Как проверить главного бухгалтера и не потерять контроль над финансами
Передать бухгалтерию штатному специалисту или на аутсорсинг можно, но это не означает, что директору больше не нужно вникать в учет. Руководитель отвечает за его организацию и хранение документов, а бухгалтер должен обеспечить правильное отражение операций и своевременную отчетность. Как проверить качество работы бухгалтерии, какие документы и показатели контролировать и когда стоит привлечь независимого специалиста, рассказывает Марта Бельская, директор ООО «Кип ин ло».
Бухгалтерия нужна не только для отчетности
Задача бухгалтерии не сводится к сдаче деклараций и закрытию отчетных периодов. Ее данные должны помогать руководителю понимать, что происходит с бизнесом: сколько денег доступно, кто задерживает оплату, какие обязательства предстоит исполнить, где растет себестоимость и какие направления приносят прибыль.
! Если бухгалтерия работает только ради отчетности, проблемы становятся заметны слишком поздно. Например, компания показывает прибыль, но не может вовремя рассчитаться с поставщиками: покупатели задерживают платежи, на складе накапливаются неликвидные товары, а деньги уже нужны для выплаты зарплаты и налогов.
При этом бухгалтерский учет и управленческая отчетность не одно и то же. Бухгалтер отражает хозяйственные операции по установленным правилам. Управленческие отчеты помогают оценивать рентабельность, планировать платежи и принимать решения. Если руководителю нужны такие данные, это следует отдельно закрепить в задачах бухгалтера или финансового специалиста.
Кто за что отвечает по закону
Основной документ в этой сфере – Закон Республики Беларусь от 12 июля 2013 года № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».
Руководитель выбирает, как организовать учет: создать бухгалтерскую службу, поручить работу главному бухгалтеру или заключить договор с организацией либо индивидуальным предпринимателем, оказывающими бухгалтерские услуги. Руководитель микроорганизации, товарищества собственников, общественной или религиозной организации вправе вести учет самостоятельно, если соответствует установленным требованиям.
При этом директор обязан организовать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, создать необходимые условия и обеспечить выполнение сотрудниками требований главного бухгалтера по оформлению и передаче документов. Кроме того, руководитель отвечает за организацию хранения первичных документов, учетных регистров и отчетности, включая защиту от несанкционированного доступа.
На главного бухгалтера или внешнего исполнителя возлагаются формирование учетной политики, постановка и ведение учета, подготовка и своевременное представление отчетности. При назначении или увольнении главного бухгалтера, а также при передаче учета внешнему исполнителю прием и сдачу дел оформляют актом. В нем стоит зафиксировать не только перечень документов, но и состояние учета, незакрытые вопросы и сроки ближайшей отчетности.
Для главного бухгалтера обычной организации предусмотрены квалификационные требования: высшее или среднее специальное образование, дающее право работать по специальности бухгалтера, стаж работы по специальности не менее трех лет и отсутствие непогашенной или неснятой судимости за преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности. Для общественно значимых организаций, банков и страховщиков действуют отдельные требования, включая профессиональную сертификацию в предусмотренных законом случаях.
Поэтому утверждение, что директор отвечает за все ошибки бухгалтерии, некорректно. Ответственность зависит от конкретных обязанностей и обстоятельств нарушения. Сотрудники, которые составляют и подписывают первичные документы, отвечают за их правильное и своевременное оформление, а также достоверность сведений.
Отдельное правило действует при разногласиях по конкретной хозяйственной операции. Если руководитель письменно распоряжается отразить операцию в учете вопреки позиции главного бухгалтера или внешнего исполнителя, ответственность за эту операцию, ее документальное оформление и отражение в учете несет руководитель.
За нарушения порядка ведения учета и составления отчетности статья 12.32 КоАП предусматривает штраф до 20 базовых величин. За уничтожение или сокрытие документов до истечения срока хранения предусмотрен штраф от 50 до 100 базовых величин, а за утрату документов из-за необеспечения их сохранности – от 4 до 35 базовых величин.
