Вы поручили сотрудникам подготовить отчет к концу недели, но в пятницу выясняется, что никто даже не начал. Один не понял задачу, другой думал, что это не его дело, а третий ждал уточнений. Итог — сорванные сроки и стресс. Такие ситуации происходят из-за отсутствия четких ожиданий и контроля. Как избежать беспорядка и наладить выполнение задач? Решением может стать внедрение онлайн-сервиса Битрикс24.
Совет 1. Формулируйте задачи четко
Если постановка задачи выглядит как запись «сделать что-то», скорее всего она останется невыполненной. Такой метод постановки заданий оставляет у команды много вопросов: с чего начать, как именно это сделать, какой дедлайн по задаче и какие документы могут понадобиться.
Нужно подготовить презентацию? Разбейте задачу на понятные шаги: собрать данные, оформить дизайн, согласовать с руководителем. Оформите последовательность действий в виде чек-листа здесь же, в карточке задачи. Благодаря такому подходу, сотрудники понимают, что именно от них требуется и какие шаги необходимо предпринять для успешного выполнения задачи.
Совет 2. Определяйте роли и зоны ответственности
Когда сотрудники не знают, кто за что отвечает, работа начинает буксовать. Бывало такое: несколько ответственных работников выполняют один и тот же этап одновременно, а кто-то выбирает и вовсе не вовлекаться в процесс? Управление задачами в Битрикс24 формирует у команды четкое понимание зон ответственности. Назначайте конкретного человека ответственным за задачу или этап проекта. Например, в рекламной кампании один сотрудник отвечает за создание баннера, другой — за настройку таргетинга. Все просто и прозрачно.
Благодаря такому подходу сотрудники точно знают, чего от них ожидают, и не тратят время на уточнения или дублирование работы. Это устраняет путаницу и помогает сосредоточиться на выполнении своих обязанностей. А вы всегда можете проверить, кто чем занят, и оперативно перераспределить нагрузку, если это необходимо.
Совет 3. Устанавливайте дедлайны и используйте напоминания
Сотрудники забыли про задачу? С Битрикс24 это невозможно! Выставляйте сроки выполнения, а система сама напомнит сотруднику о дедлайне. Это особенно полезно для больших проектов. В таких ситуациях сложно сфокусироваться сразу на нескольких процессах, но при этом важно контролировать каждый этап. Вы всегда видите, кто из команды отстает или уже завершил работу. Установленные дедлайны создают ощущение срочности и важности задач, держат команду в здоровом тонусе, что способствует своевременному выполнению заданий.
Совет 4. Мониторьте прогресс в реальном времени
Когда задачи в компании выполняются хаотично, руководителю сложно понять, где возникают проблемы и кто тормозит процесс. Пользователи Битрикс24 легко решают эту проблему с помощью инструментов мониторинга: панель задач и отчеты о задачах. Отслеживайте в реальном времени статус каждой задачи: «в работе», «на проверке» или «завершено». Так вы поймете, кто из сотрудников справляется, а кто нуждается в помощи. Когда сотрудники знают, что их работа видна и оценивается, это мотивирует их выполнять задачи качественно и закрывать их вовремя.
Совет 5. Отмечайте успехи сотрудников
Сотрудники любят, когда их успехи замечают. Оставляйте комментарии к выполненным работам сотрудникам в Битрикс24, благодарите коллег за достижения. Это мотивирует команду работать еще лучше. Признание успехов формирует позитивную атмосферу в коллективе и укрепляет уверенность сотрудников в своих силах, что также влияет на качество выполнения задач.
Почему это важно для вашего бизнеса?
В Битрикс24 собраны все необходимые инструменты для совместной работы. Платформа оптимизирует процессы, повышает эффективность команды и экономит ваши ресурсы. Если ваша компания из 10 сотрудников экономит хотя бы 1 час в день благодаря четкой постановке задач и автоматизации, это уже 220 часов в месяц, которые можно направить на развитие бизнеса.
Четкое распределение ролей и дедлайнов снижает вероятность ошибок и дублирования работы, что может повысить продуктивность на 15–20 %. Для бизнеса с годовой выручкой в 100 000 BYN это может означать до 15 000 BYN дополнительного дохода.
Внедрение Битрикс24 — это шаг к прозрачному управлению и росту вашей компании.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385