«Отмена рейса, проблемы с бронью и паспортом». С какими форс-мажорами сталкивается бизнес, организуя поездки своими силами?
Организовать поездку за границу, самостоятельно забронировав билеты и отель, – задача несложная. Но в бизнес-туризме любой форс-мажор может обойтись путешественнику слишком дорого. Цена ошибки в таком случае – это не просто испорченный отпуск, а упущенная выгода, сорванные переговоры и стресс для руководства. Рассказываем, что важно учесть при организации зарубежных командировок.
- Ловушка дешевых билетов: почему экономия при бронировании может обойтись вдвое дороже
- Что делать, если в путешествии все пошло не по плану?
- Почему групповые поездки – это сложная логистика, а не просто бронь?
- Овербукинг, потеря паспорта и другие форс-мажоры
- О чем нужно помнить, бронируя поездку самостоятельно
Ловушка дешевых билетов: почему экономия при бронировании может обойтись вдвое дороже
Сегодня организовать деловую поездку – дело пяти минут. Билет можно купить на сайте авиакомпании, отель забронировать в два кли, трансфер заказать через приложение, а маршрут собрать из десятка онлайн-сервисов.
Для простой командировки этого может быть достаточно. Проблемы начинаются в тот момент, когда что-то выходит за рамки заранее спланированного сценария. Рейс отменяют, стыковка срывается, отель не находит бронь, платеж по карте не проходит, багаж оказывается не включен в тариф, а купленные отдельно билеты разных авиакомпаний перестают стыковаться друг с другом.
По словам Ольги Разборуской, руководителя авиаотдела компании «Вокруг света», при покупке авиабилета многие обычно сравнивают цену, время вылета и количество пересадок. Но нюанс в том, что у каждого тарифа свои условия.
– Самый дешевый билет может оказаться невозвратным. Изменение даты может стоить почти столько же, сколько новый билет. В стоимость может не входить багаж. Иногда тариф ограничивает даже выбор места или порядок регистрации. Пока поездка идет по плану, эти ограничения незаметны. Но, если планы меняются, разница становится существенной. Та же ситуация с отелями. Невозвратный тариф обычно дешевле, однако при отмене поездки гостиница может удержать всю стоимость проживания. Более гибкий тариф стоит дороже, зато оставляет пространство для маневра, объясняют специалисты.
– Одна из частых ошибок – собирать сложную поездку из отдельных дешевых билетов. Например, первый перелет выполняет одна авиакомпания, а второй – другая. Между рейсами всего несколько часов, и на экране маршрут выглядит вполне логично. Но, если первый самолет задержится, вторая авиакомпания не будет ждать пассажира. Человек пропускает следующий рейс и оказывается перед необходимостью самостоятельно покупать новый билет. Для командированного сотрудника это не только лишние расходы, но и риск опоздать на переговоры, ради которых затевалась поездка, – продолжает Ольга.
Еще один нюанс, на который редко обращают внимание – пересадка в аэропортах. Короткая стыковка рейса на бумаге не всегда в реальности может быть таковой. «Вам может потребоваться перейти между терминалами, пройти дополнительный контроль, получить и заново сдать багаж или повторно зарегистрироваться. Особенно легко ошибиться, если аэропорт незнакомый», – обращает внимание Ольга Разборуская.
В результате маршрут, который выглядел оптимальным при бронировании, может оказаться слишком рискованным. Для того, чтобы избежать срыва планов, нужно знать нюансы конкретного аэропорта, проверять условия транспортировки багажа и другие нюансы.
Что делать, если в путешествии все пошло не по плану?
Пока все идет по запланированному сценарию, у путешественников редко возникает необходимость взаимодействовать с сотрудниками авиакомпании. Отмена или серьезная задержка рейса могут резко изменить ситуацию.
– Нужно понять, какие есть альтернативы, можно ли бесплатно изменить билет, кто отвечает за следующую составляющую маршрута, где переночевать, как добраться до отеля и что делать с уже оплаченными услугами. При этом проблема может возникнуть ночью, в выходной день или уже в аэропорту другой страны. Самостоятельному путешественнику приходится одновременно искать информацию, дозваниваться в поддержку, сравнивать варианты и принимать решение, а это всегда стресс, – отметили в «Вокруг света».
В некоторых случаях скорость имеет значение: чем позже найден новый билет или гостиница, тем меньше выбор и выше цена.
– Опоздание на один рейс может запустить цепочку проблем, которую придется решать уже не с одной компанией, а сразу с несколькими.
Еще одна ситуация, которая кажется маловероятной до тех пор, пока не происходит на практике: человек приезжает в гостиницу, показывает подтверждение, а на стойке регистрации не находят бронирование.
Причины могут быть разными: ошибка в данных, задержка передачи информации между системами, проблема со стороны площадки бронирования или просто человеческий фактор. И здесь, по словам специалистов, недостаточно показать письмо с подтверждением.
– Нужно выяснить, действительно ли бронь оплачена, связаться с площадкой или отелем, найти решение на месте. Если гостиница переполнена, вопрос становится еще сложнее. Отдельная история – депозит. Некоторые отели временно блокируют определенную сумму на карте. Для путешественника это может стать неожиданностью, особенно если бюджет поездки рассчитан практически впритык.
Почему групповые поездки – это сложная логистика, а не просто бронь?
При самостоятельном планировании поездки есть соблазн сравнивать предложения исключительно по финансовым затратам. Стоит иметь в виду, что итоговая цена складывается не только из стоимости билета и номера.
