Во время запуска нового сервиса кажется, главное – зарегистрироваться, а дальше как-нибудь разберемся. Но, чтобы работать эффективно, нужно мыслить стратегически и продумывать несколько шагов вперед. Вот четыре совета, которые помогут вам сделать это до старта работы в онлайн-сервисе «Битрикс24».
Совет 1. Заранее определите владельца портала
Владелец портала «Битрикс24» – это пользователь с максимальными правами, который контролирует все настройки и доступы к данным. Перед регистрацией важно заранее определить, кто будет выполнять эту роль, так как сменить владельца можно только один раз. Часто пользователи совершают такие ошибки:
- Регистрируют сервис на общий почтовый ящик – обычно доступ к такому e-mail есть у многих сотрудников компании: от руководства до рядовых менеджеров. Любой человек с доступом к почте может изменить пароль владельца портала и войти в этой роли в «Битрикс24». Представьте, если в систему попадет недобросовестный работник. Он может скопировать контакты клиентов и использовать их в своих целях, удалить клиентскую базу или даже весь портал.
- Регистрируются на личную почту сотрудника – даже если это e-mail наемного директора или владельца компании, со временем могут возникнуть трудности. Наемный сотрудник решит уволиться, а владелец захочет продать бизнес. Вряд ли кто-то из них согласится оставить личную почту компании. Бывают и не очень приятные ситуации. Например, внезапная смерть владельца бизнеса. В таких случаях доступ к порталу безвозвратно теряется.
Совет 2. Реально оцените свои ресурсы
Первый шаг к созданию цифрового рабочего пространства – нажать кнопку «Зарегистрироваться». Многие компании успешно устанавливают и настраивают «Битрикс24» самостоятельно. Встроенный помощник Марта AI всегда готов ответить на вопросы пользователей о продукте, а также пришлет релевантные статьи из техподдержки. Если вы совмещаете настройку системы с решением рабочих задач или бизнесу нужно выстроить сложные процессы, рекомендуем делегировать настройку платформы «Битрикс24» интегратору.
Совет 3. Настройте права доступа
В бесплатной версии «Битрикс24» нет ограничений прав доступа. Сотрудники могут работать со всеми данными так, как посчитают нужным. Этим могут воспользоваться недобросовестные пользователи. Представьте: менеджер, который провалил план продаж, просто удаляет данные о неудачных сделках и получает «красивый» отчет о своей работе.
При переходе на платные тарифы у владельца портала появляется возможность настроить права доступа для своей команды. Первые шаги, которые стоит сделать:
- Запретите удаление сделок. Все сделки должны оставаться в системе – даже если они не завершились продажей. Благодаря этому руководитель сможет проанализировать причины отказа: не было товара на складе, менеджер допустил ошибку в разговоре, или клиент просто передумал. Если позволить удалять сделки, важные данные о слабых местах воронки будут потеряны.
- Ограничьте экспорт информации. Случается, что сотрудники копируют клиентскую базу, увольняются и начинают конкурирующий бизнес. Запрет экспорта данных не позволит скачать базу в один клик. Конечно, переписать контакты вручную можно, но это требует куда больше времени и усилий.
- Закройте доступ к общей клиентской базе. Настройте систему так, чтобы менеджеры видели только «своих» клиентов. Тогда при попытке забрать базу целиком у сотрудника окажется лишь ограниченный список контактов, а не весь массив информации.
Совет 4. Оптимизируйте воронку продаж
Иногда компании создают слишком длинную воронку продаж – например, с 20 и более этапами. Работать с такими воронками неудобно. Менеджеры не понимают, какой шаг от них требуется, а руководству сложно анализировать общую картину. Оптимально, когда воронка состоит из 5-7 этапов, – этого хватает для большинства бизнесов. Вот несколько советов, как ее построить:
- На одном этапе воронки может быть несколько действий – например, этап «Согласование коммерческого предложения» может включать несколько звонков и писем, но суть одна – идет переговорный процесс. А следующий этап «Заключение договора» начнется, когда стороны подпишут документы о сотрудничестве.
- Разбейте процесс на несколько отдельных воронок – предположим, у вас сложная ниша с тендерами. Первая воронка – это этап подготовки и участия в тендере, а вторая – работа с выигранным тендером, продажа и получение оплаты. Или если вы занимаетесь монтажом окон, одна воронка создается для менеджера, который договаривается и назначает замер. Вторая – для замерщика, который после всех измерений пытается продать услугу монтажа. Каждый отвечает за свой участок работы с отдельными KPI.
Представьте: вы продали клиенту оборудование. После этого запускается отдельная сделка на его монтаж. По истечении определенного времени автоматически запускаются следующие сделки – на гарантийный ремонт, техническое обслуживание и продажу запчастей. Если этот процесс не контролировать, качественное оборудование выйдет из строя, а компания получит претензии от покупателя. Хотя причина поломки может быть в том, что сотрудник на стороне покупателя просто не знал, когда нужно провести техобслуживание и где взять расходники.
Резюме
Чтобы «Битрикс24» действительно помогал бизнесу, еще до регистрации важно подумать, кто будет главным в системе и как настроить права доступа. Построить работу в сервисе реально самостоятельно – для этого есть встроенные помощники и обучающие материалы. Но если одновременно с «переездом» на платформу нужно выполнять основные обязанности или требуются сложные настройки, лучше обратиться к специалистам.
Еще один секрет успешного взаимодействия с сервисом – короткая воронка продаж. Чем проще этапы, тем легче менеджерам работать, а руководителю – контролировать процесс и находить узкие места.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385