- Зачем нужен партнер по тревел-менеджменту?
- На что ориентироваться при выборе партнера по тревел-менеджменту?
- Принципы выбора
- Легкое бронирование жилья, билетов и других услуг
- Решение различных задач компании в организации поездок
- Внимание к деталям поездки: от трансфера до экскурсий
- Предложения актуальные для вашего бизнеса
- Организация мероприятий под ключ на месте
- Понимание и принятие ваших тревел-политики и правил компании
- Налаженная прозрачная отчетность
- Гибкая реакция на кризисные ситуации и быстрое решение проблем
- Хорошая репутация на рынке услуг
Постоянные командировки сотрудников, организация конференций, поиск оптимальных маршрутов и отелей – все это может стать настоящей головной болью для любой компании. Егор Карпович, сооснователь и директор по продукту и инновациям TravelHub, поделился своим опытом и дал ценные советы о том, как выбрать надежного партнера по тревел-менеджменту, который поможет оптимизировать расходы, сэкономить время и сделать деловые поездки максимально комфортными.
Зачем нужен партнер по тревел-менеджменту?
В моей практике, я не раз убеждался, что работа с компаниями тревел-менеджмента может существенно облегчить существование любого бизнеса, особенно когда речь идет о командировках и деловых поездках. Я приведу лишь несколько причин, почему партнерство с компаниями по тревел-менеджменту необходимо современному бизнесу.
Первое, и самое очевидное, это экономия времени. Представьте, сколько часов уходит на поиск билетов, бронирование отелей, сравнение цен и организацию трансферов. Компания по тревел-менеджменту берет это на себя, освобождая ваших сотрудников для более важных задач.
Сокращение расходов – еще один весомый аргумент. Благодаря налаженным связям с поставщиками, вам могут предложить выгодные тарифы на авиабилеты, проживание и другие услуги. Вы сможете сэкономить минимум до 20%. Также вы можете получить помощь в оптимизации тревел-бюджета и устранении ненужных затрат.
В целом, любой тревел-помощник должен предоставлять полную прозрачность расходов на командировки, позволяя контролировать бюджет и отслеживать эффективность тревел-политики. Также вы забудете о ручном сборе данных и формировании отчетов. Тревел-помощники предоставляет автоматизированные отчеты, которые помогут вам анализировать расходы и принимать обоснованные решения.
В любой момент времени, где бы ни находился ваш сотрудник, он может рассчитывать на помощь и поддержку со стороны тревел-консультанта. Более того тревел-компании отслеживает ситуацию в регионах, куда направляются ваши сотрудники, и принимают необходимые меры для обеспечения их безопасности.
Комфортные и хорошо организованные командировки положительно влияют на мотивацию и производительность сотрудников. А передача задач по тревел-менеджменту позволяет компании сосредоточиться на развитии своего бизнеса.
На что ориентироваться при выборе партнера по тревел-менеджменту?
Выбор партнера по тревел-менеджменту – это важное решение, которое может существенно повлиять на эффективность работы вашей компании. Прежде чем заключить договор, я рекомендую обратить внимание на следующие моменты:
- Прежде всего, определите свои потребности. Четко сформулируйте, какие задачи вы хотите делегировать партнеру и какие результаты ожидаете получить.
- Изучите рынок. Ознакомьтесь с различными компаниями, предлагающими услуги по тревел-менеджменту, сравните их условия и цены. Обратите внимание на условия договора. Внимательно изучите все пункты договора, прежде чем его подписывать.
- Запросите отзывы. Поговорите с другими компаниями, которые уже работают с интересующими вас провайдерами, узнайте об их опыте сотрудничества.
- Оцените технологическую платформу. Платформа должна быть удобной в использовании, функциональной и обеспечивать интеграцию с вашими существующими системами.
- Узнайте о квалификации персонала. Убедитесь, что у партнера есть опытные и квалифицированные специалисты, которые смогут оперативно решать любые возникающие вопросы.
- Обратите внимание на репутацию компании. Проверьте, как давно компания работает на рынке, какие у нее достижения и есть ли какие-либо негативные отзывы. Убедитесь в наличии необходимых лицензий и сертификатов. Это подтверждает компетентность и надежность компании.
- Оцените предлагаемый уровень сервиса. Партнер должен быть готов оперативно реагировать на ваши запросы и предоставлять качественную поддержку.
