. Протестируйте оборудование, интернет
Настройки экрана или звука во время звонка могут затянуть встречу. Сделайте пробное подключение накануне. Во время него настройте все необходимое.
Если планируете демонстрировать свой экран или презентацию, также потренируйтесь делать это во время тестового подключения.
Лайфхак 5. Помните об этикете
При проведении видеозвонка работают те же правила, что и для офлайн мероприятий. Поприветствуйте участников конференции. Представьтесь, если аудитория видит вас впервые. Кратко расскажите цель встречи и ее план. В конце попрощайтесь.
Организуйте платформу, в которой участники могут «поднять руку», если хотят что-то сказать. Так сотрудники или клиенты не будут перебивать друг друга, каждый сможет высказаться.
Лайфхак 6. Используйте демонстрацию экрана
Выбирайте сервисы с возможностью демонстрации экрана. Подкрепите свою речь списками, графиками, таблицами. Или покажите наглядно, как совершаете какое-то действие на своем экране. Это поможет лучше понять то, что вы хотите донести.
Лайфхак 7. Сделайте резюме встречи
Соберите итоги встречи в одном документе/сообщении. Так участники конференции не упустят важные поручения.
Чтобы не создавать такой документ с нуля, обратите внимание на сервисы, в которых есть готовый шаблон. Такие заготовки есть в сторонних программах, а еще более продвинутые решения есть в Битрикс24 Синк. Он формирует резюме после звонка, где автоматически указывает тему, дат и участников встречи. Останется заполнить повестку, поручения и оставить комментарии. Далее программа разошлет документ всем участникам конференции. Команда сможет редактировать его в режиме реального времени.
7 лайфхаков для видеоконференции
- Запланируйте конференцию заранее
- Выберите подходящее место
- Протестируйте оборудование, интернет
- Помните о правилах хорошего тона
- Используйте демонстрацию экрана
- Сделайте резюме встречи
Резюме
Чтобы конференция прошла гладко, подготовьтесь к ней заранее и выберите надежную платформу для видеосвязи. Программа должна обладать следующими функциями:
- иметь десктопную и мобильную версии;
- обеспечивать доступ без скачивания дополнительных программ;
- интегрироваться с календарем и другими сервисами;
- размывать фон или устанавливать фоновое изображение;
- обозначать участников, которые хотят высказаться;
- при необходимости демонстрировать экран участника;
- создавать резюме встречи.
Таким решением может быть Битрикс24 Синк. В сервисе есть все вышеперечисленные функции. Звонки не ограничены по времени, а участвовать в конференции смогут до 100 человек. Соединение через шифрованный обмен данными гарантирует защиту от прослушивания.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385