Многие малые и средние бизнесы до сих пор ведут продажи вручную в таблицах. Инструмент бесплатный, работает по умолчанию на любом устройстве, сотрудники с разным уровнем подготовки справятся с заполнением ячеек. В то же время таблицы создают несколько «слепых зон» для руководителя и дополнительно нагружают команду. Почему так происходит? Какие преимущества дает автоматизация? Как правильно настроить работу отдела продаж в Битрикс24, чтобы аналитика и отчеты работали без вашего участия? Сейчас во всем разберемся.
Топ-5 проблем, которые создают таблицы
Казалось бы, для работы с таблицами не нужно особых навыков. Получил заявку из телефонии, сайта или социальных сетей и вноси информацию в таблицу. Однако за этой простотой кроется сразу несколько проблем, как для менеджеров, так и для руководителей:
- Дополнительная нагрузка на команду — сотрудники вынуждены продавать и параллельно следить за актуальностью данных в базе. Ведь информация в ней быстро устаревает: один клиент отложил покупку, другой — изменил день доставки. А если сделка длится несколько месяцев, о ней вообще легко забыть. При этом заполнение строк и ячеек требует концентрации внимания. Отвлекся — перепутал строку, забыл о деталях, сделка сорвалась.
- Руководитель не может проанализировать данные в ретроспективе — таблицы показывают, что происходит в компании здесь и сейчас: куда звонят менеджеры, сколько сделок в работе, а сколько закрыто. Но для построения эффективной стратегии бизнесу нужно обернуться назад и проанализировать, какие шаги привели к успеху или провалу: сколько звонков сделал каждый менеджер, сколько писем пришлось написать, чтобы закрыть сделку, какая средняя продолжительность сделки.
- Невозможно оценить загрузку сотрудников — данные из таблиц не дают руководителю понимания, чем заняты сотрудники в течение дня. Например, все рабочее время менеджера уходит на выписку накладных или у него есть возможность сделать какое-то количество звонков новым клиентам, чтобы продать больше? Можно ли поручить менеджеру дополнительные задачи или стоит нанять еще одного специалиста, чтобы выйти на запланированные показатели?
- Нельзя сравнить специалистов между собой — один менеджер делает 20 звонков в день, и у него продажи на миллион, а второй делает 40 звонков в день, у него — 2 миллиона. Таблицы не дают представления, за счет чего выросла сумма продаж второго менеджера: возросло количество клиентов или увеличился средний чек для конкретного клиента
- Неудачные сделки попадают в «слепую зону» — бывает, клиент сравнил несколько ценовых предложений и выбрал где подешевле. Но иногда сделка срывается по вине сотрудников. Например, менеджер забыл вовремя перезвонить. Пока данные в таблице, компании никак не отслеживают и не анализируют эти «провалы»
Анализ информации из таблиц помогает увидеть лишь верхушку айсберга. Если руководитель готов погрузиться на глубину, пора переходить на аналитику в Битрикс24.
Сейчас — идеальный момент для перехода на новый уровень автоматизации. В Битрикс24 действует акция «В режиме выгоды»: скидки до 35% на Битрикс24 с 1 по 31 декабря. Подробности тут.
1 решение от Битрикс24 + важный нюанс
Инструменты аналитики уже встроены в Битрикс24. Программа автоматически собирает поступающие данные и создает на их основе разнообразные отчеты. Сотрудникам не нужно отвлекаться на ведение базы, а руководитель за пару кликов получает полную картину происходящего в компании: сколько сделок находится на каждом этапе воронки, насколько эффективно работает команда и т. д. Главное, настроить систему так, чтобы все сделки (из телефонии, сайта, писем и т. д.) создавались через CRM.
Если все же необходимо представить информацию из Битрикс24 в виде таблиц, администратор портала в любой момент может выгрузить интересующие данные в формате CSV (открывается в большинстве табличных редакторов). Например, так можно скачать клиентскую базу с разделением на компании или контакты, получить информацию о сделках за определенный период или по конкретному менеджеру. Также администратор может предоставить права на экспорт другим пользователям или ограничить их. Экспорт доступен начиная с тарифа «Базовый».
Что делать, если аналитики недостаточно?
Крупные компании с большим штатом менеджеров, как правило, используют сложные воронки продаж. В таких случаях стандартные отчеты не смогут отразить все бизнес-процессы, поэтому эффективнее будет использовать BI Конструктор Битрикс24. Это расширенный инструмент для построения отчетов, который доступен на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Он позволяет создавать сложные и детализированные отчеты, адаптированные к специфике крупного бизнеса и многоуровневым воронкам.
Резюме
Таблицы — привычный инструмент для многих бизнесов Беларуси. Однако его использование создает сразу несколько «слепых зон» при анализе данных. Основываясь на данных из таблиц, невозможно проанализировать работу в ретроспективе, оценить загрузку менеджеров или сравнить их эффективность.
Битрикс24 автоматически собирает всю информацию из сделок в CRM и формирует десятки разнообразных отчетов. При необходимости данные легко экспортируются в CSV. Для более глубокой и детализированной аналитики в онлайн-сервисе есть BI-аналитика. Такой подход позволяет бизнесу принимать взвешенные решения и эффективно управлять продажами.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385