Вы когда-нибудь чувствовали, как на вас давит груз незавершенных дел? Возможно, вы не могли уснуть, потому что не сделали важный звонок. А может, сложно было сосредоточиться на задаче, так как не согласовали документ?
Незавершенные дела – это настоящая ловушка для психики. Делимся практическими советами по управлению незавершенными задачами и рассказываем, как «Битрикс24» помогает вернуть контроль над своим временем и энергией.
Психология незавершенного: почему это так раздражает
Замечали, как легко наш мозг забывает о сделанном, а незаконченные задачи надолго застревают в памяти? Незавершенность мешает сконцентрироваться на текущих делах и вызывает внутреннее напряжение. Чем больше таких «хвостов», тем сильнее фоновая тревога. Это так называемый эффект Зейгарник. Наш разум фиксирует незавершенные циклы и постоянно напоминает о них, пока мы не доведем дело до конца. Именно поэтому неотправленное письмо или отложенный звонок так раздражают и могут вымотать сильнее, чем реально сложная задача.
Распутываем клубок: 3 правила работы с незавершенными задачами
Незавершенные задачи растут как снежный ком, и вы не знаете, с какой стороны к ним подступиться? Вот три простых правила, которые снизят градус стресса:
- Разбивайте крупные задачи на мелкие подэтапы – замечали, как долго откладываете работу над объемным заданием? Мелкие задачи кажутся легче. Попробуйте начать с простого действия, не требующего много времени.
- Проводите ежедневный/еженедельный анализ «хвостов» – не держите все в голове. Составьте список задач и каждый день/неделю анализируйте, что сделано, куда нужно направить свое внимание. Определите, какие задачи можно делегировать или закрыть.
- Расставляйте приоритеты – когда вы делаете два дела одновременно, фокус внимания теряется. Расставляйте приоритеты: что нужно сделать прямо сейчас, а что может подождать.
Как «Битрикс24» помогает держать задачи под контролем
Внедрять новые привычки проще, когда их поддерживают цифровые продукты, с которыми вы работаете. Внутри платформы «Битрикс24» есть сразу несколько инструментов для контроля незавершенных дел:
- Визуализация статуса задач – все задачи находятся в одном рабочем пространстве. Ориентироваться в них можно с помощью фильтров. На каждой карточке указаны дедлайны и статус задачи.
- Чек-листы – позволяют раздробить большую задачу на блоки. Чек-листы можно создавать прямо в карточке задачи «Битрикс24».
- Возможность делегировать – вы можете назначить исполнителя либо делегировать текущую задачу другому сотруднику. Делегатор при этом сохраняет возможность контролировать процесс выполнения.
- Умные напоминания – после создания задачи «Битрикс24» сразу уведомит об этом ответственного сотрудника, напомнит ему о сроках выполнения и приближении дедлайна.
Резюме
Незавершенные задачи вызывают стресс и снижают продуктивность. Разделение задач на этапы, регулярный анализ и приоритизация – вот три способа управления незавершенными делами. Внутри платформы «Битрикс24» есть инструменты для упрощения этого процесса. С ними вы сможете держать все под контролем и сосредоточиться на выполнении важных задач.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385