Каждое лето одна и та же история: авралы, перегруженные сотрудники, сорванные сроки. Знакомо? Пережить отсутствие части команды будет проще, если построить сильные бизнес-процессы. Как это взаимосвязано и что поможет усилить эти самые процессы? Ищем ответы в новом релизе Битрикс24 «Невесомость».
Почему сотрудники перегружены в сезон отпусков?
Как минимум потому, что задачи уходящих в отпуск коллег распределяются между оставшимися работниками. При этом не всегда учитывается их текущая нагрузка и компетенция. Уже этого достаточно, чтобы повысить уровень стресса в команде и снизить ее продуктивность. Но есть еще один подводный камень сезона отпусков.
Лето — это настоящий краш-тест для бизнес-процессов компании. Узкие места в организации работы могут быть незаметными, пока все сотрудники на рабочих местах. Однако стоит части команды уйти в отпуск — и недочеты всплывают наружу. В результате сотрудники не могут сконцентрироваться на своих прямых обязанностях и используют рабочее время непродуктивно. Например, ищут документы, обучают временных работников или разбираются в новых зонах ответственности.
Напряженные ситуации могут возникать по следующим причинам:
- Ручное управление процессами — в таком случае руководитель не видит полной картины происходящего в команде. Если держать в голове все внутренние процессы, легко о чем-нибудь забыть или что-то перепутать.
- «Слепые зоны» при распределении задач — это прямое следствие из первого пункта. Без единой системы учета задач сложно понять, на каком этапе находятся текущие дела, кто за что отвечает, что в приоритете. В результате руководитель распределяет задачи «на глаз». Дополнительные задания, как правило, достаются более ответственным и опытным специалистам, так как они быстро закрывают текущие вопросы. Поэтому может показаться, что у подчиненных мало работы.
- Разрозненная коммуникация между отделами — отсутствие единого пространства для взаимодействия создает эффект «испорченного телефона». Это особенно критично, когда требуется слаженное взаимодействие между несколькими подразделениями. Например, разработчиками и поддержкой.
- Трудности с адаптацией замещающих сотрудников — когда часть команды уходит в отпуск, на их место могут приходить временные сотрудники или специалисты из других отделов. Онбординг обычно ложится на плечи и без того занятых коллег.
- Отсутствие единого хранилища данных — если данные хранятся разрознено (в личной переписке, в папке для бумаг и т. д.) есть вероятность, что поиск нужной информации затянется. Также при таком подходе к хранению часто случаются утечки.
Кажется, что ситуацию не исправить без полного пересмотра процессов. Но решить все перечисленные проблемы можно и без революций в компании.
Как не сойти с ума в «горячий» сезон и сохранить эффективность
Проблему летних авралов можно решить с помощью современных цифровых инструментов. Их проще внедрить и освоить, если они собраны на базе одного сервиса. Например, такого как Битрикс24.
В мае 2025 года онлайн-сервис «Битрикс24» анонсировала релиз «Невесомость». Некоторые «фичи» появились благодаря обратной связи от пользователей программы. Поэтому сервис адаптирован под реальные задачи бизнеса. Вот так обновленная платформа помогает пережить сезон отпусков:
- Автоматизация бизнес-процессов — упрощает постановку задач и контроль за их выполнением. В новой версии появились мини-карточки задач. В них указываются только ключевые детали: название, описание, исполнители и сроки. При необходимости можно добавить файлы, чек-листы и привязать задачу к проекту или потоку. В системе видно, чем занимается каждый сотрудник, укладывается ли он в дедлайны.
- Мессенджер 3.0 — общение в мессенджерах стало основным способом коммуникации команд. Ими пользуются все — от руководства до клининга. Поэтому этот инструмент стал центральным звеном сервиса. Знакомый интерфейс чата снижает градус стресса при адаптации. Из мессенджера Битрикс24 можно перейти в любой модуль системы и продолжить знакомство с программой. Главное, что на начальных этапах внедрения сервиса команда не прекращает коммуникацию и даже ускоряет ее. А значит, не будет «испорченного телефона».
- ИИ-помощник Марта AI — возьмет на себя онбординг новых пользователей. Новичкам больше не нужно отвлекать коллег. Они могут задать любой вопрос своему персональному ИИ-ассистенту в любое время. Уже осенью Марта AI будет внедрена во все инструменты Битрикс24.
- Централизованное хранение данных — информация хранится в одном месте и доступна пользователям в любой момент. Чтобы избежать утечек, для входа в веб- или десктоп-версию, необходимо подтвердить действие через приложение на смартфоне. В мобильное приложение можно войти по отпечатку пальца или с помощью распознавания лица. Если сотрудник уже авторизован в веб-версии, он может отсканировать специальный код с экрана и сразу получить доступ к своему аккаунту на смартфоне.
Все это упаковано в новый интерфейс «Зефир». Он объединяет разные рабочие инструменты в одном удобном пространстве с простой и бесшовной навигацией. Сотрудник видит только нужные для текущей задачи разделы. Такой подход уменьшает количество информационного шума.
Резюме
Сезон отпусков — это головная боль для рядовых сотрудников и руководства. Оставшиеся сотрудники вынуждены выполнять двойной объем работы. При этом именно в отсутствие части команды проявляются слабые места в бизнес-процессах, которые раньше оставались незаметными.
Онлайн-сервис Битрикс24 создает инструменты на основе реальных запросов пользователей. Поэтому внедрение платформы решает реальные проблемы компаний. Один сервис способен наладить командное взаимодействие и построить надежные бизнес-процессы, которые выдержат даже сезон отпусков.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385