Вам звонят из налоговой, потому что сотрудники забыли отправить важный отчет. Клиент ушел, ведь его заказ «потерялся» в неразобранной почте. В рабочем чате одновременно обсуждают поставки, счета и где лучше пообедать. Знакомая картина?
Мы разбираем 4 типичных кейса, в которых работа превратилась в настоящий квест. Читайте истории сотрудников, попавших в его ловушки, и узнайте, как их можно обойти при помощи онлайн-сервиса «Битрикс24».
Ошибка № 1: Использовать для рабочей коммуникации множество мессенджеров
Десятки чатов с клиентами и командой, иногда и в разных приложениях. Каждую ветку с сообщениями необходимо открывать отдельно. Десять окон, двадцать, тридцать, пятьдесят… Нужно оперативно реагировать на входящие звонки и сообщения, контролировать почту и мессенджеры, рассылать предложения и отчеты, держать в памяти историю коммуникации и список чатов.
Подслушано на форуме:
«Два года назад устроился в компанию: хорошие оклад и KPI, нормальный коллектив. Но оказалось, что у команды все переписки и с клиентами, и друг с другом идут в мессенджерах. Почему? Потому что так здесь привыкли делать.
Кому-то из клиентов не нравился тот или иной мессенджер, у кого-то он попросту не был установлен – количество чатов росло в геометрической прогрессии, а бесконечные напоминалки в них отвлекали от работы и раздражали, к тому же нужно было постоянно переключаться между диалогами с коллегами и клиентами. Ошибки из-за невнимательности у нас были нормой, как и "улетевшие в закат" дедлайны. Контролировать весь этот хаос было сложно и мучительно».
Решение – внутри задач и проектов
В платформе «Битрикс24» нет бесконечных чатов ради чатов. Переписки собираются вокруг конкретных задач и проектов: обсуждения, комментарии, файлы – всё на своем месте.
В поле зрения только те чаты, которые нужны для работы. Для взаимодействия с внешними подрядчиками и клиентами есть инструмент «Битрикс24 Коллабы» – отдельное пространство для решения всех вопросов.
Результатом переписки становятся задачи с ответственными и сроками.
Дедлайны не теряются в шуме уведомлений, а у команды всегда есть четкая картина по задаче: на какой она стадии и кто ответственный.
Ошибка № 2: Хранить все данные в таблицах и распечатывать документы на бумаге
Отчеты, гайды и другой мастхэв офисных будней распечатывается на принтере и раздается сотрудникам. Иногда сильная привязанность к бумажному документообороту сопровождается симпатией к таблицам.
Приходится в больших объемах закупать офисную бумагу. Разрозненные, стихийно созданные таблицы могут потеряться, если сотрудник забыл пароль от своего аккаунта.
Подслушано на форуме:
«Наша бухгалтерия однажды знатно "повеселилась" прямо перед отчетным периодом. В офисе на время профилактических работ без предупреждения отключили электричество. Все подсчеты хранились во всеми известной таблице. Сотрудники дружно поехали по домам, чтобы извлечь цифры. И вдруг оказалось, что не все помнят пароли от аккаунтов, а значит, не могут получить доступ к документам. Писали сисадмину, дозвонились только после вмешательства начальства ближе к вечеру. Итог: потерянный день, выговоры и нервы – досталось всем, даже электрикам».
Сейчас самое время перейти на облачные решения: до 31 августа действует акция «Лето с выгодой!» – скидки до 40 % на все тарифы «Битрикс24». Отличный шанс избавиться от бумажных архивов и навести порядок в документах.
Ответ – в облаке, а не на бумаге
С платформой «Битрикс24» отпадает необходимость распечатывать документы и бесконечные таблицы. Все договоры, счета и отчеты всегда под рукой и хранятся в облаке в электронном виде. Даже если выключат свет или сломается компьютер, доступ к файлам не потеряется.
В «Битрикс24» всегда видно, кто последний вносил правки в документ и когда это было сделано. Доступ можно разграничить для разных сотрудников и команд – удобно и безопасно при работе с важными данными.
Таблицы тоже никуда не исчезнут: данные из CRM легко выгружаются в .xlsx или .csv для анализа или резервного копирования. А встроенные отчеты помогают строить аналитику прямо внутри «Битрикс24».
Ошибка № 3: Передать все доступы и контроль задач одному сотруднику
Таких команд, кажется, не коснулась эпоха совместного доступа к документам и задачам. Весь контроль за бизнес-процессами и ключевыми коммуникациями лежит на плечах одного человека. Плохо, если этот герой заболел или ушел в отпуск, катастрофа – если решил уволиться.
Подслушано на форуме:
«Да, я тот самый незаменимый. За 15 лет работы дорос до финдиректора. Знал бизнес как свои пять пальцев. Однажды здорово поссорились с руководителем. На следующий день он вызвал меня к себе и предложил уйти по соглашению сторон. Я не спорил, понимал, что со своими навыками работу найду, а вот бизнес-процессы в компании пострадают. Так и вышло.
Уже через день мне звонили бывшие коллеги с вопросами по доступу к документам и не только, я и сам до конца не понимал, что занят в таком количестве задач. Писали и звонили потом еще активно пару недель. Всё им объяснял. Хотя пару раз схитрил и заставил их понервничать».
