C 17 февраля 2025 года Wildberries перешел на работу с накладными только по ЭДО. Если вы являетесь поставщиком товаров на WB и не знаете, с чего начать обмен электронными накладными, мы все сейчас расскажем!
Введение
Давайте начнем с новых терминов.
ЭДО - электронный документооборот.
GLN - уникальный номер местонахождения организации. Это обязательный реквизит, который нужен при заполнении электронных накладных. Используется для идентификации точек продаж, складов, пунктов погрузки и разгрузки товаров и других структурных подразделений организации. У одной организации может быть один или несколько GLN, в зависимости от количества точек. Если по одному и тому же адресу расположены две организации, то у них будут разные GLN-номера. GLN-номер состоит из 13 цифр.
На каждую точку погрузки или разгрузки товара нужен отдельный GLN-номер. GLN предназначен исключительно для использования при электронном обмене данными.
GTIN - уникальный номер, который используется для идентификации товара в системах электронного документооборота. Также является обязательным реквизитом электронной накладной.
GTIN ограниченной циркуляции. Субъекты хозяйствования, обладающие правом использования GLN, зарегистрированных в ePASS, могут самостоятельно формировать GTIN-номера без внесения в ePASS описания товаров.
- При внутреннем перемещении (под внутренним перемещением понимается движение товаров между структурными подразделениями субъекта хозяйствования, местами осуществления деятельности субъекта хозяйствования (местами хранения, эксплуатации, производства, использования, реализации, добычи, заготовления), работниками организации, являющимися материально ответственными (ответственными) лицами).
- Бывших в употреблении, при их реализации (под реализацией товаров понимается передача товаров в собственность (хозяйственное ведение, оперативное управление) другому субъекту хозяйствования).
- У которых отсутствует GTIN, при их передаче в случаях, не являющихся реализацией, за исключением передачи товаров по договорам финансовой аренды (лизинга), а также по договорам комиссии, поручения и иным аналогичным договорам с целью их реализации. Т.е. если товар передается по договору комиссии, то использовать GTIN ограниченной циркуляции нельзя. Вышеназванные положения не распространяются на операции, связанные с оборотом прослеживаемых и маркируемых товаров.
ЭЦП - электронная цифровая подпись. Скорее всего она у вас уже есть, если вы подаете отчетность в МНС в электронном виде.
EDI-провайдер - аттестованный оператор ЭДО.
Шаг 1. Подключитесь к EDI-провайдеру
ООО "Бидмартс" является аттестованным EDI-провайдером.
Для подключения зарегистрируйтесь в Bidmart EDI: нажмите кнопку Регистрация в правом верхнем углу сайта. В открывшемся окне укажите УНП организации и актуальный адрес электронной почты. В дальнейшем все уведомления и рассылки от платформы Bidmart EDI будут приходить на указанный e-mail.
Далее добавьте контактный номер телефона и ознакомьтесь с Публичным договором и Политикой конфиденциальности.
Нажмите кнопку Зарегистрироваться. На указанную ранее электронную почту придет письмо со ссылкой для завершения регистрации.
Пройдите по ссылке и задайте пароль.
Шаг 2. Получите GLN-номер
Для получения GLN рекомендуем пройти пошаговый алгоритм на сайте Центра систем идентификации. Срок действия одного GLN-номера длится 12 месяцев. К моменту окончания срока GLN-номера Центр систем идентификации направит на электронную почту, которую вы укажете при получении GLN-номера, письмо с напоминанием о продлении и дальнейшими инструкциями.
Обратите внимание: если вы являетесь импортером или производителем товаров, то кроме GLN-номера вам понадобятся GTIN-номера на товары. Это нужно учитывать на этапе получения GLN, т.к. порядок будет отличаться.
GLN бывают 2 типов:
- с правом присвоения товарам белорусских GTIN;
- без права присвоения товарам белорусских GTIN.
Выбор GLN зависит от того имеют ли уже ваши товары GTIN.
Всего могут быть 3 ситуации:
а) если у товаров уже есть белорусские GTIN (префикс страны – первые три цифры под штрих-кодом – 481 -Беларусь), то они уже зарегистрированы в ePASS. Дополнительных действий не требуется. Т.е. вам понадобится только получить GLN-номер без права присвоения товарам белорусских GTIN.
б) если у товаров есть иностранные GTIN (префикс страны не 481), то их можно зарегистрировать в ePASS без необходимости получения белорусских GTIN, т.е. вам нужен будет обычный GLN-номер без права регистрации GTIN-номеров. Для этого сначала нужно убедиться в легальности иностранных GTIN. В случае подтверждения легальности иностранных GTIN необходимо заключить договор на их регистрацию в ePASS. После этого подать заявку на регистрацию товаров.
Справочно. 13-разрядные ISBN-коды (книги), ISSN-коды (периодические печатные издания), ISMN-коды (музыкальные издания) регистрируются в ePASS в том же порядке, что и иностранные GTIN.
в) если у товаров нет GTIN, то вы можете от лица своей организации (ИП) присваивать товарам белорусские GTIN в системе ГС1 Беларуси. Для этого необходимо заключить договор на получение GLN-номера с правом присвоения товарам белорусских GTIN-номеров. После этого подать заявку на регистрацию товаров.
Шаг 3. Получите GTIN-номера на товар
Организация, ИП самостоятельно обращается за выдачей GTIN-номера на товар, если импортирует или производит этот товар.
Если вы купили товар у белорусского производителя, то у товара уже может быть GTIN-номер. Найти его можно в личном кабинете epass.by. Доступ к этому кабинету организация получает после приобретения GLN-номера. В случае наличия у пользователя действующего договора по услугам системы ePASS, необходимо прислать отсканированное письмо-запрос на почту support_epass@ids.by.
Шаг 4. Установите сертификат ЭЦП
Для работы с электронными документами вместо собственноручной подписи сотрудника нужна ЭЦП. Если у вас уже имеется флешка с ЭЦП, которой подписываете ЭСЧФ и налоговые декларации, подойдет она.
Если нет, то приобрести её можно в ближайшем регистрационном центре. После получения сертификата ЭЦП не забудьте установить его на свой компьютер.
Обращаем внимание: для лиц, которые будут от имени организации подписывать электронные накладные, нужно приобретать атрибутные сертификаты. Их также выдают в регистрационных центрах.
Шаг 5. Выберите подходящий тарифный план
Bidmart EDI создан специально для организаций любого размера от ИП до крупных холдингов. Наши специалисты помогут вам с выбором оптимального тарифа под ваши нужды и запросы.
Для подключения обращайтесь по номеру +375 29 617 30 09.
Почему Bidmart?
- Быстрое подключение.
- Поддержка 24/7.
- Гибкие тарифы для ИП и крупных компаний.
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444