Руководители отмечают, что значительная часть времени уходит на микроменеджмент, а не на управленческие задачи. Давайте посмотрим, как Битрикс24 помогает сберечь ценный управленческий ресурс. Однако сначала определим, что именно крадет ваше время.
5 главных пожирателей времени руководителя
Руководители далеко не всегда понимают, куда именно утекает их ресурс. Но одно замечают точно: на свою прямую обязанность — развитие бизнеса — не хватает ни времени, ни сил. Психологи говорят, чтобы начать работать с проблемой, нужно ее назвать. Давайте сделаем это. Вот пять главных временных ловушек, которые крадут ресурсы управленца:
- Отсутствие четких приоритетов — так бывает, когда важные метрики разбросаны по таблицам и чатам. Руководитель не видит общей ситуации в компании. Чтобы сложить все пазлы в единый отчет, приходится ставить на паузу текущие дела. Не всегда для этого есть возможность, и стратегические решения принимаются «на глаз».
- Ручной контроль задач — вместо управления командой руководитель превращается в «узкое горлышко» всех процессов, так как вынужден распределять задачи и контролировать их выполнение.
- Неумение делегировать — в то же время доверить выполнение задачи другому значит, потерять контроль над ситуацией. Найдет ли сотрудник необходимые документы, не пропустит ли важный этап в сделке? Чтобы избежать тревоги и сомнений, проще сделать самому.
- Непродуктивные совещания — встречи без повестки и тайминга часто затягиваются, так как превращаются в обсуждение всего подряд. А без резюме сотрудники не понимают, что от них требуется и бездействуют.
- Информационный шум — звонки, оповещения из десятков чатов отвлекают и мешают сконцентрироваться на текущих задачах. Постоянное переключение внимания утомляет.
На первый взгляд эти временные ловушки кажутся мелочью. Но давайте посчитаем: полтора часа на непродуктивный созвон, полчаса на напоминания о задачах, час на поиски информации в рабочих чатах — и вот уже существенная часть рабочего дня ушла впустую. Нерациональное использование рабочего времени приводит к его хронической нехватке, переработкам и выгоранию. Чтобы вырваться из этого круга, важно не только признать проблему, но и выстроить систему, которая поможет расходовать свои ресурсы осознанно.
Как Битрикс24 помогает экономить ресурсы
Волшебной таблеткой от перманентного цейтнота может стать система, которая возьмет на себя рутинные операции, проконтролирует работу команды и улучшит ее. Вот пять инструментов Битрикс24, которые помогут достичь этих целей:
- Аналитика и отчеты — позволяют быстро оценить ситуацию в компании по ключевым показателям, скорректировать стратегию и выбрать приоритетные направления для работы. В любой момент руководитель может проанализировать, кто из сотрудников перегружен, какие сделки буксуют, а где компания теряет деньги. Для подготовки отчетов не нужно собирать данные вручную. Система делает это автоматически на основе информации из CRM, пока руководитель занимается другими задачами.
- Автоматизация процессов — онлайн-сервис Битрикс24 «умеет» самостоятельно совершать повторяющиеся рутинные операции. Например, назначать задачи определенным сотрудникам, заполнять поля в карточке сделки, генерировать счета и договоры, закрывать сделку после оплаты. Таким образом платформа освобождает время и ресурсы для принятия важных управленческих решений.
- Прозрачная постановка задач — при создании задачи в Битрикс24 руководитель сразу назначает исполнителей и наблюдателей, устанавливает дедлайн. Также в карточку можно добавить чек-лист, чтобы разбить объемный проект на мелкие этапы. Есть возможность прикрепить ссылки на полезные документы. Система демонстрирует статус задачи в реальном времени и оповестит всех задействованных сотрудников о приближении дедлайна. Таким образом руководитель делегирует работу команде, но при этом не теряет контроль над выполнением поручений.
- CoPilot Follow up — AI-помощник анализирует видеовстречу и фиксирует все договоренности в текстовом резюме. Например, кто и какие задачи должен выполнить, в какие сроки. Кроме того, ИИ оценит навыки коммуникации участников и даст рекомендации для повышения продуктивности командных обсуждений. Так каждая последующая встреча будет становиться все более продуктивной.
- Обновленный интерфейс — программа не перегружает пользователя информацией. На экране появляются только пространства, в которых ведется работа в данный момент. Счетчики реакций акцентируют внимание на том, где необходимо внимание руководителя прямо сейчас. Такой интерфейс снижает ментальную нагрузку и помогает сосредоточиться на важных задачах.
Так платформа Битрикс24 превращает хаотичный рабочий день в управляемую систему, где каждый процесс прозрачен. Время, сэкономленное на рутине, можно потратить на развитие бизнеса.
Резюме
Главный ресурс руководителя — время. Обычно его катастрофически не хватает из-за мелочей: непродуктивных совещаний, ручного контроля, неумения делегировать и даже из-за информационного шума. Битрикс24 помогает устранить эти «невидимые утечки». Программа автоматизирует бизнес-процессы и делает их прозрачными, показывает реальную картину происходящего в компании и снижает нагрузку на управленца. В результате руководитель освобождает больше ресурсов для поиска путей развития бизнеса.
*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385