Процессы в системе, а не в голове
Вместо того чтобы держать все процессы в голове одного «незаменимого» сотрудника, в платформе «Битрикс24» задачи становятся прозрачными и распределенными: есть ответственный, соисполнители, сроки и история действий. Если кто-то уходит в отпуск или увольняется – команда видит, что нужно делать дальше, и продолжает работу без сбоев.
Распределить нагрузку между менеджерами помогает функция автоматического распределения задач в зависимости от загрузки сотрудников.
В CRM «человеческий фактор» минимизируется: AI анализирует историю клиентов, подсказывает, кому и что предложить повторно. Продажи движутся вперед, даже если кто-то из менеджеров «выпал» из процесса.
Ошибка № 4: Решать проблемы в последний момент
Помните ставшее мемом «Я сам решу. Сам решу-у-у-у»? У команды в дополнение к этому идет не всегда оправданная вера в свои силы. Решать проблемы принято по мере их поступления или в последний момент.
Например, клиент злится, что ему по ошибке прислали чужой счет. Или банк случайно проигнорировал заявку на оформление кредита. Как исправить эти ситуации?
Принцип «быстро всё сам решу» явно играет в минус, ведь вернуть доверие клиента не всегда возможно.
Подслушано на форуме:
«Когда запускали стартап, ни у кого из команды не было опыта в управлении рабочими процессами. Все до этого были исполнителями – кто в найме, кто на фрилансе. Перед стартом проекта, казалось, обсудили всё самое важное: формат и очередность работы, проведение платежей, работу с налоговой и т. д. Не учли одного: всё может пойти не по плану. Думали, что вырулим, если что, ведь мы сами – опытные инженеры.
Проблемы начались уже на старте. Один из разработчиков "проспал" дедлайн, о чем знали в команде, но решили не сообщать руководству. Далее клиент прислал правки в собственное техническое задание, потому что передумал, хотя все сроки для этого прошли. Здесь уже "накосячил" бизнес-аналитик, приняв их и передав разработчикам. Проект в итоге мы делали не три месяца, а пять. И пришлось подвинуть другие задачи. Опыт показал: нам нужны строгая дисциплина и прозрачность процессов, а это значит – автоматизация процессов и контроль».
Как держать дедлайны на контроле?
В «Битрикс24» всё прозрачно: руководитель сразу видит, как продвигаются задачи, и может заметить проблему еще на старте, а не через месяц на ретроспективе. Это позволяет вовремя включаться в проект и соблюсти сроки. Регулярная оценка эффективности помогает понять, кто из подчиненных перегружен или не справляется, и вовремя распределить задачи.
В работе с клиентами система исключает дубли и разрозненные записи – вся информация хранится в одной карточке. История общения под рукой и никогда не теряется.
Комментарий компании Lerna:
Валерия Барабанова
Заместитель начальника отдела автоматизации Lerna
– Изучили кейсы, о которых рассказывается выше. Да, подобные истории – не редкость. Сотрудников можно понять: работать в компании с неналаженными и разрозненными бизнес-процессами может быть сложно. Проблемы здесь возникают нередко: и с распределением задач, и с их выполнением, и с коммуникацией.
У руководителей тоже есть свои «боли» – сложности с контролем выполнения задач, определением эффективности сотрудников, коммуникацией, получением фидбэка от команды и многим другим.
Нашей компании удалось избежать этого негативного опыта.
Поскольку Lerna – это крупная техобразовательная платформа, об автоматизации задумались практически со старта, еще пять лет назад.
Искали оптимальное решение для объединения сотрудников в одну систему и организации проектной работы в ней. В итоге выбрали платформу «Битрикс24» – нам подошли ее инструментарий и возможности интеграции в инфраструктуру.
Мы используем «Битрикс24» для управления проектами и эффективного взаимодействия между командами компании: автоматизации, маркетинга, продаж, HR, юридического и отдела кадров. Для этого настроены воронки типа «Канбан», позволяющие точно отслеживать статус задач и сделок. Это способствует формированию спринтов, упрощает обсуждение задач и ускоряет их согласование.
Например, мы полностью автоматизировали процесс рекрутинга. Как только руководитель создает заявку на найм, система автоматически запускает процесс согласования всеми заинтересованными. После одобрения вакансия публикуется на рекрутинговых сайтах, а все отклики кандидатов мгновенно попадают в общую воронку. Это дает HR и руководителю полный обзор в реальном времени: они видят всех соискателей, их статусы и историю коммуникации. Весь процесс – от первого отклика до выхода сотрудника – происходит внутри системы, что существенно ускоряет наем и повышает прозрачность каждого этапа.
Если говорить о преимуществах интеграции, я назвала бы улучшение командной работы, автоматизацию процессов и рутинных задач, отказ от дополнительных платных сервисов, что приводит к экономии ресурсов.
Чат-драма, забытые дедлайны и потерянные клиенты случаются во многих компаниях. Хорошая новость – это не норма. Достаточно выстроить процессы так, чтобы они не зависели от одного сотрудника и не терялись в переписках. Онлайн-сервис «Битрикс24» превращает хаос в систему, а работу – в управляемый процесс.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385