К дешевому авиабилету может добавиться багаж. К недорогому отелю – депозит или платные услуги. К привлекательному маршруту – трансфер между аэропортами. К отдельным билетам – новый перелет, если первая часть маршрута сорвется.
– Есть и менее очевидная плата – время. На поиск билетов, сравнение тарифов, проверку правил въезда, переписку с отелями и решение проблем в поездке приходится тратить часы.
По словам Лидии Саут, руководителя отдела корпоративного обслуживания компании «Вокруг света», во время отпуска это может обернуться обычным дискомфортом. Для рабочей поездки последствия могут быть серьезнее: сотрудник может потерять рабочее время, пропустить встречу или не успеть на мероприятие.
– Организовать поездку для одного-двух человек относительно просто. При групповой поездке все складывается иначе, – говорит Лидия. – Если нужно отправить несколько десятков сотрудников в один город, уже недостаточно просто найти подходящий рейс. Приходится синхронизировать перелеты, гостиницы, трансферы и расписание. Например, один из крупных кейсов «Вокруг света» – поездка примерно на 2 000–2 500 человек в Турцию. Сотрудники IT-компании летели из разных стран, чтобы провести несколько дней вместе. Еще один – масштабная поездка в Мюнхен, во время которой нужно было разместить гостей сразу в пяти отелях. Причем люди были разного уровня и статуса, поэтому расселение нельзя было организовать по принципу «всем один отель».
Если участники прилетают из разных стран, количество вариантов и потенциальных проблем может увеличиться. У каждого свой маршрут, тариф, багаж и время прибытия.
– При большой группе возникает еще одна проблема: даже небольшой сбой начинает влиять на остальных. Один человек не успел на рейс – его нужно отдельно разместить и доставить к месту назначения. Один участник потерял документ – приходится менять планы. Несколько человек задержались – может нарушиться общий трансфер или программа мероприятия. Поэтому поездка группы из нескольких сотен человек – это уже скорее логистическая задача, чем обычное бронирование путешествия.
По словам представителей компании «Вокруг света», есть направления, где привычная схема «купил билет – забронировал отель – приехал» работает хуже.
Могут отличаться платежные системы, цифровые сервисы, правила регистрации, способы коммуникации с гостиницами и транспортными компаниями.
Например, при поездке в Китай, где сотрудники гостиницы или локальных компаний не всегда свободно говорят на английском, решение простой проблемы может занять значительно больше времени.
Поэтому перед самостоятельной поездкой важно заранее выяснить не только как туда добраться, но и как на месте решаются бытовые и организационные вопросы.
Овербукинг, потеря паспорта и другие форс-мажоры
Многие проблемы в путешествиях и командировках невозможно предусмотреть заранее. Можно забыть вещи, потерять телефон, повредить документ или столкнуться с ситуацией, которая напрочь выбьет из колеи.
– Недавно у нас был случай, когда на Бали во время корпоративной поездки у одного из участников в сумке открылась бутылка воды. Паспорт промок настолько, что пострадала печать. Формально это уже серьезная проблема: человек находится за границей с поврежденным документом. Ситуацию спас сопровождающий сотрудник агентства. Он сразу подключился к решению вопроса, связался с нужными структурами и помог клиенту пройти необходимые процедуры.
Еще один пример – овербукинг, когда авиакомпания продает больше билетов, чем мест на борту.
– Пассажиру могут предложить перенести перелет на следующий день. Для одного человека это неприятность. Для группы последствия гораздо серьезнее: меняется программа, трансфер, гостиница и дальнейший маршрут. Именно такие ситуации показывают главный недостаток самостоятельной организации: заранее можно идеально составить маршрут, но нельзя заранее знать, насколько хорошо придется разбираться с последствиями сбоя.
О чем нужно помнить, бронируя поездку самостоятельно
По словам специалистов туристического агентства «Вокруг света», самостоятельно организовать поездку несложно, но перед оплатой билетов стоит проверить несколько вещей.
- Условия авиабилета. Можно ли его вернуть или изменить? Что входит в тариф? Есть ли багаж?
- Стыковки. Это единый билет или два независимых бронирования? Нужно ли получать багаж и проходить регистрацию заново?
- Аэропорт пересадки. Сколько терминалов, далеко ли они друг от друга, потребуется ли дополнительный контроль?
- Условия отеля. Когда можно бесплатно отменить бронь? Есть ли депозит? Какие карты принимают? Включены ли налоги и дополнительные сборы?
- План Б. Что вы будете делать, если рейс отменят, задержат или перенесут?
- Документы. Подходит ли паспорт для поездки, достаточно ли срока его действия, нужны ли визы, разрешения или дополнительные документы?
- Отчетные документы. Кто и в каком виде предоставит счета, акты и другие закрывающие документы, чтобы бухгалтерия приняла расходы по командировке?
- Связь. Как связаться с авиакомпанией, отелем и другими поставщиками услуг, если проблема возникнет ночью или за границей?
По словам представителей турагентства «Вокруг света», при самостоятельном планировании поездок у вас есть свобода выбора, при этом нужно быть крайне внимательными к деталям при организации таких поездок. Тщательная проверка билетов, стыковок и документов до оплаты – это ваш главный способ избежать стресса и лишних трат в личной поездке.
– Если речь заходит о масштабных бизнес-мероприятиях на тысячу человек, организовать все своими силами становится практически невозможно. Управление такой сложной логистикой, бронирование огромных чартеров и координацию сотен номеров безопаснее и надежнее доверить агентству. Это сбережет ваши ресурсы, застрахует от критических ошибок и гарантирует, что мероприятие пройдет на высоком уровне, – подытожили в агентстве.