- Проверьте наличие системы управления рисками. Партнер должен иметь четкий план действий в случае возникновения кризисных ситуаций. Узнайте о политике конфиденциальности. Убедитесь, что партнер надежно защищает ваши данные и соблюдает требования законодательства.
Принципы выбора
При выборе идеального партнера по тревел-менеджменту, стоит учитывать несколько ключевых аспектов, которые существенно влияют на эффективность сотрудничества. Для меня, как для сооснователя TravelHub, по сути аналогичного тревел-организатора поездок, всегда важно, чтобы наши клиенты получали максимально качественный сервис и оставались довольны. Поэтому я поделюсь принципами, которыми руководствуемся в нашей компании и на которые я рекомендую обратить внимание вам.
Легкое бронирование жилья, билетов и других услуг
При этом, платформа должна предлагать широкий выбор вариантов размещения и транспорта, чтобы можно было подобрать оптимальные решения для любого бюджета и предпочтений. Интеграция с популярными системами бронирования обеспечит доступ к самым актуальным предложениям, а возможность кастомизации настроек позволит адаптировать процесс бронирования под специфические требования компании.
Решение различных задач компании в организации поездок
Следующий важный момент – решение различных задач, связанных с организацией поездок. Оптимизация маршрутов поможет сократить время в пути и сэкономить деньги. Существенно упростит подготовку к поездке помощь в оформлении виз и других необходимых документов. Комфортное перемещение сотрудников между аэропортом, отелем и другими пунктами назначения обеспечит организация трансферов. Адаптироваться к новой обстановке и избежать недоразумений поможет предоставление информации о местных правилах и обычаях.
Внимание к деталям поездки: от трансфера до экскурсий
Внимание к деталям поездки также играет важную роль. Организация индивидуальных трансферов с учетом потребностей каждого сотрудника позволит максимально повысить комфорт поездки. А с пользой провести свободное время поможет предоставление информации о местных достопримечательностях и экскурсиях. Помощь в организации деловых встреч и мероприятий поспособствует продуктивным встречам с партнерами и клиентами. Делегировать решение мелких бытовых вопросов, связанных с поездкой, даст возможность предоставление консьерж-сервиса.
Предложения актуальные для вашего бизнеса
Компании важно, чтобы предложения были актуальны именно для ее бизнеса, учитывали специфику отрасли и потребности. Специальные тарифы и скидки для корпоративных клиентов позволят существенно сэкономить на командировках. А гибкая система лояльности будет вознаграждать сотрудников за частое использование услуг партнера, тогда как анализ тревел-расходов и предоставление рекомендаций помогут оптимизировать бюджет.
Организация мероприятий под ключ на месте
Помимо прочего, важна возможность организации мероприятий под ключ на месте, включая поиск подходящего места, организацию кейтеринга и технического обеспечения, подбор персонала и разработку развлекательной программы для участников.
Понимание и принятие ваших тревел-политики и правил компании
Компания должна быть уверена, что выбранный партнер понимает и принимает ее тревел-политику, а также внедряет и соблюдает эти устои. Система бронирования должна настраиваться в соответствии с требованиями. Кроме этого, тревел-партнер автоматически проверяет соответствие заказов требованиям и предоставляет отчетность о соблюдении.
Налаженная прозрачная отчетность
К слову, налаженная и прозрачная отчетность – еще один важный аспект. Необходимо предоставление подробных отчетов о тревел-расходах в удобном формате, анализа данных, исходя из которых будут выявляться возможности для оптимизации расходов. Не лишней будет кастомизация отчетов в соответствии с потребностями компании и автоматическая генерация отчетов.
Гибкая реакция на кризисные ситуации и быстрое решение проблем
В кризисных ситуациях важна гибкая реакция и быстрое решение проблем, включая оперативную помощь в случае отмены или задержки рейсов, организацию альтернативных вариантов размещения и транспорта, поддержку сотрудников в экстренных ситуациях и информирование о возможных рисках и мерах предосторожности.
Хорошая репутация на рынке услуг
И, конечно, необходимо выбирать партнера с хорошей репутацией на рынке услуг. Изучите отзывы и рекомендации от других компаний, оцените опыт работы и проверьте наличие необходимых лицензий и сертификатов. А если будет необходимо, то еще и встретьтесь с представителями компании для обсуждения условий сотрудничества.
Выбор партнера по тревел-менеджменту – это инвестиция в будущее вашей компании. Правильно выбранный партнер поможет сэкономить время и деньги, повысить эффективность работы сотрудников и обеспечить комфортные и безопасные деловые поездки.