Расходный кассовый ордер

Коллаж: Myfin.by

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ сопровождающий выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия. Такой ордер с одной стороны, разрешает операцию по выдаче денег, с другой – служит основанием для учета выданных средств. РКО выполняется на бланке установленного образца, имеет индивидуальный порядковый номер и регистрируется согласно правилам учета.

Для людей далеких от ведения бухгалтерии нужно сразу пояснить, что касса предприятия это не помещение, где хранят и выдают деньги (такого места может и не быть). Кассой предприятия называют совокупность бухгалтерских операций по учету наличных денежных средств. Получение денег из этой кассы всегда сопровождается оформлением расчетного кассового ордера. Тут важно заметить, что роспись в ордере о получении денег ставит лицо, их получающее непосредственно из кассы. Например: работники предприятия расписываются в ведомости о получении зарплаты, а в РКО ставит подпись только лицо ответственное за выдачу этой зарплаты и ведение ведомости. Таким же образом выдаются наличные деньги для зачисления на расчетный счет в банке, на хозяйственные нужды и во всех иных случаях.

Более подробно в содержании расходных кассовых ордеров следует разбираться главным бухгалтерам и их подчиненным, непосредственно ведущим учет денежной наличности. Также иметь об этом представление стоит руководителям и всем кто ставит в РКО свою подпись о получении.

Скачать: Бланк расходно-кассовый ордер

Кроме разрешения на выдачу денег, РКО имеет значение для внутреннего учета. Например, проверить состояние наличности в кассе можно прибавив разность приходных кассовых ордеров и расходных к сумме остатка средств на начало периода. Но нужнее всего правильно оформленные РКО оказываются при внешних проверках предприятия. Именно с этих ордеров начинается анализ правильности обращения с наличностью.

Рассмотрим структуру и установленный порядок оформления расходных кассовых ордеров:

• В первой строке бланка записывается полное название организации. Если речь идет об обособленном структурном подразделении - это также указывается.
• Затем идет раздел: «Корреспондирующий счет, субсчет». В этой графе отмечается номер счета соответствующий статье расхода в системе бухучета. В этой же строке цифрами указывается сумма денежных средств к выдаче.
• В следующей строке полностью прописывается фамилия, имя и отчество лица получающего денежные средства.
• Ниже указывается основание для получения средств, т.е. направление использования, статья расхода.
• В следующей строке сумма средств к получению записывается прописью. Это обычная мера предосторожности от ошибок и злоупотреблений.
• Затем, в строке: «Приложение» приводятся дополнительные документы с указанием на выдачу средств, если таковые имеются.
• Ниже располагаются подписи, инициалы и фамилии руководителя организации и главного бухгалтера. Важно знать, что эти подписи нельзя считать подтверждением правильности проведения расходной операции. Это только разрешение на такую операцию.
• Ответственность за использование средств несет непосредственно получатель, подпись которого находится ниже.
• Под этой подписью полагается вписывать данные документа подтверждающего личность получателя.
• В конце Ордера ставится роспись кассира, его инициалы и фамилия. Он отвечает за правильность выдачи средств и оформления РКО. Кроме того, в его обязанность входит проверка всех подписей, документов разрешающих выдачу денег, а также удостоверение личности получателя.

Такой порядок в отношении расходных кассовых ордеров установлен в Постановлении Минфина РБ №38 от 29 марта 2010 года. Там же содержится краткая инструкция по их заполнению.