Вы уверены?
Отключение аналитических cookie-файлы не позволит сделать сайт более комфортным для вас
Отключение рекламных cookie-файлы не позволит принимать меры по совершенствованию отображения рекламы
Согласен
Не согласен

Как Битрикс24 помогает вести документооборот

Как Битрикс24 помогает вести документооборот
Предоставлено партнёром материала
Предоставлено партнёром материала

Многие уже давно хотят отказаться от создания документов в Word, потому что эти бесконечные сохранения и пересылки очень утомляют. Одно дело, когда за день работаешь с десятью документами, а когда их пятьдесят или сто, то выполнение монотонных задач по сохранению и отправке отнимает много времени.

Чтобы убрать «пустые действия», используют онлайн-документы, в которых могут работать все, переходя по одной ссылке. Именно таким решением является онлайн-редактор Битрикс24 Документы, который интегрируется с одноименной CRM-системой.

Однако по поводу перехода на такой документооборот существует много страхов: боязнь, что потеряются данные, что такой документооборот может противоречить законодательству и мн. др.

В этой статье развеем страхи и кратко расскажем об онлайн-редакторе Документы Битрикс24.

Что предлагает Битрикс24 Документы?

В нем можно создавать, редактировать, передавать и хранить документацию, не задерживая движение и не складируя тонны бумаги.

Создание

С помощью встроенного онлайн-редактора Битрикс24 Документы возможно создать не только договоры и счета-фактуры, но оформление командировки и отпуска со всеми необходимыми для них счетами и актами, счетами на оплату товара/услуги и др. Перед тем как запустить новый договор в Битрикс24, можно выбрать шаблон или создать новый документ.

Все заинтересованные лица сразу же узнают о создании документа и получают к нему доступ (для просмотра и/или редактирования). Для этого папки нужно настроить самостоятельно. Руководитель может включить в цепочку доступа только нужных сотрудников, дать им права на редактирование или только на просмотр.

Также имеется удобная функция прикрепления документа к задаче или событию в календаре. Можно отправить в видеоконференцию или чат. Битрикс24 Документы предлагает типовые формы и шаблоны бизнес-процессов.

Контроль

Главное, что предлагает Битрикс24 Документы — это быстрое согласование договора, акта, счета на оплату. Достаточно отправить документ по цепочке, и следующее звено получит сообщение в десктопе и/или смартфоне. То есть, ответственное лицо, при отсутствии на рабочем месте, может мгновенно поставить аналог собственноручной подписи и не задерживать движение документа.

Для такого продвижения счетов и договоров в CRM-системе имеются сценарии с голосованием или утверждением по статусам.

Редактирование

В Битрикс24 редактирование документов осуществляется одновременно несколькими сотрудниками при условии, что у них есть доступ к нему. Все сотрудники, имеющие доступ к документу, могут одновременно находиться в нем и изменять каждый свою часть или наблюдать за изменениями, которые вносит другой сотрудник. Программа позволяет вернуться к предыдущим версиям документа, если что-то пошло не так.

Хранение

Компания может создать как общие папки для документов, так и для каждого отдела свои персональные. Далее руководители могут внутри самостоятельно регулировать права на создание папок и их редактирование. Дополнительное удобство заключается в том что можно давать доступ другим отделам и сотрудника, как к отдельным документам так и к целым папкам.
Файлы созданные в рамках сделок или компаний хранятся в CRM и больше не нужно искать договоры и акты по папкам.

Как это работает?

Для работы с онлайн-редактором нужно установить десктоп приложение Битрикс24 на компьютер или воспользоваться web-версией. Для начала можно попробовать бесплатную демо версию, чтобы понять, насколько комфортно в ней работать.

Отметим, что для подписания документов онлайн, вам не понадобится электронно-цифровая подпись, так как есть Битрикс24 Подпись.

Законодательство и онлайн-документы

По законодательству документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу.. Форма отношений с контрагентами путем передачи друг другу электронных документов регулируется Законом № 113-3 от 28.12.2009.

Вы можете выбрать один из вариантов: хранить документы на своём сервере или в защищенном облаке и синхронизируются с десктопным приложением. А подписать документ можно через инструмент Битрикс24 Подпись. Чтобы подписать документ, контрагенту не нужно регистрироваться в сервисе. Но перед этим нужно будет подписать соглашение о такой форме отношений.

Резюме

  1. Битрикс24 Документы позволяет автоматизировать процесс создания необходимых для компании документов.
  2. Интерфейс Битрикс24 Документы понятный и простой, как в самых популярных текстовых редакторах.
  3. Для подписания документа не нужно покупать ЭЦП, можно воспользоваться Битрикс24 Подпись.
Ведение документооборота в Битрикс24 значительно ускоряет и облегчает организацию работы предприятия.

*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
Оцените статью:
Оформление заявки
Оставьте заявку и получите:
Отправить заявку
Оставьте заявку и получите:
Отправить заявку
Оформление заявки
Оставьте заявку и получите:
Отправить заявку
Уведомления
Отметить все как прочитанные
Удалить все