Есть старый юмористический монолог: «Вчера видел раков – большие, но по пять рублей. А сегодня раки по три рубля, но маленькие». Так вот, менеджеры по закупкам над этим монологом не смеются, ведь сравнивать несравнимое – это их рабочие будни.
Когда перед менеджером по закупкам лежат предложения на поставку транспорта, техники, оборудования разных производителей или креативных услуг, сравнение может превратиться в настоящую головоломку. Разные бренды, несопоставимые технические характеристики, отличающиеся условия поставки – как принять оптимальное решение? Выход: определиться с потребностью и стандартизировать выбор.
Три уровня сложности в закупочной практике
В мире закупок все товары и услуги условно можно разделить на три категории, каждая из которых требует своего подхода к сравнению.
1. Стандартные товары (commodities).
Для стандартных товаров (так называемых commodities) – сырья, металлов, строительных материалов, удобрений – процесс максимально упрощен. Здесь работают четкие стандарты качества, прозрачные рыночные цены, а сравнение занимает минимум времени. Но таких «простых» закупок в общей практике не так много.
Оборудование, IT-решения, где каждый поставщик предлагает уникальный набор характеристик. Здесь уже не обойтись без:
- детального технического анализа;
- понимания реальных потребностей производства;
- расчетов полной стоимости владения.
Самая сложная категория, где к стандартным критериям добавляются:
- квалификация подрядчика;
- сроки выполнения;
- репутационные риски;
- дополнительные условия.
Именно в этих случаях чаще всего возникают ситуации, когда кажется, что сравнивать просто нечего. Но это не так!
Практическая система сравнения: пошаговый подход
Основная проблема многих закупочных отделов заключается в отсутствии четкой системы сравнения. Вместо последовательного анализа специалисты часто действуют интуитивно, что неизбежно приводит к ошибкам. Давайте разберем практическую методику, которая позволяет структурировать этот процесс.
Шаг 1. Четкое техническое задание.
Используем правило «5 пальцев». В предыдущей статье писали о нем подробнее, но кратко напомним:
- Что – точные характеристики закупаемого товара/услуги.
- Сколько – объем.
- Когда – сроки.
- Где – место поставки.
- Зачем – цель использования.
Пример ошибки: Заказчик попросил купить микроавтобус 7-8 мест для ежедневной перевозки рабочих.
Отдел закупок нашел 7 поставщиков (Mercedes, Volkswagen, «ГАЗель», МАЗ и др.). Получили 6 КП (один не ответил), а после технической оценки осталось 4 варианта:
- Volkswagen 8+1 мест – 33 700 $ (премиум-аудиосистема, экран);
- Mercedes 7 мест – 37 000 $ (премиум-аудиосистема, экран);
- МАЗ 8 мест – 32 000 $ (базовая комплектация);
- «ГАЗель» 9 мест – 31 200 $ (минимальный экран).
Что выбрали?
- Заказчик: «Volkswagen – он же круче!».
- Закупщик: «"ГАЗель" – дешевле на 2 500 €».
Правильное решение: «ГАЗель».
- Почему? В ТЗ не было требований к «премиум-аудиосистеме».
- Экономия 2 500 € = зарплата сотрудника на 2 месяца.
Шаг 2. «Слепой» анализ предложений.
Это одна из методик, хорошо работающих на практике:
- Убираем названия брендов из КП.
- Присваиваем коды (Поставщик А, Б, В).
- Технические специалисты оценивают только по ТЗ.
Результат: На одном из предприятий такой подход позволил сэкономить 240 000 € на партии трансформаторов, когда техники выбрали российский аналог вместо раскрученного европейского бренда.
Ключевые параметры для пересчета (зависят от рынка, категории, финансовой политики):
| Фактор | Как учитываем | Пример расчета |
| Отсрочка | 1 % за 30 дней | 30 дней = +1 % |
| Гарантия | 0,5 % за год | 4 года = +2 % |
| Логистика | Фактические затраты | Доставка: +1 200 € |
Шаг 4. Матрица принятия решений (один из многочисленных способов).
| Критерий | Вес | Поставщик A | Поставщик B |
| Цена | 5 | 80 | 90 |
| Сроки | 4 | 70 | 85 |
| Репутация | 3 | 90 | 75 |
| Итого | 79 | 83 |
Как избежать типичных ошибок
- Не смешивать этапы. Технический отбор → Финансовый анализ. Сначала определяем соответствие ТЗ, потом считаем деньги.
- Фиксировать дату запроса КП, чтобы исключить манипуляции с ценами в период рассмотрения.
- Ограничивать число поставщиков. Оптимально 5-7 предложений.
- Считать TCO (полная стоимость владения). Пример для оборудования:
TCO = цена + монтаж + обслуживание – ликвидационная стоимость.
Немецкий станок (300 000 € + 15 000 €/год) vs китайский (190 000 € + 28 000 €/год). Через 5 лет «дешевый» вариант дороже на 25 000 €.
Инструменты для профессиональной работы
Для того чтобы современному менеджеру по закупкам качественно выполнять свои обязанности и при этом не погрязнуть в рутине и сравнениях поставщиков, необходимы:
- единая база данных по поставщикам:
- история сотрудничества;
- история несоответствий поставок;
- динамика цен;
- система «красных флагов» с автоматической проверкой:
- судебных исков;
- изменений в отчетности;
- отзывов других клиентов;
- цифровая платформа, которая помогает:
- автоматизировать сбор КП;
- сравнивать сложные условия;
- готовить отчетность и др.
Платформа автоматизации закупок Bidmart SRM может все это и не только! Реальный кейс клиента: на белорусской птицефабрике автоматизация сократила время закупок с 14 до 3 дней, обеспечив среднюю экономию 22 %.
Заключение
Профессиональные закупки – это баланс между экономической целесообразностью, техническим анализом и конкурентностью. И важно помнить, что нет несравнимого – есть размытая потребность и недостаточно продуманные критерии.
Хотите оптимизировать свои закупочные процессы? Закажите бесплатный аудит – наши специалисты проанализируют вашу практику и дадут конкретные рекомендации по улучшениям.