Даже опытный бухгалтер не обеспечит качественный учет, если подразделения несвоевременно передают документы, договоры хранятся в переписках, а складские остатки никто не сверяет. Поэтому сначала проверьте, как организован процесс.
Ответьте на пять вопросов:
- Кто оформляет документы по каждой операции и кто проверяет их правильность?
- В какой срок документы должны попасть в бухгалтерию и кто контролирует соблюдение сроков?
- Где хранятся бумажные оригиналы и электронные документы?
- Кто отвечает за сверки с контрагентами, инвентаризацию, учет кассы и склада?
- Как фиксируются ошибки и кто контролирует их исправление?
Эти правила стоит закрепить в графике документооборота или внутреннем регламенте. Сотрудники должны понимать, какие документы, кому и когда передавать. Не следует строить систему на памяти одного человека или пересылке файлов в личных мессенджерах.
Проверьте и цифровую инфраструктуру. У руководителя должен быть предусмотренный внутренними правилами доступ к необходимым отчетам и учетной базе. Важно регулярно создавать резервные копии и разграничивать права доступа. Электронные подписи и учетные записи должны использоваться уполномоченными лицами, а не передаваться между сотрудниками. При смене бухгалтера необходимо зафиксировать передачу базы, документов, календаря отчетности и незавершенных задач.
Проверьте первичные документы
Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться первичным учетным документом. По статье 10 Закона № 57-З его составляют во время операции или, если это невозможно, непосредственно после нее.
В документе должны быть наименование и дата, сведения об организации и участниках операции, ее содержание и основание, натуральные или стоимостные показатели, а также данные и подписи ответственных лиц.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными. Поэтому отсутствие синей печати само по себе не означает нарушение. Важны обязательные реквизиты, требования к конкретному документу и надлежащее подписание. Если для определенной операции не предусмотрена обязательная форма, организация вправе утвердить ее самостоятельно.
Для выборочной проверки возьмите несколько операций за последний месяц и проследите всю цепочку: договор или другое основание, накладная либо акт, отражение в учете, оплата и налоговые последствия. Сверьте даты, суммы, контрагентов и фактическое содержание сделки. Отдельно проверьте документы по возвратам, списанию товаров, командировкам, подотчетным суммам, основным средствам и расчетам с персоналом.
Ошибки или отсутствие первичных документов создают риск споров с налоговыми органами, искажения отчетности и непризнания отдельных расходов или вычетов. Но последствия зависят от конкретной операции и требований законодательства: не каждый недочет автоматически приводит к доначислению налогов.
Учетная политика должна соответствовать бизнесу
Попросите показать действующее положение об учетной политике. В нем закрепляют рабочий план счетов, используемые формы первичных документов, форму бухгалтерского учета, порядок инвентаризации и другие способы организации учета.
Документ должен соответствовать реальным процессам компании. Например, у производства важно корректно учитывать затраты и себестоимость, у торговли – движение товаров, возвраты и скидки, у компании с внешнеэкономическими операциями – валютные сделки и расчеты с иностранными контрагентами.
! Если учетная политика описывает один процесс, а сотрудники фактически работают иначе, это повод разобраться. Важно также следить за изменениями законодательства и своевременно корректировать документы.
Есть и актуальный нюанс для Беларуси. С 1 января 2024 года организации не обязаны ежегодно представлять положение об учетной политике в налоговый орган к 31 марта. Однако при внесении изменений и дополнений их необходимо представить не позднее 30 календарных дней со дня утверждения.
Какие цифры директор должен видеть каждый месяц
Одной обязательной бухгалтерской отчетности часто недостаточно для оперативного управления. Согласуйте с бухгалтером регулярный пакет управленческих данных. Минимум – остатки денег на счетах и в кассе, календарь обязательных платежей, дебиторская и кредиторская задолженность с указанием просрочки и прогноз движения денежных средств на ближайшие 8–13 недель.
