Бизнес — это открытая экосистема, в которой постоянно происходит обмен информацией с партнерами, клиентами и подрядчиками. Ежедневно компании используют различные сторонние онлайн-сервисы для обмена данными, в том числе и конфиденциальными. Сотрудники тонут в уведомлениях, а руководители теряют контроль над информационными потоками. Как объединить всю коммуникацию в одном защищенном пространстве и сохранить 100% эффективность?
Что такое Битрикс24 Коллабы?
Один клиент отправляет письма по электронной почте, другой пишет в Telegram, третий звонит в Zoom. И вот уже на компьютере сотрудника куча новых программ, в которых нужно зарегистрироваться и разобраться. Уведомления, которые постоянно приходят из разных сервисов, отвлекают от работы и нарушают концентрацию. Но если их отключить, велика вероятность упустить важную информацию или срочное сообщение, что может привести к ошибкам
Проблему можно решить с помощью одного инструмента — Битрикс24 Коллабы. Это «виртуальный офис» для совместной работы с внешними командами внутри онлайн-сервиса Битрикс24.
Всем участникам Коллабы доступны следующие функции:
- Централизованное общение — все обсуждения, файлы и задачи хранятся в одном месте. Вам не нужно переключаться между разными приложениями и сервисами.
- Интегрированные инструменты — в Коллабах есть чат, видеозвонки, задачи, файлы и календарь.
- Управление проектами — создавайте задачи, назначайте ответственных и устанавливайте дедлайны прямо из чата с клиентом.
- Совместная работа с документами — используйте отдельное облачное хранилище для создания, загрузки и совместного редактирования файлов.
- Планирование — создавайте события в общем календаре, упрощайте согласование встреч и дедлайнов с приглашенными участниками.
Внешним специалистам не нужно регистрироваться и проходить сложный онбординг, чтобы начать работу в Битрикс24. Ваши клиенты могут присоединиться к пространству с компьютера или телефона. Все возможности инструмента доступны как в веб-версии, так и в мобильном приложении.
Почему Коллабы безопасны при работе с внешними командами?
Когда работа с клиентами ведется в нескольких сторонних сервисах, команды обмениваются большим количеством информации ежедневно. В таких условиях сложно проследить что и кому было отправлено, а значит есть риск утечки данных.
Вот как Битрикс24 Коллабы обеспечивают безопасность вашей информации:
- Контроль прав доступа — подрядчики получают доступ только к выбранным разделам коллабы. Вы сами решаете, какие инструменты и данные будут доступны подрядчику. Например, можно разрешить ему комментировать задачи, но запретить загружать файлы или просматривать календарь.
- Шифрование и защита от взлома — все данные передаются по защищенным каналам (SSL) и хранятся с использованием современных алгоритмов шифрования. Даже если сотрудник случайно передаст пароль, двухфакторная аутентификация не позволит злоумышленнику войти в систему.
- Мониторинг действий — в онлайн-сервисе Битрикс24 можно отслеживать все изменения данных, а также посмотреть, кто и когда входил в систему, какие файлы скачивал. Вы сможете вовремя заметить подозрительные действия.
После завершения проекта отзовите доступ у внешнего пользователя. При этом в Коллабе сохранится вся история взаимодействия.
Как начать работу в Коллабах?
Вот 3 шага, как это сделать:
- Создайте Коллабу — для этого откройте раздел «Коллабы» на левой панели инструментов Битрикс24. Нажмите кнопку «Создать Коллабу» и введите ее название.
- Пригласите участников — выберите внутренних сотрудников из списка. Внешних участников можно добавить несколькими способами: через e-mail, по номеру телефона или с помощью ссылки. А в мобильном приложении Битрикс24 — еще и через QR-код.
- Настройте доступ — определите, кому и какие инструменты будут доступны. А также настройте уровни доступа для каждого инструмента: просмотр, редактирование и т. д.
Теперь можно приступать к работе! Загрузите необходимые файлы, поприветствуйте всех в чате или запланируйте командную встречу в календаре.
Резюме
Битрикс24 подходит для командной работы не только внутри компании. Коллабы позволяют эффективно взаимодействовать и с внешними командами, даже если они не используют онлайн-сервис. Гостям доступны все инструменты (чат, задачи, файлы, календарь) как в веб-версии, так и в мобильном приложении. Внешние участники получают доступ только к выбранным разделам. После завершения проекта можно отозвать доступ, сохранив всю историю работы. С Битрикс24 Коллабы сотрудничество становиться прозрачным и безопасным.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385