В зависимости от специфики бизнеса добавьте динамику себестоимости и маржинальности по товарам или проектам, остатки и оборачиваемость запасов, результаты инвентаризаций, план налоговых платежей и информацию о крупных обязательствах.
Не обязательно сразу внедрять дорогую систему. На первом этапе подойдет понятный шаблон, который регулярно обновляется и сверяется с учетными данными. Главное, чтобы руководитель получал информацию вовремя и мог сравнивать показатели за разные периоды.
Попросите бухгалтера объяснить изменения:
- Почему выросла дебиторская задолженность и когда ожидаются платежи?
- Какие крупные выплаты предстоят в ближайший месяц?
- Какие налоги и взносы нужно уплатить и в какие сроки?
- Почему изменилась себестоимость или снизилась маржа?
- Есть ли расхождения по складу и каковы их причины?
Если ответы приходится каждый раз собирать по разным файлам, проблема может быть не в квалификации бухгалтера, а в организации процессов.
Признаки проблем в бухгалтерии
Обратить внимание стоит на повторяющиеся ситуации:
- отчетность и сверки постоянно готовятся в последний момент, сроки срываются;
- бухгалтер не может быстро показать остатки, долги и ближайшие обязательства;
- документы хранятся хаотично, нет понятного порядка передачи и архивирования;
- ошибки повторяются, но никто не контролирует их исправление;
- отсутствуют резервные копии учетной базы или непонятно, кто имеет доступ к данным;
- директор узнает о налоговых платежах, просрочках и проблемах с документами в последний момент;
- бухгалтер не отслеживает изменения законодательства или не может объяснить, как новое правило влияет на компанию.
Один такой признак еще не доказывает некомпетентность или недобросовестность. Но несколько повторяющихся проблем – основание провести внутреннюю проверку, пересмотреть регламенты или привлечь независимого специалиста.
Как выбрать бухгалтера и когда нужен внешний контроль
При найме проверяйте не только стаж, но и опыт в вашей отрасли. У производственной компании, магазина, строительной организации и IT-бизнеса разные учетные процессы и налоговые риски. Уточните, с какими режимами налогообложения, электронными документами, валютными операциями, складским учетом и расчетом зарплаты кандидат работал на практике.
Попросите разобрать несколько ситуаций, похожих на реальные задачи компании, и объяснить решение простыми словами. Полезно запросить рекомендации с предыдущих мест работы и заранее договориться о составе регулярной отчетности, сроках закрытия месяца и порядке консультаций.
Если учет передается внешней бухгалтерской компании или ИП, закрепите в договоре перечень услуг, ответственность сторон, порядок обмена документами и действия при прекращении сотрудничества. Акт приема-передачи дел должен фиксировать не только документы, но и незавершенные задачи.
Не путайте функции специалистов. Бухгалтер отражает хозяйственные операции и готовит отчетность. Аудитор дает независимое мнение о достоверности отчетности в рамках проверки, но не заменяет ежедневный контроль и не гарантирует отсутствия любых ошибок. Ревизия или независимая проверка могут быть направлены на конкретные вопросы: расчеты с контрагентами, кассу, склад, налоги или отдельный период. Финансовый директор занимается бюджетированием, денежными потоками, рентабельностью и финансовыми решениями.
Плановая проверка полезна при смене главного бухгалтера, быстром росте бизнеса, изменении налоговой модели или запуске нового направления. До начала работы согласуйте период, перечень вопросов, доступ к документам и формат результата: выявленные риски, их причины и конкретные рекомендации.
Что в итоге?
! Директору не нужно становиться бухгалтером, но важно понимать ключевые показатели бизнеса, иметь доступ к данным и контролировать процесс.
В хорошо организованном учете нет зависимости от одного человека, потерянных документов и сюрпризов в день уплаты налогов. Хороший бухгалтер не только сдает отчетность, но и заранее сообщает о рисках. Задача руководителя – создать систему, в которой это возможно.